В розничной торговле часто возникает ситуация, когда за кассовым аппаратом работает один сотрудник, а в программе 1С авторизована общая учетная запись (например, «Кассир 1», «Продавец-консультант» или имя сменщика, который уже ушел домой). Среди предпринимателей и бухгалтеров ходит множество слухов о том, что налоговая инспекция (ФНС) активно штрафует за подобные расхождения. Давайте подробно разберем, насколько реальны эти опасения, что говорит закон, как проходят проверки на практике и как правильно настроить 1С, чтобы избежать крупных штрафов.
Для начала проанализируем нормативно-правовую базу, регулирующую применение контрольно-кассовой техники (ККТ). Согласно пункту 1 статьи 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ «О применении ККТ», кассовый чек и бланк строгой отчетности должны содержать обязательные реквизиты. Одним из таких реквизитов являются должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем, оформившего кассовый чек или бланк строгой отчетности и выдавшего (направившего) его покупателю.
Исключение из этого правила сделано только для:
Во всех остальных случаях, когда покупатель передает деньги живому человеку (продавцу, кассиру, администратору), в чеке должны быть указаны его реальные должность и ФИО. В форматах фискальных данных (ФФД) этот обязательный реквизит имеет строго определенный тег 1021 («Кассир»). Если в чеке вместо реального имени указано абстрактное значение (например, «Администратор», «Кассир ККМ») или имя другого сотрудника, это признается прямым нарушением требований законодательства.
Несоответствие ФИО кассира в чеке фактическому лицу квалифицируется контролирующими органами как нарушение порядка применения ККТ. Ответственность за данное правонарушение предусмотрена частью 4 статьи 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ). Она влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа:
При этом штраф может быть выписан за каждый проверенный и зафиксированный факт выдачи некорректного чека.
Выясним, каким образом инспекторы ФНС фиксируют подобные нарушения. Сама по себе база 1С налоговые органы во время оперативных проверок ККТ не интересует. У ФНС нет законных полномочий требовать от вас показать код программы или внутренний список пользователей. Проверка строится совершенно иначе:
Судебная практика полностью подтверждает жесткую позицию налоговиков. Например, в Письме ФНС России от 24.08.2021 № АБ-4-20/11905@ содержится обзор судебных решений, где суды различных инстанций (включая дело № А12-2786/2021) признали законными штрафы в ситуациях, когда смена на ККТ была открыта под учетной записью директора, а расчеты фактически принимал другой сотрудник.
Рассмотрим, как технически формируются данные для чека в экосистеме 1С. База данных 1С отправляет на фискальный регистратор команду на пробитие чека и передает структуру параметров фискализации. В этой структуре обязательно присутствует реквизит кассира.
Посмотрим на пример того, как это реализуется в коде 1С при программном взаимодействии с драйвером ККТ через БПО (Библиотеку подключаемого оборудования):
ПараметрыРегистрацииЧека = Новый Структура;
ПараметрыРегистрацииЧека.Вставить("ТаблицаТоваров", ТаблицаТоваров);
// Передаем ФИО и должность для тега 1021
ПараметрыРегистрацииЧека.Вставить("Кассир", "Продавец-кассир Иванова М.И.");
// Если у сотрудника есть ИНН, его также крайне желательно передать в тег 1020
ПараметрыРегистрацииЧека.Вставить("КассирИНН", "771234567890");
РезультатФискализации = МенеджерОборудованияКлиент.ВыполнитьКоманду(
ИдентификаторУстройства,
"РегистрацияЧека",
ПараметрыРегистрацииЧека
);
Из этого примера видно: программе 1С абсолютно все равно, под каким именем пользователя зашли в операционную систему или в саму базу данных (будь то «Кассир на Невском» или «SuperAdmin»). Ключевое значение имеет то, какое именно текстовое значение передается в параметр «Кассир» при вызове функции печати чека. Если программа настроена так, что она берет текущее имя пользователя 1С и отправляет его в кассу, то в чеке напечатается системное имя. Если же настроена жесткая привязка физических лиц к рабочим местам или сменам — в чек уйдут корректные данные.
Разберем по шагам, как исключить риск получения штрафов в типовых конфигурациях (например, в 1С:Розница, 1С:УНФ или 1С:Управление торговлей):
ФизическиеЛица. Там должны быть указаны их настоящие ФИО и ИНН (если он есть).Пользователи свяжите каждую учетную запись 1С с конкретным физическим лицом. Настоятельно рекомендуется избегать использования общих учетных записей типа «Кассир 1» для нескольких сотрудников. Каждый продавец должен заходить под своим персональным паролем или персональной картой со штрихкодом.Напоследок проанализируем еще одну серьезную опасность. Если инспектор ФНС зафиксирует, что у кассы стоит человек, чье имя не совпадает с именем в чеке, эта информация может быть передана в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или послужить триггером для проверки официального трудоустройства.
Если в ходе проверки выяснится, что за кассой работал неоформленный сотрудник (например, стажер без договора), то работодателю грозит крупный штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ за уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора:
Поэтому наведение порядка в авторизации кассиров в 1С — это не только защита от кассовых штрафов, но и барьер против претензий со стороны трудовой инспекции.
Подводя итоги нашего разбора, подчеркнем главные выводы: