В практике работы с программой 1С:Бухгалтерия 3.0 ИТ-специалисты и бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, которая вызывает бурные споры. При анализе книги покупок и книги продаж обнаруживается, что в колонках «Продавец» и «Покупатель» по операциям зачета авансов фигурирует один и тот же контрагент либо вовсе реквизиты собственной организации. Бухгалтер может утверждать, что программа работает некорректно («косячит»), требуя ручного вмешательства и исправления данных.
В этой статье мы подробно разберем, почему такое поведение программы является абсолютно верным, как это регулируется законодательством Российской Федерации и к каким катастрофическим последствиям для налоговой отчетности могут привести ручные корректировки этих данных.
Для того чтобы разобраться в ситуации, обратимся к первоисточнику — Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Этот документ жестко регламентирует порядок заполнения каждой графы в книгах покупок и продаж.
Правила заполнения напрямую зависят от того, в какой роли выступает ваша организация в конкретной сделке — в роли продавца, получившего аванс, или в роли покупателя, перечислившего предоплату.
Рассмотрим по шагам, как происходит движение НДС и заполнение книг, когда покупатель перечисляет вам предоплату под будущую поставку товаров или услуг.
Когда на расчетный счет вашей организации поступает аванс, вы обязаны исчислить НДС. Для этого в программе 1С создается документ СчетФактураВыданный с видом «На аванс».
Этот счет-фактура регистрируется в Книге продаж с Кодом вида операции (КВО) 02.
В графе 7 «Наименование покупателя» Книги продаж указывается ваш контрагент (тот, кто прислал деньги).
После того как вы фактически отгрузили товар или оказали услугу, вы начисляете НДС с реализации (регистрируете отгрузочный счет-фактуру в Книге продаж).
Одновременно с этим вы получаете законное право принять к вычету НДС, который ранее был уплачен с аванса. Для этого авансовый счет-фактура регистрируется в Книге покупок с КВО 22.
Согласно подпункту «м» пункта 6 Правил ведения книги покупок (Постановление № 1137), при отражении продавцом вычета по НДС с полученных авансов в графе 9 «Наименование продавца» Книги покупок продавец указывает собственные реквизиты.
Выясним причину такого правила: счет-фактуру на аванс выписали вы сами (вы являетесь продавцом), и вычет заявляете по своему же документу. Поэтому в Книге покупок в графе «Продавец» должны стоять именно вы (ваша организация), а не ваш покупатель.
Резюме по Сценарию 1: В Книге продаж покупателем значится контрагент, а в Книге покупок продавцом значится ваша фирма. Они разные, и это единственно верный вариант с точки зрения закона!
Теперь проанализируем зеркальную ситуацию, когда ваше предприятие выступает покупателем и перечисляет предоплату поставщику.
Вы перечислили предоплату, получили от поставщика авансовый счет-фактуру и решили воспользоваться правом заявить НДС к вычету. Для этого документ регистрируется в Книге покупок с КВО 02.
В графе 9 «Наименование продавца» Книги покупок указывается ваш поставщик (контрагент).
Поставщик отгрузил вам товар. Вы принимаете к вычету НДС по отгрузочному счету-фактуре, но ранее принятый к вычету авансовый НДС вы теперь обязаны восстановить (вернуть в бюджет).
Для восстановления НДС авансовый счет-фактура регистрируется в Книге продаж с КВО 21.
Согласно пункту 7 Правил ведения книги продаж (Постановление № 1137), при восстановлении сумм налога покупателем в графе 7 «Наименование покупателя» Книги продаж покупатель указывает собственные реквизиты.
Рассмотрим подробнее: поскольку НДС восстанавливает покупатель по своей обязанности перед бюджетом, в книге продаж в роли покупателя выступает он сам. Поэтому программа 1С совершенно законно подставляет туда название вашей организации.
Резюме по Сценарию 2: В Книге покупок продавцом значится поставщик, а в Книге продаж покупателем — ваша организация. Они снова разные, и это правильно!
Чаще всего недовольство бухгалтеров вызвано стереотипным мышлением. На бытовом уровне кажется логичным правило: «В книге покупок в колонке продавец всегда должен быть кто-то чужой, а в книге продаж в колонке покупатель — тоже стороннее лицо».
Однако авансовый НДС — это специфический инструмент регулирования расчетов с бюджетом. При зачетах и восстановлениях авансов организация фактически взаимодействует сама со своими ранее начисленными/предъявленными суммами налогов. Законодатель в Постановлении № 1137 закрепил именно эту логику, чтобы налоговые органы могли автоматически сопоставлять встречные потоки документов.
Давайте разберем по шагам, какими механизмами в программе 1С:Бухгалтерия 3.0 формируются данные записи, чтобы убедиться, что программа работает штатно.
Для автоматического и корректного отражения НДС с авансов необходимо соблюдать правильную последовательность регламентных операций:
РегистрацияСчетовФактурНаАванс в конце отчетного периода. Программа анализирует остатки по счету 62.02 и автоматически создает необходимые документы.ФормированиеЗаписейКнигиПокупок по дебету счета 68.02 и кредиту 76.АВ в качестве аналитики будет указан авансовый счет-фактура, а в регистр «НДС Покупки» запишется ваша организация как продавец.ФормированиеЗаписейКнигиПродаж или автоматически делает записи при проведении документов поступления. В регистр «НДС Продажи» запишется ваша организация как покупатель.Если поддаться эмоциям коллеги по учету и попытаться вручную (через ручные операции или корректировку движений документов) заменить собственную организацию на контрагента, последствия будут крайне неприятными:
Проанализировав нормативную базу и логику работы учетной системы, мы пришли к однозначному выводу: конфигурация 1С:Бухгалтерия 3.0 абсолютно корректно и в строгом соответствии с законодательством РФ формирует книги покупок и продаж по авансовым операциям.
Если в Книге покупок при зачете аванса (КВО 22) в качестве продавца указана ваша собственная организация — это норма, требуемая Постановлением Правительства РФ № 1137. Вмешиваться в работу алгоритмов программы и изменять эти данные вручную категорически запрещено во избежание штрафных санкций и проверок со стороны налоговых органов.