Как настроить просмотр всех бизнес-процессов организации в 1С:Документооборот 2.1

В крупных компаниях, работающих в базе 1С:Документооборот с несколькими юридическими лицами, часто возникает задача: обеспечить сотрудникам одной организации доступ к просмотру всех бизнес-процессов этой организации. По умолчанию система ограничивает видимость процессов только их участниками, их руководителями и администраторами. Разберем подробно, как расширить эти права, используя стандартные механизмы программы.

Понимание механики прав доступа в 1С:Документооборот

Прежде чем переходить к настройкам, проанализируем, как система вычисляет права на бизнес-процессы. В отличие от простых справочников, права на процессы и задачи в версии 2.1 являются «производными». Это означает, что доступ к ним часто зависит от того, есть ли у пользователя права на «Предмет» этого процесса (например, на входящий или внутренний документ). Если пользователь видит документ, он, как правило, видит и связанные с ним процессы.

Однако, если процесс запущен без привязки к документу (беспредметный процесс), или если нам нужно дать доступ «авансом» ко всем процессам конкретного юрлица, обычных настроек документов может быть недостаточно. Рассмотрим пошагово способы решения этой задачи.

Способ 1. Настройка через Политики доступа

Политики доступа — это самый мощный инструмент для настройки прав «по горизонтали». Именно здесь мы можем указать, что определенная группа пользователей имеет право на чтение объектов в разрезе конкретной организации.

Выполним следующие действия:

1. Перейдем в раздел Настройка и администрирование — Политики доступа.
2. Выберем уровень доступа, который назначен сотрудникам (например, стандартный профиль Пользователи или специально созданная группа доступа).
3. В открывшейся форме перейдем на закладку, отвечающую за виды объектов. Нас интересуют Внутренние документы, Входящие документы и, самое главное, сами Бизнес-процессы (если они выведены в политиках как отдельный разрез).
4. В колонке Организации установим разрешение для нужной организации.

Важно помнить: если мы даем право на чтение документов организации через политики, система автоматически начнет предоставлять доступ к связанным процессам. Проанализируем это подробнее в следующем пункте.

Способ 2. Зависимость прав процесса от его предмета

Рассмотрим ситуацию: сотрудник не является участником процесса «Согласование», но ему нужно видеть ход этого согласования. В 1С:Документооборот 2.1 реализован механизм, при котором права на процесс «подтягиваются» из прав на основной предмет.

Выясним причину, почему это может не работать:

• Проверьте настройку Проверять права на предметы при доступе к бизнес-процессам. Если эта опция отключена, доступ будет только у участников. Для вашей задачи она должна быть включена.
• Убедитесь, что у пользователей есть право на чтение вида документа по данной организации. Это настраивается в тех же политиках доступа.

Когда пользователь открывает список «Все процессы» или карточку документа, система проверяет: «Имеет ли он доступ к предмету?». Если ответ положительный, процесс становится видимым. Это наиболее правильный путь, сохраняющий целостность системы безопасности.

Способ 3. Использование функциональных ролей и рабочих групп

Бывают случаи, когда процесс идет без предмета или по нему установлены жесткие ограничения в поле Рабочая группа. Если в карточке бизнес-процесса заполнена рабочая группа и установлена настройка ограничения прав, то даже административные политики могут игнорироваться системой.

Рассмотрим, как это обойти:

1. Проанализируем состав рабочей группы процесса. Чтобы все сотрудники организации видели процесс, можно добавить в рабочую группу не конкретных людей, а целое Подразделение из справочника Структура предприятия, которое соответствует этой организации.
2. Используйте Функциональные роли. Вы можете создать роль, например, «Наблюдатель организации А», и настроить автоматическое добавление этой роли в рабочие группы процессов.

Способ 4. Работа с иерархией руководителей

Не забываем про автоматическое делегирование прав. В 1С:ДО руководители видят все данные своих подчиненных. Если задача стоит так, чтобы именно руководство организации видело все процессы, достаточно правильно выстроить Структуру предприятия. Пользователь, назначенный руководителем самого верхнего узла организации, автоматически получит права на все процессы, где участниками являются сотрудники любых вложенных подразделений.

Техническая проверка: Регистр «Данные для расчета прав»

Если вы выполнили все настройки, но сотрудники все равно не видят процессы, нужно обратиться к «внутренностям» системы. В программе существует специальный механизм фонового расчета прав.

Разберем, как проверить корректность расчета:

1. Откройте карточку проблемного бизнес-процесса.
2. Перейдите в меню Еще — Права доступа.
3. В появившемся окне вы увидите список всех пользователей и групп, имеющих доступ, а также основание, по которому этот доступ предоставлен (Политика, Предмет, Участник и т.д.).

Если нужного пользователя там нет, проверим состояние регламентных заданий. Найдите в списке регламентных заданий следующие:

• Обновление прав доступа
• Оперативное обновление прав доступа

Если задания «висят» или завершаются с ошибкой, права не обновятся, и ваши настройки не вступят в силу. Посмотрите на состояние очереди обновления прав в разделе Настройка и администрирование — Управление правами доступа.

Практический пример настройки через профиль доступа

Предположим, нам нужно создать роль «Аудитор организации», который должен видеть всё. Посмотрим на алгоритм создания такого доступа:

// Пример логики, которую реализует система при проверке прав (упрощенно)
Если Пользователь.Организация = Объект.Организация Тогда
    Если ИмеетРоль("ЧтениеВсехПроцессовОрганизации") Тогда
        РазрешитьЧтение = Истина;
    КонецЕсли;
КонецЕсли;

Для реализации этого без программирования:

1. Создаем новый Профиль групп доступа.
2. Добавляем в него роль Чтение бизнес-процессов и задач.
3. Создаем Группу доступа на основании этого профиля.
4. В виде доступа выбираем Организации и указываем конкретное юрлицо.
5. Добавляем в группу нужных сотрудников.

Важный момент: если вы используете версию 2.1, всегда обращайте внимание на то, включен ли в настройках программы «Разрез доступа по организациям». Без этой глобальной галочки многие из вышеописанных механизмов работать не будут.

Таким образом, комбинируя политики доступа по организациям и обеспечивая корректное наследование прав от документов-предметов, мы создаем прозрачную среду для работы сотрудников в рамках их юридического лица, сохраняя при этом конфиденциальность данных других организаций в общей базе.