При работе с валютными расчетами или договорами в условных единицах (у.е.) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда простая математическая проверка сальдо в акте сверки не дает ожидаемого результата. Казалось бы, достаточно взять конечное сальдо в валюте, умножить его на официальный курс ЦБ РФ на дату окончания периода, и мы должны получить итоговую сумму в рублях. Однако в 1С:Бухгалтерия 8 (особенно в редакции КОРП) эти цифры часто расходятся. Разберем подробно, почему так происходит, и как найти причину расхождения в вашей базе.
Первая и самая главная причина, которую мы должны рассмотреть, — это требования законодательства по бухгалтерскому учету. Согласно ПБУ 3/2006, активы и обязательства, стоимость которых выражена в иностранной валюте, подлежат переоценке. Однако из этого правила есть критически важное исключение: полученные и выданные авансы (предоплаты) не переоцениваются.
Рассмотрим ситуацию на примере. Если мы заплатили поставщику аванс в размере 1000 евро по курсу 100 руб. за евро, в учете зафиксируется сумма 100 000 рублей. Если к концу месяца курс вырос до 105 руб., валютная сумма на счете 60.22 (или 60.32) по-прежнему будет составлять 1000 евро, а рублевая — те же 100 000 рублей. Программа не будет доначислять курсовую разницу на эту сумму. Таким образом, если ваше конечное сальдо полностью или частично состоит из авансов, формула Валюта * Курс на дату работать не будет. Это не ошибка программы, а прямое следование нормам закона.
Проанализируем ситуацию, когда расхождение вызвано ошибками в ведении учета. Часто бывает так, что по одному и тому же контрагенту и договору одновременно висят остатки на разных счетах, например, задолженность на 60.31 (расчеты в у.е.) и аванс на 60.32 (авансы в у.е.). Чтобы оперативно выявить такие ситуации, рекомендуется использовать специальный отчет для поиска ошибок в учете по регистру бухгалтерского учета, который подсветит наличие некорректного развернутого сальдо.
Выясним причину такого поведения системы. В 1С:Бухгалтерия акт сверки собирает данные по регистрам бухгалтерии, суммируя остатки. Но регламентная операция "Переоценка валютных средств" работает с каждым счетом и каждым документом расчетов (если ведется пореквизитный учет) отдельно. Посмотрим, к чему это приводит:
60.31 переоценивается по текущему курсу ЦБ.60.32 остается по историческому курсу (курсу на дату оплаты).Такая ситуация часто возникает из-за нарушения последовательности проведения документов или неверного указания аналитики в платежных поручениях и документах поступления. Если оплата прошла по одному договору (или документу расчетов), а поступление товаров — по другому, автоматический зачет аванса не произойдет.
Разберем техническую настройку, которая может влиять на расчеты. В программе существует регистр "Счета с особым порядком переоценки". Перейдем в меню "Главное" — "План счетов" — кнопка "Еще" — "Счета с особым порядком переоценки".
Если какой-то из ваших счетов расчетов (например, 60.21 или 62.21) добавлен в этот список и для него установлен способ "Не переоценивать", то программа будет игнорировать изменение курса для всех остатков по этому счету. Убедитесь, что этот список пуст или содержит только те счета, которые действительно требуют специфического подхода в соответствии с вашей учетной политикой.
Для того чтобы понять, где именно "поплыл" курс, выполним следующие действия:
Шаг 1. Формирование отчета "Анализ субконто"
Проанализируем расчеты в разрезе Контрагента и Договора. В настройках отчета (раздел "Отчеты" — "Анализ субконто") выберите виды субконто "Контрагенты" и "Договоры". В настройках на вкладке "Показатели" обязательно включите флажки БУ (данные бухгалтерского учета) и Валютная сумма. Этот отчет наглядно покажет, нет ли у вас развернутого сальдо (одновременного наличия дебетового и кредитового остатка по разным счетам или договорам), которое "ломает" итоговую математику. Если проблема обнаружена, эффективным решением станет исправление развернутых взаиморасчетов с помощью точечного перепроведения документов.
Шаг 2. Использование ОСВ по счету
Сформируйте Оборотно-сальдовую ведомость по счету 60 (или 62) с детализацией по субсчетам. Если вы видите суммы на субсчетах учета авансов, значит, расхождение рублевого эквивалента и валюты — это нормальное явление. Попробуйте вручную пересчитать ту часть задолженности, которая не является авансом. Если после исключения авансов сумма сходится — учет ведется верно.
Шаг 3. Проверка Справки-расчета переоценки
Рассмотрим самый детальный инструмент — справку-расчет "Переоценка валютных средств". Она формируется при закрытии месяца. Если стандартных средств недостаточно, можно использовать внешнюю расшифровку переоценки валютных средств, которая позволяет детально проверить математику переоценки по каждой проводке. В ней видно:
Если в этом отчете отсутствуют данные по вашему контрагенту, значит, программа считает остаток по нему не подлежащим переоценке (авансом). Для более глубокого понимания причин отсутствия переоценки также полезна визуализация регистра отложенных курсовых разниц, объясняющая логику системы в сложных случаях.
Посмотрим на специфику работы со счетами 60.31 и 60.32. Эти счета предназначены для договоров, цена в которых указана в валюте, а оплата производится в рублях. Бухгалтеры иногда ошибочно выбирают эти счета для прямых валютных расчетов или, наоборот, используют обычные валютные счета (например, 60.21) для договоров в у.е. Это приводит к некорректной работе механизма переоценки и, как следствие, к неверному сальдо в акте сверки.
Также проанализируем ситуацию с ручными корректировками. Если в системе использовался документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет) для корректировки долга, и бухгалтер заполнил только рублевую сумму, забыв про поле Валютная сумма (или указал неверную валюту), то в акте сверки возникнет вечный "перекос". Если же авансы и задолженность просто не закрылись друг на друга, поможет групповое создание корректировок долга, которое автоматизирует взаимозачет и устраняет причину расхождения сальдо.
Подведем итоги нашего исследования. Если сальдо в акте сверки не сходится:
60.02, 60.32, 62.02, 62.32). Помните: авансы не переоцениваются!Для исправления ситуации, если она вызвана ошибками прошлых периодов, мы рекомендуем использовать документ Корректировка долга или Операция.