В любой компании, где работает несколько менеджеров по продажам, возникает стандартная и очень важная задача: разграничить доступ к данным. Каждый менеджер должен видеть и работать только со своими клиентами, заказами и продажами, не имея доступа к информации коллег. Это необходимо как для соблюдения коммерческой тайны, так и для удобства работы самих сотрудников. Рассмотрим подробно, как реализовать такую настройку в 1С: Управление торговлей, редакция 11, с помощью стандартного механизма ограничения прав доступа на уровне записей (RLS).
Часто при попытке настроить права интуитивно пытаются использовать ограничения по контрагентам. Например, создают профиль доступа, включают ограничение на уровне записей и для вида доступа Контрагенты устанавливают значение "только свои". Однако после таких настроек менеджер по-прежнему видит все документы в системе.
В чем причина? Механизм прав в УТ 11 устроен сложнее. Ключевым объектом, по которому выстраивается вся цепочка взаимосвязей (клиент, его заказы, реализации, отчеты), является справочник Партнеры. Именно для вида доступа Партнеры необходимо настраивать основные ограничения. Ограничение по Контрагентам носит вспомогательный характер и в данном сценарии не даст нужного эффекта.
Это самый простой, быстрый и правильный способ для решения нашей задачи. Он идеально подходит, если в документах (Заказ клиента, Реализация товаров и услуг и т.д.) и в карточке партнера корректно заполняется поле Ответственный.
Разберем настройку по шагам:
Профиль — это шаблон, который определяет, какие роли (возможности) и какие ограничения доступа будут у группы пользователей. Перейдем в раздел НСИ и Администрирование – Настройки пользователей и прав – Профили групп доступа. При аудите текущих настроек полезно использовать отчет для оценки групп доступа пользователей, их профилей и активных ролей.
Создадим новый профиль, например, "Менеджер по продажам (ограниченные права)". На вкладке "Разрешенные действия (роли)" выберем все роли, необходимые для работы менеджера. Это могут быть "Менеджер по продажам", "Использование обмена с контрагентами", "Выписка счетов на оплату" и другие по необходимости.
Это ключевой шаг. Перейдем на вкладку "Ограничения доступа". В списке "Виды доступа" найдем строку Партнеры. Нам нужно указать, как система будет определять "своих" и "чужих" партнеров.
В колонке "Значения доступа" для вида доступа Партнеры выберем из выпадающего списка вариант "Ответственный (пользователь)". Этот параметр напрямую указывает системе: "показывать пользователю только тех партнеров и связанные с ними документы, где этот пользователь указан в поле Ответственный". В некоторых случаях для решения этой задачи также применяют специальное ограничение просмотра документов продаж по менеджеру через дополнительные роли расширения.
Важно: убедитесь, что в качестве значения доступа вы выбрали именно "Ответственный (пользователь)", а не другие похожие варианты. После выбора этого значения система автоматически применит это правило ко всем связанным объектам: заказам, реализациям, отчетам по продажам и т.д.
Теперь на основе нашего "шаблона" (профиля) нужно создать рабочую группу. Перейдем в раздел НСИ и Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа.
Создадим новую группу, назовем ее, например, "Менеджеры отдела продаж". В поле Профиль выберем созданный нами на предыдущем шаге профиль "Менеджер по продажам (ограниченные права)".
На вкладке "Участники группы" добавим всех пользователей-менеджеров, для которых должны действовать эти ограничения.
После сохранения всех настроек необходимо зайти в программу под учетной записью одного из менеджеров. Откройте журналы документов "Заказы клиентов", "Реализации товаров и услуг". Теперь пользователь должен видеть только те документы, где он является ответственным. Можно также дополнительно установить ограничение доступа к заказам клиентов по менеджеру через расширение конфигурации.
Аналогично, отчеты (например, "Валовая прибыль по клиентам" или "Продажи") также будут автоматически отфильтрованы. Если вам необходимо, чтобы сотрудники не могли менять уже оформленные документы, используйте решение на только просмотр проведенных реализаций для менеджеров.
Этот метод более гибкий, но и более трудоемкий в поддержке. Он подходит для ситуаций, когда привязка "менеджер-клиент" не определяется строго полем Ответственный. Например, когда с одной группой клиентов работает целый отдел, или когда нужно дать временный доступ к клиентам другого менеджера.
Суть метода заключается в ручном создании списков партнеров и сопоставлении их с группами пользователей.
Сначала нужно создать сами списки клиентов. Перейдем в НСИ и Администрирование – Настройки пользователей и прав – Группы доступа партнеров. Создадим новую группу, например, "Клиенты менеджера Иванова". Внутри этой группы вручную добавим всех партнеров, с которыми работает Иванов. Для оперативного управления такими связями удобно использовать инструмент для групповой замены основного менеджера по группе доступа.
В профиле доступа ("Менеджер по продажам (ограниченные права)") на вкладке "Ограничения доступа" для вида доступа Партнеры теперь нужно выбрать другое значение. Вместо "Ответственный" выберем "Группы партнеров". Этим мы говорим системе, что ограничения будут задаваться не автоматически, а через созданные нами списки.
Возвращаемся в нашу группу доступа "Менеджеры отдела продаж". После того как мы изменили профиль, в этой группе появится новая вкладка "Ограничения доступа".
На этой вкладке мы должны указать, какие списки партнеров доступны участникам этой группы. Добавим новую строку:
ПартнерыВсе разрешены, исключения назначаются... (если хотим разрешить конкретные группы)Таким образом, мы явно указали, что пользователи из группы "Менеджеры отдела продаж" имеют доступ только к партнерам из списка "Клиенты менеджера Иванова".
Мы рассмотрели два основных способа ограничения прав доступа для менеджеров в 1С: УТ 11.
Способ через поле Ответственный является предпочтительным в 90% случаев. Он прост в настройке, не требует постоянного ручного обновления списков и полностью автоматизирует процесс разграничения доступа, при условии поддержания порядка в заполнении реквизита Ответственный.
Способ через Группы доступа партнеров — это мощный инструмент для более сложных и нетиповых сценариев распределения клиентов, но он требует от администратора системы регулярной актуализации этих списков.
Помните:
Ответственный всегда было заполнено актуальной информацией.