← На главную
При ведении кадрового учета в медицинских учреждениях и на вредных производствах бухгалтеры и кадровики часто сталкиваются с ситуацией, когда ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск уменьшается из-за длительных отсутствий сотрудника (болезнь, командировки, отпуска). Разберем законодательные основания такого уменьшения и выясним, как правильно отражать учет остатков отпусков в программах 1С.
Законодательные основания: почему сокращается дополнительный отпуск
Важно не путать две принципиально разные ситуации: сдвиг рабочего года и расчет стажа для отпуска за фактически отработанное время.
- Основной ежегодный отпуск: при наличии отпусков без сохранения заработной платы свыше 14 календарных дней за рабочий год сам отпуск не уменьшается, но сдвигается окончание рабочего года сотрудника на количество дней превышения (ч. 2 ст. 121 ТК РФ). Периоды болезни и командировок из стажа для основного отпуска не исключаются.
- Дополнительный отпуск за вредные и опасные условия труда: согласно ч. 3 ст. 121 ТК РФ, в стаж работы, дающий право на этот отпуск, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время. Любые периоды отсутствия — временная нетрудоспособность (больничные), ежегодные отпуска, командировки, отпуска за свой счет — исключаются из стажа, дающего право на данный дополнительный отпуск.
Порядок расчета регламентируется Инструкцией Госкомтруда СССР и ВЦСПС № 273/П-20:
- Количество фактически отработанных во вредных условиях дней за рабочий год суммируется и делится на среднемесячное число рабочих дней.
- Если остаток дней составляет менее половины среднемесячного числа рабочих дней (менее 10–15 рабочих дней), он отбрасывается. Если составляет половину и более — округляется до полного месяца.
- Если сотрудник фактически отработал менее 11 полных месяцев во вредных условиях, отпуск предоставляется пропорционально отработанному времени, то есть в неполном объеме. Именно поэтому отсутствие более 15 дней в месяце может приводить к потере одного месяца вредного стажа и уменьшению итогового количества дней отпуска.
Особенности учета в конфигурациях 1С:ЗУП 2.5 и 1С:ЗиКБУ 1.0
Проанализируем поведение типовых конфигураций прошлых поколений (1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 и 1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 1.0):
В типовом функционале этих редакций механизм расчета остатков отпусков не анализирует фактически отработанное время по табелю для расчета прав на дни вредного отпуска. Программа умеет только автоматически смещать рабочий год при отпусках за свой счет свыше 14 дней, но начисляет положенные дни дополнительных отпусков в полном объеме независимо от больничных листов или командировок.
Для решения этой проблемы в ЗУП 2.5 и ЗиКБУ 1.0 применяются следующие варианты:
- Ручная корректировка остатков: кадровик выполняет расчет вредного стажа вручную (или в расчетных таблицах) на основании данных табеля
Т-13 и регистрирует скорректированное количество положенных дней через форму редактирования остатков отпусков или карточку сотрудника.
- Использование внешних обработок: создается внешняя обработка или подключаемый алгоритм, который собирает фактические явки по табелю и регистрам учета рабочего времени, применяет правила округления по Инструкции № 273/П-20 и рассчитывает реальный остаток дней отпуска.
Автоматический расчет в современных редакциях 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ЗКГУ 3.1
В актуальных конфигурациях 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1 данный механизм полностью автоматизирован.
Разберем по шагам, как настраивается учет:
- Перейдем в раздел Настройка — Виды отпусков.
- Откроем вид отпуска за работу во вредных условиях труда.
- Установим флаг Предоставляется за фактически отработанное время.
- Назначим право на отпуск на уровне должности штатного расписания или позиции сотрудника.
После включения этой настройки программа при формировании справки об остатках отпусков автоматически анализирует периоды отсутствий (больничные, командировки, неявки), исключает их из вредного стажа и производит корректное пропорциональное начисление дней отпуска за фактически отработанные месяцы.