Вопрос корректного закрытия года по оценочным обязательствам (резервам) отпусков часто вызывает жаркие споры между расчетчиками и бухгалтерами. Основная дилемма заключается в следующем: достаточно ли в декабре сформировать один документ Резервы по оплате труда с видом операции Инвентаризация, или же необходимо сначала создать документ с видом Начисление, а только потом проводить инвентаризацию? Чтобы предварительно оценить масштаб работы, бухгалтеру может пригодиться обобщенный отчет по отпускам сотрудников, который наглядно показывает текущую картину по подразделениям. Рассмотрим эту ситуацию подробно, проанализируем методологию программы 1С:ЗУП 3.1 и выясним, как избежать искажения финансового результата.
Проанализируем ситуацию с точки зрения методологии учета. Многие пользователи опасаются «раздутого» оборота по счету 91, если делать два документа. Однако, пропустив документ Начисление, мы рискуем допустить методологическую ошибку. Разберем по шагам, какую роль играет каждый документ:
20, 25, 26, 44) и кредиту счета 96. Если мы не сделаем этот документ, затраты декабря по обычным видам деятельности не будут сформированы в части резервов.96. Для верификации этих расчетов удобно использовать отчет, показывающий количество дней отпуска и средний заработок на дату формирования резерва. По результатам сравнения документ либо доначисляет резерв, либо списывает излишек на прочие доходы (счет 91.01).Если мы сразу создадим Инвентаризацию без предварительного Начисления, программа может отнести всю сумму корректировки на счет прочих доходов/расходов (91), минуя счета учета затрат на производство. В итоге себестоимость продукции за декабрь будет занижена, а прочие расходы/доходы — искажены.
Выясним, как настройки учетной политики влияют на наше решение. В 1С:ЗУП 3.1 существует два основных метода расчета резервов:
1. Метод МСФО (расчет по прямому методу)
При этом методе ежемесячно рассчитывается полная сумма обязательства. Фактически каждое ежемесячное Начисление работает как мини-инвентаризация. В этом случае документ Инвентаризация в декабре часто может быть нулевым или содержать незначительные корректировки. Тем не менее, для соблюдения регламента закрытия года эксперты рекомендуют создавать оба документа, предварительно выполнив расчет среднего заработка сотрудников и сумм ФОТ по остаткам отпусков.
2. Нормативный метод (процент от ФОТ)
Здесь ситуация критичнее. В течение года мы начисляем резерв как фиксированный процент от фонда оплаты труда. К концу года реальная сумма накопленных отпусков может значительно отличаться от того, что накопилось на 96 счете. В этом сценарии два документа обязательны:
Рассмотрим ситуацию со стороны налогового учета (НУ). Согласно требованиям НК РФ, налогоплательщик обязан провести инвентаризацию резерва на 31 декабря. Если по результатам инвентаризации сумма рассчитанного резерва превышает фактический остаток на счете 96, сумма превышения включается в расходы. Если же остаток резерва больше расчетной суммы, разница включается во внереализационные доходы (если не планируется перенос остатка на следующий год).
Именно в налоговом учете чаще всего возникает «раздутый» оборот. Но это не ошибка, а механизм подтверждения того, что все расходы года учтены правильно. Если мы не сделаем Начисление, мы рискуем тем, что налоговые органы посчитают резерв сформированным не в соответствии с учетной политикой (не за счет ежемесячных отчислений).
Часто при инвентаризации выясняется, что по уволенным сотрудникам на счете 96 числятся остатки. Если вы обнаружили зависшие суммы в регистре Оценочные обязательства, важно разобраться в причинах их возникновения. Если автоматическое заполнение документа Инвентаризация не подтягивает таких сотрудников, можно воспользоваться механизмом списания:
Резервы по оплате труда.Если же требуется массовая ручная корректировка остатков, эффективным решением станет загрузка из файла Excel остатков резервов по отпускам в документ с видом операции «Корректировка». В крайних случаях в бюджетных организациях используется документ Перенос данных по соответствующим регистрам (Расчеты по резервам отпусков и Оценочные обязательства).
Для того чтобы учет был прозрачным и не вызывал вопросов у аудиторов, разберем по шагам «золотой стандарт» закрытия года по резервам:
Начисление зарплаты и взносов за декабрь. На этом этапе полезно сформировать отчет по неиспользованным отпускам, чтобы сверить данные программы с реальным положением дел.Отражение зарплаты в бухучете. Это важно, так как резервы считаются на основании данных о среднем заработке и ФОТ, которые обновляются этими документами.Резервы по оплате труда выбираем вид Начисление. Проверяем, что суммы распределились по счетам затрат (20, 26, 44).Резервы по оплате труда, но уже с видом Инвентаризация. Именно этот документ закроет все «хвосты», спишет излишки на 91 счет и установит правильное конечное сальдо на 1 января следующего года.Важный момент: Если после проведения двух документов вы видите большие суммы на 91 счете — не пугайтесь. Это и есть результат уточнения ваших оценочных обязательств. Значит, в течение года вы либо начисляли слишком много (создали избыточный резерв), либо слишком мало (и теперь документ доначисляет недостающее).
Чтобы проверить, правильно ли программа видит остатки перед инвентаризацией, проанализируем данные регистра накопления ОценочныеОбязательства. Мы можем использовать стандартный отчет Остатки и обороты резервов отпусков. Если в колонке «Остаток на конец» по уволенному сотруднику видна сумма, это прямой сигнал к тому, что документ инвентаризации или списания должен это сальдо обнулить.
Таким образом, использование двух документов в декабре — это не прихоть методологов, а единственный способ корректно разделить текущие производственные расходы месяца и итоговую корректировку оценочного обязательства за год.