Каждый бухгалтер, работающий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1, рано или поздно сталкивается с неприятной ситуацией: при заполнении ведомости на выплату зарплаты за текущий месяц (например, май) программа автоматически добавляет строку с припиской «в т. ч. за...» (например, за прошлый декабрь). При этом общая сумма к выплате может оставаться верной или двоиться на «плюс» и «минус», которые в итоге дают ноль.
Особенно удивляет пользователей ситуация, когда в ведомость за прошлый период начинает «лезть» документ начисления из будущего периода, который к тому же находится в непроведенном состоянии. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта аналитическая пересортица, как устроен механизм взаиморасчетов в 1С:ЗУП 3.1, и как исправить эту проблему несколькими способами без тотального распроведения закрытых периодов.
---
Для начала проанализируем техническую сторону вопроса, которая часто ставит в тупик даже опытных расчетчиков. Пользователи часто замечают: «Разовое начисление от марта находится в непроведенном состоянии, но при этом Универсальный отчет показывает его движение в декабрьской ведомости. Как это возможно?»
Дело в том, что в системе 1С:ЗУП 3.1 сами документы начисления (например, РазовоеНачисление, Премия, НачислениеЗарплаты) не делают движений по выплате. Движения в регистры взаиморасчетов записывает непосредственно Ведомость (ВедомостьВБанк, ВедомостьВКассу, ВедомостьЧерезРаздатчика, ВедомостьНаСчета).
Проанализируем классическую цепочку ошибочных действий пользователя, которая приводит к такому результату:
РазовоеНачисление. Планируемая дата выплаты в документе стояла мартовская.РазовоеНачисление был распроведен (или даже помечен на удаление), но декабрьскую ведомость никто не перезаполнил. Ее просто оставили проведенной.Поскольку декабрьская ведомость осталась проведенной, в ее физических таблицах (базе данных) до сих пор хранится ссылка на мартовский документ. Регистр накопления ЗарплатаКВыплате продолжает транслировать это движение наружу. В результате мы получаем парадоксальную картину в регистрах:
РегистрНакопления.ЗарплатаКВыплате:
- Период: 31.12.2018
- Регистратор: Ведомость в банк №125 от 31.12.2018
- Сотрудник: Петров П.П.
- МесяцНачисления: 01.12.2018
- ДокументОснование: Разовое начисление №12 от 04.03.2019 (Не проведен!)
- Сумма: 15 000.00 руб.
Программа видит эту связь и пытается «выровнять» расчеты в последующих периодах, из-за чего в текущих ведомостях (например, за май) всплывают старые долги с пометкой «в т. ч. за декабрь».
---
Прежде чем что-то исправлять, необходимо точно понять, в каком месте и по какому сотруднику разошлись аналитические разрезы. Для этого мы рекомендуем использовать встроенный отчет «Универсальный отчет» (раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки).
Настроим отчет по шагам для детального анализа:
НачальныйОстаток, Приход, Расход, КонечныйОстаток.В сформированном отчете мы сразу увидим картину пересортицы. Например, по сотруднику Петрову П.П. за декабрь будет висеть положительный остаток («плюс») с документом-основанием РазовоеНачисление, а за май — отрицательный остаток («минус») на ту же сумму. Именно эти незакрытые «хвосты» программа пытается схлопнуть при автозаполнении новых документов.
---
Рассмотрим подробнее четыре основных способа устранения этой проблемы — от простых пользовательских до технических.
Если ошибка возникла в текущем (не закрытом отчетностью) периоде, самым правильным решением будет восстановление хронологической цепочки документов.
Важное правило: Простое перепроведение документов (нажатие кнопки «Провести и закрыть») не обновляет внутренние связи ведомости! Чтобы программа пересчитала скрытые таблицы, ведомости необходимо именно перезаполнять.
Выполним следующие действия:
Этот способ идеален, но, к сожалению, в реальной практике прошлые периоды почти всегда закрыты для редактирования, сдана отчетность 6-НДФЛ, и трогать старые документы категорически нельзя. В таком случае переходим к следующим методам.
Этот метод позволяет «схлопнуть» зависшие аналитические остатки внутри текущего периода, не затрагивая прошлые закрытые месяцы и не меняя суммы реальных выплат сотрудникам. При необходимости можно воспользоваться обработкой для закрытия ложных остатков прошлых периодов в ведомостях.
Проанализируем алгоритм его реализации:
ВедомостьВБанк) в текущем расчетном месяце (например, в мае).ЗарплатаКВыплате и ВзаиморасчетыССотрудниками программа сделает движения «плюс» и «минус», которые полностью закроют аналитическую пересортицу прошлых лет.Если вы не хотите плодить лишние технические документы, исправить ситуацию можно непосредственно в той ведомости, которую вы готовите к выплате прямо сейчас.
Рассмотрим этот процесс по шагам:
Delete или кнопки «Удалить» (красный крестик).Этот способ быстрый, но имеет минус: при следующем автоматическом заполнении ведомости (если вы решите ее перезаполнить) эти хвосты вернутся снова, так как причина в регистрах не была устранена.
Для исправления сложных, запущенных случаев пересортицы, когда «нулевые» ведомости не помогают, применяется универсальный инструмент технической корректировки регистров. Для автоматизации этого процесса подойдёт обработка для автоматической корректировки пересортицы взаиморасчетов.
Проанализируем, как правильно сделать запись в регистры вручную:
ВзаиморасчетыССотрудникамиЗарплатаКВыплатеПереносДанных. Проверьте результат с помощью Универсального отчета — остатки должны закрыться в ноль.---
Чтобы избежать регулярного появления строк «в т. ч. за прошлые периоды», рекомендуем соблюдать простые правила ведения учета в 1С:ЗУП 3.1:
Использование Универсального отчета по регистру ЗарплатаКВыплате в сочетании с методом «нулевых» ведомостей позволит вам быстро и безболезненно поддерживать порядок в учете взаиморасчетов с сотрудниками.