В современных условиях ведения бизнеса автоматизация рутинных операций становится не просто удобством, а необходимостью. Особенно остро этот вопрос встает перед пользователями 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) 3.0 в связи с изменениями в законодательстве 2025 года, когда многие плательщики на упрощенной системе налогообложения (УСН) становятся плательщиками НДС — для правильного перехода пригодится корректировка учета НДС при переходе с УСН для 1С:УНФ. Одной из таких задач является автоматическое формирование исходящих счетов-фактур. Рассмотрим подробно, как реализовать эту возможность штатными средствами программы, разберем нюансы нумерации и автоматизацию работы с авансами.
Начнем с самого главного: возможности системы по автоматизации создания документов. В последних версиях 1С:УНФ 3.0 (начиная с версии 3.0.7 и выше) разработчики добавили функционал, который позволяет минимизировать ручной ввод. Разберем по шагам, где находится заветная «галочка».
Проанализируем структуру справочника Договоры. Настройка автоматизации привязана именно к условиям работы с конкретным контрагентом, так как по разным договорам могут быть разные условия налогообложения. Чтобы включить автоматическое создание, выполним следующие действия:
Как это работает на практике? Когда мы проводим документ реализации, например, Расходная накладная, Акт выполненных работ или Заказ-наряд, система в фоновом режиме самостоятельно генерирует документ Счет-фактура (выданный). Это избавляет пользователя от необходимости каждый раз нажимать кнопку «Выписать счет-фактуру» в нижней части документа или вводить его на основании.
Выясним причину, почему автоматизация только отгрузочных документов бывает недостаточной. В бизнесе, где преобладает предоплата (а по статистике обсуждений это до 90% сделок), критически важно своевременно выписывать счета-фактуры на аванс. Важно понимать, что настройка в договоре, которую мы рассмотрели выше, в первую очередь отвечает за документы реализации.
Для работы с авансами в 1С:УНФ предусмотрено специализированное рабочее место. Рассмотрим его подробнее:
Зайдем в раздел Налоги (или Продажи) и выберем пункт Регистрация счетов-фактур на аванс. Этот инструмент позволяет проанализировать все поступившие платежи, под которые еще не была произведена отгрузка, и массово создать необходимые документы. Мы можем выбрать период, за который необходимо сформировать СФ, и программа автоматически заполнит список всеми обнаруженными авансами.
Это гораздо эффективнее, чем пытаться автоматизировать создание СФ в момент проведения платежного поручения, так как позволяет избежать ошибок при зачете авансов внутри дня. Если же в базе накопились старые «висяки», мешающие корректному учету, рекомендуем использовать автоматический зачет авансов покупателя или поставщика за выбранный период — для этого подойдёт обработка автоматического зачета авансов в 1С:УНФ по ФИФО.
Часто от бухгалтеров поступает запрос: «Мы хотим, чтобы номер счета-фактуры полностью совпадал с номером расходной накладной». Разберем ситуацию и поймем, почему в 1С:УНФ это сложно реализуемая и зачастую вредная задача.
Во-первых, проанализируем типы оснований. В УНФ документ Счет-фактура может быть выписан на основании совершенно разных объектов:
Расходная накладнаяАкт выполненных работЗаказ-нарядОтчет комиссионераУ каждого из этих типов документов своя независимая нумерация. Если у вас есть Расходная накладная №1 и Акт №1, система физически не сможет создать два разных счета-фактуры с номером 1 без нарушения логики уникальности. В таких случаях часто помогает специальное исправление ошибки «Значение поля Номер не уникально», которое синхронизирует кэш нумератора.
Во-вторых, счета-фактуры на аванс. Они не имеют «парного» отгрузочного документа в момент создания. Традиционно для таких документов используется префикс «А-». Если мы будем пытаться навязывать СФ номер накладной, то в книге продаж возникнут разрывы в нумерации. Если вы все же решили навести порядок в префиксах и номерах прошлых периодов, вам пригодится универсальный перенумератор документов с учетом префикса — для этой задачи есть универсальный перенумератор документов для 1С.
Стоит отметить, что подобные задачи по кастомизации номеров часто встречаются и в смежных документах — например, существует доработанная нумерация счетов для УНФ, позволяющая выводить произвольные префиксы на печать. Однако для самих счетов-фактур мы рекомендуем придерживаться стандартной сквозной нумерации, так как это соответствует методологии бухгалтерского учета.
С 1 января 2025 года правила игры для «упрощенцев» меняются. Если доход превышает 60 млн рублей, возникает обязанность исчислять и уплачивать НДС. В 1С:УНФ уже реализована поддержка этих изменений. Проанализируем, что нужно настроить уже сейчас:
Ставки НДС присутствуют новые значения. Для авансов это будут расчетные ставки 5/105 или 7/107.Если в базе уже накоплено большое количество документов реализации без счетов-фактур, не обязательно заходить в каждый договор. Мы можем использовать обработку Групповое изменение реквизитов, чтобы массово проставить признак автоформирования СФ в договорах.
Также рассмотрим совместную работу автоформирования и 1С-ЭДО. Это высший уровень автоматизации:
Счет-фактуру.При использовании электронного документооборота важно учитывать требования форматов. Например, при работе с маркетплейсами может потребоваться специальная подготовка данных, такая как OZON УПД для ЭДО формата 970 версии 5.03 — для автоматизации этой задачи есть обработка формирования XML-файлов УПД и счетов-фактур для ЭДО. Для более гибкой настройки передачи данных в электронном виде часто применяется изменение «Основания передачи» в УПД при отправке по ЭДО, что особенно актуально для нетиповых сценариев работы.
Для тех, кто хочет убедиться, что все счета-фактуры созданы корректно, рекомендуем использовать отчет «Наличие счетов-фактур». Он наглядно покажет все документы-основания, у которых отсутствует привязанный СФ. Это отличный инструмент для самопроверки перед закрытием периода.
Подводя итог, можно сказать, что в 1С:УНФ 3.0 функционал автоматического формирования счетов-фактур полностью реализован и готов к работе, в том числе в условиях налоговой реформы 2025 года. Главное — правильно настроить параметры в договорах и использовать специализированные рабочие места для регистрации авансов.