← На главную

Нередко возникает ситуация, когда в результате действий пользователей документ в системе 1С «теряется»: его не удается найти поиском, он изменил статус или был удален. Если из исходных данных известен только его номер, то отследить всю историю его изменений бывает непросто. Разберем по шагам, как, используя только номер, найти в Журнале регистрации (ЖР) полную информацию о том, что происходило с документом в конфигурации «1С:Управление торговлей 11».

Проблема часто заключается в том, что встроенные в конфигурацию формы Журнала регистрации могут быть урезанными и не предоставлять всех необходимых инструментов для анализа. Ключ к решению — использование стандартного, платформенного механизма.

Шаг 1: Открываем стандартный Журнал регистрации

Первое и самое важное, что нужно сделать, — это открыть полнофункциональный Журнал регистрации, который встроен в платформу «1С:Предприятие», а не тот, который может быть доступен из интерфейса конфигурации (например, в разделе «НСИ и администрирование»). Стандартный журнал обладает гораздо более гибкими настройками отборов.

1. Откройте главное меню программы (обычно кнопка в левом верхнем углу).
2. Выберите пункт «Все функции». Если этот пункт у вас отсутствует, попросите администратора системы включить его отображение в настройках пользователя.
3. В открывшемся окне найдите и раскройте ветку «Стандартные».
4. Выберите пункт «Журнал регистрации».

Вы увидите окно с полным списком событий в системе. Теперь наша задача — правильно настроить отбор, чтобы найти нужную информацию.

Способ 1: Поиск по ссылке на документ (поле «Данные»)

Этот метод является основным и наиболее надежным, если вы уверены, что документ не был удален окончательно, и его номер не менялся. Мы будем искать не по тексту номера, а по уникальной ссылке на сам объект в базе данных.

Разберем по шагам, как это сделать:

1. В окне Журнала регистрации нажмите кнопку «Установить отбор...» (или используйте сочетание клавиш Ctrl+F).
2. В открывшейся форме настройки отбора найдите поле Данные. Это поле хранит ссылку на конкретный объект системы (документ, справочник и т.д.), с которым было связано событие.
3. Нажмите на кнопку выбора (...) справа от поля Данные.
4. Система покажет окно «Выбор типа данных». Здесь необходимо указать, какой именно тип документа вы ищете. Например, если пропал заказ, выберите Документ.Заказ клиента, если реализация — Документ.Реализация товаров и услуг. Точный выбор типа значительно ускорит поиск.
5. После выбора типа откроется стандартная форма списка документов этого вида. Теперь используйте встроенный поиск по колонке «Номер», чтобы найти и выбрать ваш документ по известному номеру.
6. Нажмите «ОК» в форме отбора.

Результат: После применения фильтра в Журнале регистрации останутся только записи, непосредственно относящиеся к выбранному документу. Вы увидите, кто и когда создавал, изменял, проводил, отменял проведение и помечал на удаление этот документ. Это самый точный способ отследить историю существующего объекта.

Способ 2: Поиск по текстовому представлению (поле «Представление данных»)

А что делать, если поиск первым способом ничего не дал? Это может означать одно из трех:

• Номер документа был изменен.
• Документ был помечен на удаление (и, возможно, удален окончательно).
• События происходили за пределами установленного периода отбора.

В этих случаях на помощь приходит поиск по полю Представление данных. Это поле хранит текстовое описание объекта на момент записи события в журнал. Например, «Реализация товаров и услуг №УТ-000123 от 15.10.2023 12:00:00». Эта текстовая строка сохраняется в журнале навсегда, даже если сам документ позже был изменен или удален.

Это единственный способ отследить в ЖР факт смены номера документа.

Проанализируем порядок действий:

1. Откройте окно отбора в Журнале регистрации (Ctrl+F).
2. Найдите поле Представление данных. Это обычное текстовое поле.
3. Введите в это поле известный вам номер документа. Можно ввести его частично. Например, просто «УТ-000123».
4. Важно: Убедитесь, что установлен достаточно широкий временной интервал для поиска, чтобы не пропустить события.
5. Нажмите «ОК» для применения отбора.

Результат: В журнале отобразятся все события, в представлении которых фигурировал указанный номер. Если номер документа был изменен, вы найдете событие Изменение, в представлении которого будет старый номер. Так вы сможете выяснить, кто и когда это сделал, а также узнать новый номер документа, если он попал в комментарий к событию.

Шаг 3: Уточнение поиска с помощью фильтра по событиям

Чтобы не просматривать весь список изменений, можно сузить поиск, указав, какие именно события вас интересуют. В окне отбора Журнала регистрации есть поле Событие. Вы можете выбрать одно или несколько значений из списка. Для расследования «судьбы» документа наиболее важны следующие события:

• Добавление — создание нового документа.
• Изменение — любая модификация и сохранение.
• Проведение — фиксация документа в учете.
• Отмена проведения — сторнирование движений документа.
• Установка пометки удаления — фиксирует, кто и когда пометил документ на удаление.

Комбинируя отборы по данным, представлению и событиям, вы сможете с максимальной точностью восстановить всю хронологию действий с любым документом.

Альтернатива Журналу регистрации: Версионирование объектов

Помимо Журнала регистрации, в современных конфигурациях 1С, включая УТ 11, существует более мощный механизм контроля — версионирование объектов. Если эта функция включена для нужного вида документов, система будет автоматически сохранять копию (версию) документа при каждой его записи.

Это дает огромные преимущества:

• Можно увидеть не только, кто и когда менял документ, но и что именно было изменено.
• Можно сравнить две любые версии документа между собой и увидеть все различия.
• Можно вернуться к одной из предыдущих версий документа.

Включить версионирование в УТ 11 можно в разделе «НСИ и Администрирование» -> «Общие настройки» -> «История изменений». Этот инструмент не заменяет Журнал регистрации (который фиксирует абсолютно все события), а является отличным дополнением для детального аудита изменений важных данных.