В процессе работы с 1С:Документооборот 2.1 часто возникают ситуации, когда ответственный за документ или процесс уходит в отпуск, а его задачи остаются «висеть» в системе. Особенно критично это становится на этапе обработки результатов согласования, когда документ уже прошел круг правок и требует финальных действий. Рассмотрим подробно, какими инструментами обладает программа для решения этой задачи, и разберем по шагам наиболее эффективные методики.
Это наиболее правильный и системный способ передачи дел на период временного отсутствия. Делегирование позволяет другому сотруднику (заместителю) видеть задачи отсутствующего и выполнять их от его имени. Проанализируем, как это настроить:
Работа с бизнес-процессами и задачами.При использовании этого метода заместитель увидит задачи в своем списке. В протоколе выполнения будет зафиксировано, что действие совершил Петров (за Иванова), что крайне важно для последующего аудита и контроля исполнительской дисциплины.
Если задача уже сформирована и висит на конкретном пользователе, а настроить общее делегирование по каким-то причинам нельзя, мы можем воспользоваться механизмом перенаправления. Разберем этот процесс:
Рассмотрим ситуацию с правами: для выполнения этого действия пользователь должен обладать правами Администратор или входить в роль Контроль задач и бизнес-процессов. После перенаправления задача исчезнет из списка у отпускника и появится в списке «Задачи мне» у нового ответственного.
В версии 1С:Документооборот ПРОФ предусмотрен удобный механизм автоматизации через личный кабинет. Выясним, как упростить процесс:
В меню Личное — Отсутствия сотрудник может сам зафиксировать свой уход в отпуск. При создании записи об отсутствии система сама предложит назначить заместителя и настроить делегирование прав. Если это сделать заранее, то все новые задачи, поступающие в период отпуска, будут автоматически отображаться в списке задач заместителя. Это избавляет администратора от необходимости ручного вмешательства в каждую отдельную задачу.
Проанализируем архитектурный подход к решению проблемы. Опытные методологи рекомендуют направлять задачи не на конкретные ФИО, а на Роли (например, «Бухгалтер по первичке», «Юрист по договорам аренды»).
Преимущества ролевой модели:
Однако помните: в версии ПРОФ, если задача уже была направлена персонально на Иванова, простое добавление Петрова в его роль не поможет — старую задачу придется перенаправлять вручную или через делегирование.
В исходной ситуации задача стояла именно в обработке замечаний. В 1С:Документооборот задача Ознакомиться с результатом согласования по умолчанию привязывается к автору процесса. Рассмотрим важный технический момент: если автор процесса ушел в отпуск, его заместитель сможет нажать кнопки Завершить или Отправить на повторное согласование только при наличии полных прав на работу с бизнес-процессами данного вида. Если прав недостаточно, заместитель сможет только просматривать документы, но не управлять ходом процесса.
Важно различать исполнителя текущей задачи и поле Ответственный в самой карточке документа. Даже если задачу за отпускника выполнит заместитель, в поле «Ответственный» в карточке останется прежний сотрудник. Чтобы отчеты (например, по исполнению документов) показывали актуальные данные, необходимо:
Ответственный.Если документов много, администратор может воспользоваться встроенной обработкой Групповое изменение реквизитов, чтобы массово сменить ответственного в выбранных объектах.
В программе также существует механизм Эскалации задач. Мы можем настроить правила, согласно которым при наступлении даты отпуска сотрудника или при невыполнении задачи в срок более 2-х дней, она будет автоматически перенаправляться руководителю или заранее определенному дублеру. Это позволяет избежать простоев в бизнес-процессах без ручного участия администратора системы.