← На главную

Часто в работе производственных и торговых компаний возникает ситуация: клиент обращается с запросом, в котором описывает свои потребности, требования к будущему товару и желаемый график поставок. Это еще не полноценный заказ, а скорее заявка на проработку. На этом этапе необходимо оценить возможность производства, рассчитать предварительную стоимость, проверить обеспеченность сырьем и подобрать номенклатуру. Возникает закономерный вопрос: где в 1С: ERP хранить всю эту первичную информацию до момента, когда будет оформлен официальный Документ.ЗаказКлиента?

Проанализируем несколько подходов, которые помогут систематизировать эту работу, от использования стандартных механизмов до создания собственных решений.

Решение 1: Использование документа "Заказ клиента" со специальными статусами

Самый очевидный и быстрый способ — использовать для фиксации заявки сам документ Заказ клиента, но с особыми статусами. Этот подход предполагает, что вы создаете заказ сразу после получения запроса, но присваиваете ему статус, который не запускает дальнейшие процессы планирования, резервирования и производства.

Как это работает на практике:

1. В настройках системы создаются дополнительные статусы для заказов клиентов, например: "Заявка", "На согласовании", "Предварительный расчет", "Ожидание ТЗ".
2. В правилах и настройках системы указывается, что заказы с этими статусами не должны попадать в планы производства, не должны резервировать товар на складе и не должны быть доступны для отгрузки.
3. Менеджер создает документ Заказ клиента, заполняет его всей известной информацией и устанавливает соответствующий начальный статус.
4. По мере проработки заявки статус меняется, отражая текущий этап. Когда все согласовано и принято решение о выполнении, менеджер устанавливает рабочий статус (например, "К выполнению"), и заказ включается во все стандартные механизмы системы.

Преимущества:

• Простота. Не требуется доработка конфигурации, все делается стандартными средствами.
• Бесшовный переход. Заявка легко превращается в полноценный заказ простым изменением статуса, не нужно переносить данные между разными документами.

Недостатки:

• Методологическая неточность. Документ "Заказ клиента" по своей сути отражает уже принятое обязательство. Использование его для фиксации предварительных заявок может "засорять" списки реальных заказов и вносить путаницу.
• Риск ошибок. Если настройки выполнены некорректно, "заявка" может случайно попасть в план производства или зарезервировать ресурсы.

Решение 2: Использование подсистемы CRM и документа "Сделка с клиентом"

Более правильный с точки зрения методологии управления продажами подход — использовать функционал CRM, встроенный в 1С: ERP. Центральным объектом здесь выступает Сделка с клиентом. Этот инструмент как раз и предназначен для ведения всей предпродажной работы, от первого контакта до заключения договора и оформления заказа.

Разберем по шагам, как организовать работу:

1. На каждый входящий запрос от клиента создается новый документ Сделка с клиентом. В сделке описывается суть запроса, фиксируется потенциальная сумма, назначается ответственный менеджер.
2. Для отслеживания этапов работы настраивается "воронка продаж" (этапы сделки): например, "Первичный контакт", "Сбор требований", "Подготовка КП", "Согласование", "Успешно", "Проиграно".
3. Все документы, связанные с проработкой заявки, привязываются к сделке:
   • Технические задания, чертежи, опросные листы от клиента прикрепляются как присоединенные файлы.
   • Формализованные предложения оформляются через документ Коммерческое предложение клиенту, который также создается на основании сделки.
   • Вся переписка и история взаимодействий фиксируется в сделке.
4. Когда сделка доходит до финального этапа и клиент подтверждает готовность к заказу, на основании сделки (или коммерческого предложения в ее рамках) создается Документ.ЗаказКлиента.

Преимущества:

• Корректный бизнес-процесс. Сделка — идеальный инструмент для управления длительными и многоэтапными предпродажными процессами.
• Аналитика. Система позволяет строить воронку продаж, анализировать причины отказов, оценивать эффективность работы менеджеров.
• Обособление. Как было отмечено в обсуждении, сделка является важной аналитикой для обособления потребностей. Это позволяет запускать предварительные внутренние заказы на производство полуфабрикатов под конкретную потенциальную потребность еще до оформления основного заказа клиента.

Недостатки:

• Может показаться более сложным для пользователей, привыкших работать только с заказами.
• Стандартный функционал сделки может потребовать небольшой адаптации для хранения специфических структурированных требований к товару (например, через дополнительные реквизиты).

Решение 3: Разработка собственного документа "Заявка клиента"

Для компаний с уникальными и сложными бизнес-процессами, особенно в проектном или позаказном производстве, стандартного функционала может быть недостаточно. В этом случае оправданным решением является создание собственного объекта в конфигурации — например, документа "Заявка клиента".

Что дает такой подход:

• Максимальная гибкость. Вы можете спроектировать документ с любой структурой, которая полностью соответствует вашим потребностям. Например, добавить табличные части для подробного описания требований к каждой позиции, поля для результатов предварительных расчетов, вкладки для согласования с разными службами (конструкторы, технологи, плановый отдел).
• Автоматизация сложных процессов. На базе своего документа можно построить сложные маршруты согласования с помощью механизма Бизнес-процессы и задачи.
• Четкое разделение. В системе появляется отдельная сущность, которая не смешивается ни с заказами, ни со сделками.

Ключевой момент при разработке: необходимо предусмотреть механизм ввода на основании. После утверждения "Заявки клиента" должна быть возможность автоматически создать Документ.ЗаказКлиента с переносом всей необходимой информации, чтобы избежать двойного ввода данных.

Преимущества:

• Идеальное соответствие бизнес-процессу. Решение будет на 100% заточено под нужды компании.

Недостатки:

• Затраты на разработку. Требуется привлечение квалифицированного программиста 1С.
• Сложность поддержки. При обновлении типовой конфигурации 1С: ERP потребуется адаптация и вашего доработанного функционала.

Выводы и рекомендации

Выбор способа хранения предварительных заявок в 1С: ERP зависит от сложности ваших бизнес-процессов.

1. Для компаний с относительно простыми и быстрыми продажами может быть достаточно варианта с документом "Заказ клиента" и статусами. Это быстро и не требует вложений.
2. Для большинства компаний, особенно тех, где процесс продажи включает несколько этапов согласования и подготовки, наилучшим стандартным решением будет использование документа "Сделка с клиентом". Это методологически верный подход, который предоставляет мощные инструменты для управления продажами и анализа.
3. Если ваша деятельность связана со сложным проектным или позаказным производством, где каждая заявка требует уникальной проработки множеством отделов, стоит рассмотреть разработку собственного документа "Заявка клиента". Это обеспечит максимальную гибкость, но потребует ресурсов на разработку и поддержку.

Рассмотрите каждый из этих вариантов в контексте задач вашего предприятия, чтобы выбрать наиболее эффективный и удобный инструмент для работы с клиентскими запросами.