Часто возникает ситуация: в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом настроена автоматическая рассылка уведомлений об окончании испытательного срока. Сотрудник свое письмо получает, а его непосредственный руководитель — нет. При этом все настройки, на первый взгляд, кажутся верными. Это распространенная проблема, и, как правило, ее корень кроется не в сложных технических сбоях, а в полноте и корректности внесенных кадровых данных.
Давайте вместе, шаг за шагом, проанализируем возможные причины и найдем решение. Мы разберем, как провести диагностику и что исправить, чтобы важные уведомления всегда доходили до руководителя вовремя.
В большинстве случаев проблема заключается в том, что программа 1С:ЗУП попросту не может определить, кто является руководителем для конкретного сотрудника. Система не найдет адресата, если эта информация не указана в кадровой структуре предприятия. Проанализируем, как это исправить.
Откроем справочник подразделений. Перейдем в раздел Настройка и выберем пункт Подразделения.
Найдем нужное подразделение. В списке найдем то подразделение, в котором числится сотрудник, по которому не уходит уведомление руководителю. Откроем его карточку.
Проверим поле «Руководитель». Это самое важное поле в нашем расследовании. Убедимся, что оно заполнено. Важный момент: здесь должна быть указана не просто фамилия, а именно штатная единица руководителя из штатного расписания. Если поле пустое, система не знает, кому отправлять письмо.
Проверим занятость штатной единицы. Убедимся, что на указанной штатной единице руководителя в данный момент оформлен сотрудник (с помощью документов Прием на работу или Кадровый перевод). Если должность вакантна, то и руководителя для системы нет.
Проверим контактные данные руководителя. Теперь откроем карточку сотрудника, который занимает должность руководителя (раздел Кадры -> Сотрудники). В его личных данных должна быть заполнена контактная информация, а именно — поле E-mail. Без корректного адреса электронной почты письмо, очевидно, не уйдет.
Именно эта проверка, как показывает практика, решает проблему в 90% случаев. Если система знает, кто руководитель, какая у него штатная позиция и какой e-mail, она сможет корректно сформировать и отправить уведомление.
Если с данными о руководителе все в порядке, но письма все равно не приходят, следующим шагом проверим настройки самого механизма уведомлений. Наиболее полный функционал представлен в версии 1С:ЗУП КОРП, поэтому рассмотрим настройки на ее примере.
Активация механизма. Перейдем в раздел Настройка -> Управление персоналом. Проверим, установлена ли галочка «Сотрудники получают SMS и Email о событиях в системе». Без нее механизм уведомлений будет неактивен.
Настройка шаблона уведомления. Откроем раздел Настройка -> Шаблоны уведомлений. В списке находим наш шаблон, который обычно называется «Окончание испытательного срока».
Проверка получателей. Внутри шаблона перейдем на вкладку «Получатели». Здесь должен быть список ролей, которым будет отправляться уведомление. Убедимся, что в этом списке присутствует роль «Руководитель сотрудника». Если ее нет, нужно ее добавить. Также здесь можно добавить и другие роли, например, специалиста по кадрам.
Настройка срока отправки. В этом же шаблоне можно гибко настроить, за сколько дней до события отправлять уведомление. На вкладке «Основное» есть поле «Когда уведомлять». Чтобы отправить письмо за 2 недели до окончания испытательного срока, можно указать значение «за 14 дней до события». Более того, можно создать отдельное уведомление специально для руководителя с этим сроком, скопировав существующий шаблон.
Предположим, и данные, и настройки шаблона верны. Теперь нужно убедиться, что технически программа способна отправлять письма и что их не блокирует почтовый сервер.
1. Диагностика системной учетной записи почты
Все письма из 1С отправляются через одну системную учетную запись. Проверим ее настройки. Для этого перейдем в Администрирование -> Органайзер -> Настройка системной учетной записи электронной почты. Здесь необходимо тщательно проверить все параметры: адрес сервера, порты, логин и пароль. Для уверенности нажмем кнопку «Проверить настройки». Система попытается отправить тестовое письмо и сообщит о результате.
2. Проверка статуса в регистре сведений
Чтобы понять, пыталась ли система вообще создать уведомление для руководителя, можно заглянуть в специальный регистр. Для этого воспользуемся функцией для технических специалистов.
3. Работа регламентных заданий
Уведомления отправляются не мгновенно, а по расписанию с помощью регламентных заданий. Перейдем в Администрирование -> Обслуживание -> Регламентные операции -> Регламентные и фоновые задания. Найдем в списке задание с названием типа Рассылка уведомлений и убедимся, что оно включено и выполняется без ошибок по расписанию.
4. Проверка папки «Спам»
Последний, но немаловажный шаг — попросить руководителя проверить папку «Спам» в его почтовом клиенте. Автоматические рассылки с корпоративных серверов часто ошибочно помечаются как спам.
Проблема, когда уведомления об окончании испытательного срока не доходят до руководителя, почти всегда решается системной проверкой по трем направлениям:
Начав с первого и самого вероятного пункта, вы с большой долей вероятности быстро найдете причину и наладите своевременное информирование руководителей о важных кадровых событиях. Для оперативного контроля дат также можно использовать отчет по испытательному сроку сотрудников.