В процессе ежедневной работы с документами в 1С:Управление торговлей (редакция 11.5) бухгалтеры и менеджеры часто сталкиваются с необходимостью постоянно менять подписанта в Универсальном передаточном документе (УПД) актуального формата. По умолчанию система может подставлять руководителя организации, в то время как отгрузку осуществляет конкретный менеджер на основании доверенности. Постоянный ручной выбор в окне «Реквизиты печати» отнимает время и провоцирует ошибки.
В этой статье мы подробно разберем, как автоматизировать этот процесс, проанализируем штатные механизмы платформы 1С по запоминанию настроек и выясним, как быстро настроить рабочие места для большого количества сотрудников.
Рассмотрим основной способ, который заложен в логику современных конфигураций на базе 1С:ERP и УТ 11. Программа обладает встроенным механизмом сохранения параметров печати — также поможет автоматическая подстановка печатей и подписей в УПД без изменения конфигурации. Выясним, как это работает на практике.
Когда пользователь открывает документ (например, «Реализация товаров и услуг»), нажимает на кнопку «Печать» и выбирает УПД, перед ним открывается форма предварительного просмотра или сразу печатная форма. Чтобы изменить подписанта, пользователь переходит в гиперссылку «Реквизиты печати» (обычно находится в нижней или верхней части формы печати).
Разберем алгоритм действий:
УПД.Проанализируем ситуацию: в этот момент 1С записывает данный выбор в специальное ХранилищеНастроек. При следующем формировании УПД этим же пользователем по этой же организации система автоматически обратится к хранилищу и подставит зафиксированное лицо. Это самый простой способ, не требующий вмешательства программиста.
Важный нюанс: эти настройки привязываются к паре «Пользователь + Организация». Если менеджер начнет выписывать документы от другого юридического лица, процедуру выбора подписанта придется повторить один раз для новой организации.
Ситуация усложняется, когда в базе работают десятки или сотни сотрудников (например, 300 человек, как упоминалось в обсуждении). Просить каждого зайти и вручную выбрать подписанта — задача трудозатратная. Рассмотрим, как системный администратор или ответственный пользователь может решить эту задачу централизованно.
Для этого в 1С предусмотрен инструмент «Копирование настроек пользователей». Выполним следующие шаги:
УПД, как описано выше.Таким образом, мы транслируем настройки одного человека на всю компанию, избавляя сотрудников от рутины. Если же требуется более тонкая настройка прав, чтобы запретить сотрудникам менять определенные поля, можно настроить доступ и видимость реквизитов документов по пользователям универсально.
Чтобы в УПД корректно отображался не только сам подписант, но и основание его полномочий (номер и дата доверенности), необходимо правильно заполнить соответствующий справочник. Если просто выбрать физическое лицо, поля «Основание полномочий» в строках 10 и 13 могут остаться пустыми.
Рассмотрим подробнее настройку справочника:
УПД.Посмотрим на пример: если менеджер Иванов работает по доверенности, мы создаем запись в этом справочнике, указываем доверенность, и при выборе Иванова в реквизитах печати 1С сама заполнит нужные строки документа.
Если штатные методы «запоминания» не подходят (например, подписант должен меняться динамически в зависимости от склада или группы товаров), можно прибегнуть к программной доработке. Разберем, как это реализовать с помощью механизма расширений, чтобы не снимать конфигурацию с поддержки. В качестве основы для доработки удобно использовать универсальные шаблоны внешних печатных форм — для этого подойдёт комплект внешних печатных форм для 1С:УТ 11.5.
Программист может перехватить процедуру формирования данных для печати. Посмотрим на концептуальный пример кода, который можно разместить в модуле расширения:
&ВОбходе
Процедура ПриПечатиУПД(ДанныеПечати, ОбъектыПечати)
Для Каждого СтрокаДанных Из ДанныеПечати Цикл
// Проверяем текущего пользователя
Если ИмяПользователя() = "МенеджерПродаж1" Тогда
// Устанавливаем подписанта принудительно
СтрокаДанных.ОтветственныйЗаОформление = ПоискНужногоЛицаПоСправочнику("Иванов И.И.");
СтрокаДанных.ОснованиеПодписи = "Доверенность №45";
КонецЕсли;
КонецЦикла;
КонецПроцедуры
Проанализируем ситуацию с точки зрения архитектуры: такой подход позволяет жестко закрепить логику, но он менее гибок, чем стандартные настройки. Использовать его рекомендуется только в исключительных случаях, когда бизнес-процесс требует сложной логики определения ответственного.
Выясним важный момент: настройки для печатной (бумажной) формы УПД и настройки для электронного документа в сервисе 1С-ЭДО — это разные сущности. Если ваша организация отправляет УПД через ЭДО, то подписант там определяется сертификатом электронной подписи (КЭП). Чтобы зафиксировать подписанта в ЭДО, необходимо в настройках учетной записи ЭДО сопоставить конкретного пользователя с его сертификатом. Настройки «Реквизитов печати» на процесс формирования
Подведем итоги нашего анализа. Чтобы зафиксировать подписанта в УПД для пользователя в 1С:УТ 11.5, лучше всего придерживаться следующей последовательности:
Такой системный подход позволит минимизировать ошибки при оформлении документов и значительно ускорить работу отдела продаж или бухгалтерии.