← На главную

При регистрации входящей корреспонденции в программе 1С:Документооборот 8.3 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда входящее письмо адресовано сразу нескольким руководителям или подразделениям. Однако в карточке входящего документа в поле Адресат («Кому») можно выбрать только одного сотрудника. Проанализируем, с чем связано такое ограничение и какими штатными инструментами можно направить документ нескольким получателям одновременно.

Методологические особенности реквизита «Адресат»

Архитектурно конфигурация 1С:Документооборот спроектирована с учетом строгой регламентации делопроизводства. Реквизит Адресат во входящем документе определяет конкретное лицо, принимающее первоначальное решение по документу (руководитель организации или его заместитель). Согласно методике 1С, у входящего документа не может быть хаотичной группы ответственных — ключевую резолюцию или решение принимает один человек, а дальнейшая работа распределяется с помощью бизнес-процессов.

Если возникла необходимость донести информацию из письма до нескольких руководителей отделов или сотрудников, разберем по шагам доступные штатные варианты решения данной задачи без доработки конфигурации.

Способ 1. Запуск процесса «Ознакомление» или «Исполнение»

Наиболее правильным и удобным решением для информирования нескольких сотрудников является запуск соответствующего бизнес-процесса на основании зарегистрированного входящего документа.

1. Делопроизводитель или секретарь регистрирует входящий документ, указывая в качестве основного адресата руководителя или оставляет поле заполненным главным получателем.
2. На основании карточки входящего документа запускается процесс Ознакомление или Исполнение.
3. В табличную часть исполнителей добавляются все необходимые руководители подразделений и сотрудники. В процессе Ознакомление задачи будут направлены всем участникам одновременно.

Рассмотрим ситуацию, когда письмо приходит исключительно для информирования. В этом случае запуск процесса ознакомления занимает несколько секунд и позволяет отправить задачи списку адресатов. Все адресаты получат уведомление и карточку входящего документа с прикрепленным сканом.

Способ 2. Использование настроек шаблонов процессов и автозапуска

Если для определенного вида входящих документов список получателей всегда одинаков, процесс можно автоматизировать:

1. В настройках вида входящего документа настраиваем автозапуск шаблона процесса (например, Обработка входящего документа или Ознакомление).
2. В шаблоне заранее прописываем участников, ролевые адресации (например, роль Руководители отделов) или конкретных пользователей.
3. При сохранении и регистрации документа система автоматически создаст задачи для всего списка участников. Делопроизводителю не придется вручную выбирать сотрудников.

Способ 3. Ограничение и предоставление прав через «Рабочие группы»

Если задачи формировать не требуется, а нужно лишь предоставить доступ к просмотру входящего документа определенному кругу лиц, проанализируем механизм рабочих групп.

1. В карточке входящего документа переходим на вкладку или в раздел Рабочая группа.
2. Добавляем сотрудников или подразделения, которым должен быть виден этот документ.
3. Все участники рабочей группы получают доступ к чтению документа и прикрепленных файлов в реестре входящей корреспонденции, после чего каждый из них при необходимости сможет создать свой подчиненный процесс.

Способ 4. Использование поручений и резолюций руководителя

В случае классического документооборота документ направляется основному руководителю. После рассмотрения руководитель (или секретарь от его имени) вносит резолюцию в систему. На основании этой резолюции программа автоматически формирует подчиненные задачи исполнения нескольким отдельным сотрудникам с конкретными сроками и формулировками.

Варианты доработки системы при необходимости

Если регламент предприятия строго требует наличия нескольких адресатов непосредственно в карточке входящего документа, стандартное поведение системы можно расширить. Для этого программисты создают расширение конфигурации:

1. К справочнику ВходящиеДокументы добавляется табличная часть ДополнительныеАдресаты.
2. В форму документа выводится таблица для выбора пользователей.
3. С помощью программного алгоритма при регистрации документа система автоматически генерирует задачи ознакомления для всех лиц, внесенных в эту табличную часть.

Таким образом, штатными средствами 1С:Документооборот задача рассылки документа нескольким адресатам эффективно решается через бизнес-процессы ознакомления, использование рабочих групп или автозапуск шаблонов задач.