Как выбрать программу для учета аренды и проката строительного оборудования

← На главную

Автоматизация бизнеса в сфере аренды и проката имеет свою ярко выраженную специфику. Обычные учетные системы, ориентированные исключительно на куплю-продажу, не справляются с задачами контроля возврата имущества, расчета износа, ведения залоговых обязательств и обслуживания парка оборудования. В рамках данной статьи мы подробно разберем, какие программные решения существуют на рынке, проанализируем их функционал и выясним, почему прокат строительного инструмента принципиально отличается от других видов аренды.

Специализированное решение «Учет аренды и проката» на платформе 1С

Одним из наиболее жизнеспособных решений, разработанных специально под нужды прокатного бизнеса, является конфигурация «Учет аренды и проката» (известная также по веб-адресу учетап.рф). Это самостоятельное решение, созданное на современной технологической платформе 1С:Предприятие 8.

Рассмотрим подробнее архитектуру и возможности данного программного продукта:

Гибкость развертывания. Программа может работать как в локальном однопользовательском режиме, так и в рамках сетевой многопользовательской базы данных. Поддерживается клиент-серверный вариант работы и доступ через веб-клиент, что позволяет менеджерам и руководителям подключаться к базе из любой точки мира через обычный интернет-браузер.
Модульная система оплаты. Клиенту не обязательно переплачивать за избыточный функционал. Разработчики предлагают базовое ядро системы, к которому по мере роста бизнеса можно подключать дополнительные модули:
- Торговля — незаменим для отражения продаж расходных материалов (сверла, диски, перчатки), которые сопутствуют выдаче оборудования.
- Субаренда — позволяет вести учет техники, которую ваша компания сама берет в аренду у сторонних арендодателей для последующей передачи конечным клиентам.
- Финансовый анализ — специализированный блок для расчета чистой прибыли, анализа затрат на содержание каждой единицы техники и оценки рентабельности активов.
- Интеграция с 1С-Битрикс — модуль для автоматической синхронизации каталога доступного оборудования с вашим интернет-сайтом в режиме реального времени.
Работа с залоговой стоимостью. Для строительного проката залог является ключевым элементом безопасности сделки. Конфигурация позволяет гибко настраивать правила приема, удержания и возврата залоговых сумм. Расчет залога может производиться как по фиксированной стоимости, так и процентным соотношением от рыночной или учетной цены номенклатуры.

Альтернативные решения для автоматизации проката

Помимо решения учетап.рф, на рынке представлены и другие продукты, которые можно разделить на два основных лагеря: расширения для стандартных конфигураций 1С и независимые облачные SaaS-системы.

Проанализируем альтернативные варианты на базе 1С:

«ВЦДП: Аренда оборудования». Это специализированный модуль от Внедренческого центра «Деловые программы». Он бесшовно интегрируется со стандартной конфигурацией 1С:Управление нашей фирмой (УНФ). Решение отлично подходит для компаний, которым, помимо самого проката, нужен мощный блок управленческого учета, расчета зарплаты сотрудников и CRM-система. Модуль автоматизирует выставление периодических счетов за фактически отработанные дни и фиксирует простои оборудования.
Модуль проката от ItRav для 1С:УНФ. Данное расширение позволяет детально контролировать каждую единицу техники по уникальным серийным номерам. Система хранит историю ремонтов каждого инструмента, позволяет настраивать сложные тарифные сетки (почасовые, посуточные, тарифы выходного дня) и автоматически формирует печатные формы договоров аренды и актов приема-передачи при проведении документов.

Если ваша компания не планирует разворачивать инфраструктуру 1С, целесообразно рассмотреть специализированные веб-сервисы:

Rent in Hand. Облачная CRM-система, спроектированная под специфику проката инструментов. Ее ключевая особенность — возможность мобильной фотофиксации состояния оборудования при выдаче и возврате, что минимизирует споры с клиентами по поводу новых повреждений. Также система имеет встроенный модуль «Ремонтная мастерская» для контроля сервисного обслуживания.
EasyPro (Easysoftware). Облачный софт, который пользователи ценят за гибкость индивидуальной настройки. Он позволяет оперативно корректировать прайс-листы, автоматически отправлять уведомления клиентам о приближении даты возврата инструмента и вести базу лояльности клиентов.
TRANSBAZA. Данная платформа ориентирована на более крупный сегмент аренды — строительные леса, вышки-туры, опалубку и спецтехнику. Она обладает мощным диспетчерским функционалом и личным кабинетом для клиентов.

