← На главную

В практической работе бухгалтера нередки ситуации, когда после закрытия периода и сдачи отчетности выясняется, что первичные документы от поставщика были оформлены неверно или вовсе предоставлены от имени другого юридического лица. Возникает необходимость оперативно исправить контрагента в программе. Однако период уже закрыт для редактирования, налоговая декларация сдана, а простое открытие периода грозит искажением бухгалтерского баланса и сбитыми последовательностями проведения документов.

В этой статье мы подробно разберем, как методологически и технически правильно решить эту задачу в программе «1С:Бухгалтерия 8» (редакция 3.0), не прибегая к опасному открытию прошлых периодов и перезакрытию месяцев.

Почему стандартные методы корректировки не подходят?

Прежде чем перейти к правильному алгоритму решения, давайте проанализируем, почему привычные инструменты программы в данном случае окажутся неэффективными или даже вредными для учета.

1. Документ Корректировка поступления. Этот документ предназначен для исправления ошибок в цене, количестве или изменения реквизитов (например, ИНН/КПП) в рамках существующего партнера. Если мы попытаемся создать его с видом операции «Исправление собственной ошибки», то обнаружим техническое ограничение: поле «Контрагент» заблокировано для редактирования. Заменить одного контрагента на другого в этом документе невозможно.
2. Документ Корректировка долга. Некоторые специалисты предлагают перенести задолженность со старого (ошибочного) контрагента на нового с помощью этого документа. С точки зрения взаиморасчетов на счетах 60.01 или 60.02 баланс сойдется, но этот способ таит в себе ловушку для НДС. Данный документ никак не затрагивает регистры накопления НДС, поэтому в Книге покупок запись по-прежнему останется оформленной на старого контрагента с неверным ИНН. При первой же сверке с налоговой инспекцией программа выявит критические расхождения.

Поэтому единственным верным решением является полное аннулирование ошибочной записи и проведение корректного поступления текущим периодом с отражением изменений в Книге покупок через дополнительные листы.

Рассмотрим пошагово, как реализовать этот алгоритм на практике.

Шаг 1. Аннулирование (сторнирование) старого поступления

Для того чтобы убрать ошибочные проводки и записи в регистрах НДС за прошлый период (например, за 2017 год), мы воспользуемся механизмом сторнирования текущей датой.

1. Перейдем в раздел Операции и выберем пункт Операции, введенные вручную.
2. Нажмем кнопку Создать и выберем вид документа Сторно документа.
3. В поле «Дата» укажем текущую дату (дату обнаружения ошибки в текущем периоде).
4. В поле «Сторнируемый документ» выберем тип документа «Поступление (акт, накладная)» и укажем то самое ошибочное поступление прошлых лет.
5. Программа автоматически заполнит табличную часть сторнирующими проводками (со знаком минус) по бухгалтерскому и налоговому учету, а также сторнирующими записями по регистрам НДС.

Важная деталь для Книги покупок:

Чтобы запись об аннулировании старого поступления попала в дополнительный лист Книги покупок именно за тот период, в котором была совершена ошибка, нам необходимо скорректировать движения регистров НДС. Для этого в документе сторнирования перейдем на вкладку регистра накопления НДС Покупки (или НДС предъявленный) и вручную заполним следующие реквизиты:

• В колонке Запись дополнительного листа установим значение Да.
• В колонке Корректируемый период укажем любую дату, входящую в ошибочный квартал прошлых лет.

Шаг 2. Отражение поступления от верного контрагента

Теперь нам необходимо оприходовать товары, материалы или услуги от правильного поставщика. Делать это мы также будем в текущем периоде.

1. Перейдем в раздел Покупки и откроем журнал Поступление (акты, накладные, УПД).
2. Создадим новый документ поступления.
3. В поле «Контрагент» укажем правильного поставщика, выберем или создадим соответствующий договор.
4. Дату документа установим текущую (равную дате обнаружения ошибки). Это позволит избежать открытия закрытого периода.
5. Табличную часть заполним номенклатурой и ценами согласно правильным первичным документам.

Нюансы бухгалтерского учета:

Если товары или материалы, поступившие в прошлых периодах, уже были списаны в производство или проданы, то проведение их на стандартные счета учета затрат может исказить текущую себестоимость. В соответствии с положениями ПБУ 22/2010, расходы и доходы, возникающие в результате исправления ошибок прошлых лет, могут отражаться с использованием счета 91.02 (Прочие расходы) или 91.01 (Прочие доходы) как убытки или прибыли прошлых лет, выявленные в отчетном году. Проанализируйте существенность ошибки для вашей организации перед выбором счетов учета.

Шаг 3. Регистрация правильной записи в Книге покупок прошлых лет

Если мы просто зарегистрируем стандартный «Счет-фактуру полученный» под новым поступлением текущей датой, то вычет НДС попадет в текущую Книгу покупок. Нам же требуется, чтобы вычет отразился в дополнительном листе за корректируемый период прошлых лет. Для этого мы применим специальный документ.

1. Перейдем в раздел Операции и выберем пункт Отражение вычета НДС.
2. Создадим новый документ текущей датой.
3. В поле «Контрагент» укажем правильного поставщика, выберем договор и в качестве документа расчетов укажем наше новое поступление, созданное на Шаге 2.
4. Перейдем на вкладку Настройки и обязательно установим следующие флажки:
   • Использовать как запись книги покупок;
   • Формировать проводки (если проводки по НДС не были сформированы ранее);
   • Запись дополнительного листа за период — здесь укажем дату из корректируемого периода прошлых лет.
5. На вкладке Товары и услуги нажмем кнопку Заполнить по расчетному документу. Программа автоматически перенесет всю номенклатуру, ставки и суммы НДС.
6. Проведем документ. В нижней части экрана введем номер и дату оригинального счета-фактуры от верного поставщика и нажмем кнопку Зарегистрировать.

После проведения этого комплекса документов Книга покупок за прошлый период при формировании дополнительных листов автоматически аннулирует старую запись с неверным ИНН/КПП контрагента и добавит новую запись с верными реквизитами. Бухгалтеру останется лишь сформировать и отправить в налоговый орган уточненную декларацию по НДС.

Лайфхак: Проверьте историю реквизитов контрагента

Иногда масштабная процедура сторнирования может оказаться избыточной. Выясним причину ошибки: возможно, контрагент остался прежним (то же юридическое лицо с тем же ИНН), но в течение прошедшего времени он изменил свое наименование или КПП. Если бухгалтер просто зашел в карточку контрагента и переписал реквизиты поверх старых, программа начнет отображать новые реквизиты и в старых документах, что приведет к расхождениям.

Для исправления такой ситуации в 1С:Бухгалтерия 8.3 предусмотрен удобный механизм хранения истории реквизитов:

1. Откроем карточку проблемного контрагента в справочнике Контрагенты.
2. Найдем гиперссылку История рядом с полями «КПП», «Наименование» или «Юридический адрес».
3. Нажмем на нее и создадим запись, указав правильные реквизиты и дату, с которой они начали действовать.
4. Программа сама определит, какие реквизиты использовать при печати и формировании отчетности для документов прошлых лет, а какие — для текущих операций. Перепроводить документы при этом не потребуется.

Используя предложенные методики, вы сможете быстро и безболезненно исправить любые ошибки во взаиморасчетах с контрагентами прошлых периодов, сохранив при этом прозрачность учета и корректность налоговой отчетности.