В работе кадровика или бухгалтера нередко возникает ситуация: при вводе данных нового сотрудника в 1С:ЗУП адрес регистрации из паспорта не находится в адресном классификаторе. Программа подсвечивает его красным, ругается на некорректность и, что самое неприятное, не позволяет отправить сведения по больничному листу в Социальный фонд России (СФР). Давайте разберемся, почему так происходит и какие есть пути решения этой проблемы.
Первое, что нужно понять: программа 1С не придумывает адреса, она использует официальный государственный классификатор. Ранее это была ФИАС, сейчас — ГАР. Если адреса нет в этом реестре, 1С его «не знает», что мешает сформировать сведения о трудовой деятельности.
Почему же адрес, указанный в паспорте, может отсутствовать в ГАР?
Таким образом, мы сталкиваемся с расхождением между тремя источниками: официальным документом (паспорт), реальностью (дом физически существует, его можно найти на картах) и государственной базой данных (ГАР). Проблема не в 1С, а в полноте официального реестра.
Прежде чем предпринимать сложные действия, убедитесь, что в вашей программе загружена последняя версия адресного классификатора. Возможно, нужный адрес уже добавили в ГАР, а вы работаете с устаревшими данными.
Загрузка классификатора выполняется в разделе Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – Адресный классификатор.
Важный момент: убедитесь, что вы загружаете именно ГАР, а не устаревший ФИАС. На портале 1С:ИТС следует скачивать файлы именно для ГАР.
Если после обновления классификатора адрес все равно не находится, переходим к другим способам решения.
Пока идет разбирательство с официальным реестром, больничный отправлять нужно. Рассмотрим несколько обходных путей, от наиболее безопасного к рискованному. При возникновении ошибок прямой отправки отчетности в СФР может пригодиться обработка для выгрузки сведений о застрахованных лицах в файлы.
В большинстве случаев 1С позволяет отключить строгую проверку и ввести адрес текстом, как он указан в документе. Это лучший из временных вариантов, так как вы передаете в СФР те сведения, которые указаны в паспорте сотрудника.
Как это сделать:
Этот способ позволяет решить сиюминутную задачу по отправке отчета. Однако стоит помнить, что при таком вводе адрес не будет иметь уникального кода ГАР, что в редких случаях может вызвать вопросы у фонда.
На форумах часто советуют указать ближайший существующий в ГАР адрес — например, соседний номер дома на той же улице. Логика в том, что если пособие перечисляется на банковскую карту, то почтовый адрес не играет ключевой роли.
Но мы настоятельно не рекомендуем этот способ! Указание заведомо неверного адреса — это предоставление недостоверных сведений в государственный орган. Хотя система СФР, скорее всего, примет такой реестр, при проверке это может быть расценено как нарушение. Риск в том, что фонд может не принять к зачету расходы, произведенные на основании некорректно оформленных документов. Используйте этот метод только в самой безвыходной ситуации, полностью осознавая возможные последствия.
В некоторых документах, например, в реестре для отправки сведений о больничном, есть два поля для адреса: адрес регистрации и фактический адрес проживания. Формат проверки для них может быть разным.
Можно попробовать следующую схему:
Этот вариант чуть лучше предыдущего, так как вы все же передаете верный адрес хотя бы в одном из полей, но он также не является полностью корректным.
Все описанные выше методы — это временные «костыли». Единственный правильный и надежный способ решить проблему раз и навсегда — это добиться внесения отсутствующего адреса в Государственный адресный реестр.
Важно: инициировать эту процедуру должен собственник объекта недвижимости, то есть сам сотрудник (или его арендодатель).
Как это сделать сотруднику:
Срок рассмотрения заявления обычно составляет около 10 рабочих дней. После того как муниципалитет примет положительное решение, данные в течение нескольких дней появятся в ГАР. После этого вам останется лишь обновить адресный классификатор в 1С, и проблема будет полностью решена.