Почему прокат строительного инструмента и прокат автомобилей — это разные процессы?

В процессе обсуждения автоматизации проката часто возникает иллюзия, что все арендные бизнесы устроены одинаково. Однако это не так. Разберем по шагам ключевые отличия строительного проката от автопроката, которые напрямую влияют на требования к программному обеспечению:

Необходимость сопутствующей торговли. Сдача в аренду перфоратора практически всегда сопровождается продажей расходных материалов (буры, пилки, смазки, защитные очки). Программа для строительного проката должна поддерживать гибридные сделки в рамках одного интерфейса: проведение аренды инструмента и розничную продажу сопутствующих товаров. В автопрокате сопутствующие продажи практически отсутствуют.
Сложные алгоритмы тарификации и комплектации. Строительное оборудование часто сдается комплектами или частями. Например, строительные леса сдаются секциями, объем которых рассчитывается исходя из площади стены. Программа должна уметь рассчитывать стоимость аренды не просто за «штуку», а за метр квадратный или за определенный набор элементов (стойки, связи, ригели).
Частота поломок и глубина сервисного обслуживания. Электроинструмент эксплуатируется в агрессивной строительной среде и ломается значительно чаще автомобилей. Программе необходим мощный блок ТО и ремонтов, который умеет списывать запчасти, рассчитывать трудозатраты мастера и временно исключать сломанную единицу из списка доступных для бронирования.
Специфика проверки клиентов и залогов. Оценка рисков (андеррайтинг) в автопрокате базируется на проверке водительских удостоверений и блокировке средств на банковских картах. В строительном прокате клиентами часто выступают физические лица без кредитных карт или мелкие бригады. Программе требуется интеграция с локальными базами «черных списков» арендодателей строительного оборудования для быстрой проверки по паспорту.

Пример реализации расчета стоимости аренды в 1С

Для понимания того, как в коде 1С реализуются гибкие алгоритмы расчета стоимости аренды в зависимости от срока, посмотрим на пример функции. Этот алгоритм реализует прогрессивную скидку: чем дольше клиент пользуется инструментом, тем ниже посуточный тариф.


// Функция производит расчет стоимости проката с учетом длительности аренды
Функция РассчитатьСтоимостьПроката(Знач БазовыйТариф, Знач КоличествоДней) Экспорт
    
    ПеременнаяСтоимость = 0;
    
    // Применяем прогрессивную шкалу скидок в зависимости от периода
    Если КоличествоДней <= 3 Тогда
        // До 3 дней плата взимается по полному тарифу
        ПеременнаяСтоимость = БазовыйТариф * КоличествоДней;
    ИначеЕсли КоличествоДней > 3 И КоличествоДней <= 10 Тогда
        // От 4 до 10 дней предоставляется скидка 10% на весь период
        ПеременнаяСтоимость = (БазовыйТариф * 0.9) * КоличествоДней;
    Иначе
        // Свыше 10 дней предоставляется скидка 20%
        ПеременнаяСтоимость = (БазовыйТариф * 0.8) * КоличествоДней;
    КонецЕсли;
    
    Возврат ОкруглитьСтоимость(ПеременнаяСтоимость);
    
КонецФункции

Функция ОкруглитьСтоимость(ЗначениеСтоимости)
    Возврат Окр(ЗначениеСтоимости, 0, РежимОкругления.Окр15как20);
КонецФункции

Использование подобных алгоритмов внутри вашей базы 1С позволяет менеджеру не тратить время на ручные вычисления и полностью исключает человеческий фактор при выставлении счетов клиентам.

Подводя итоги, отметим: выбор программы зависит от масштаба вашего бизнеса. Если у вас небольшая точка проката инструмента, вам отлично подойдут облачные SaaS-решения вроде Rent in Hand. Если же вы планируете строить крупную сеть с собственным сервисным центром, субарендой и интеграцией со складским учетом — оптимальным выбором станут специализированные решения на базе платформы 1С:Предприятие 8, такие как конфигурация «Учет аренды и проката».