В процессе взаимодействия с постоянными покупателями часто возникает задача автоматизации приема заказов. Типичный и очень удобный сценарий выглядит следующим образом: мы отправляем клиенту файл Excel со списком товаров (или пустой шаблон), клиент самостоятельно проставляет в нем необходимое количество и возвращает заполненный файл нам. Затем менеджер в несколько кликов загружает этот файл в документ Заказ клиента в программе 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11).
Функция загрузки из внешнего файла в УТ 11 реализована отлично и интуитивно понятна. Однако у пользователей часто возникает резонный вопрос: а как получить сам этот файл? Где взять правильный шаблон или как выгрузить заполненный ассортиментом бланк, чтобы обратная загрузка прошла без ошибок сопоставления колонок? Проанализируем эту ситуацию и разберем по шагам все доступные способы решения задачи.
Начнем с самого простого и прямого метода, который заложен разработчиками в саму обработку импорта. Если нам требуется отправить клиенту пустой шаблон с правильной структурой колонок, нам не нужно изобретать велосипед.
Выполним следующие шаги:
Заказ клиента.Товары.Заполнить и выберем пункт меню Загрузить из внешнего файла..xlsx или .xls).Полученный файл содержит строго определенные колонки (такие как Артикул, Код, Номенклатура, Количество, Цена). Этот шаблон идеально подходит для обратного импорта, так как алгоритмы 1С распознают его структуру автоматически без ручной настройки сопоставления полей.
Часто пустой бланк клиенту не подходит — ему нужен готовый список товаров, из которого он выберет нужные позиции и проставит количество. Для этого мы можем использовать механизм печатных форм.
Рассмотрим подробнее этот вариант:
Заказ клиента и заполним его табличную часть товарами, которые обычно покупает данный клиент (или всем доступным ассортиментом). Количество при этом можно оставить нулевым.Печать и выберем печатную форму Бланк заказа (или аналогичную форму, содержащую список товаров и колонку для количества).Ctrl + S.Клиент получит готовый список товаров, заполнит колонку с количеством и вернет файл. Менеджеру останется лишь загрузить его через стандартный импорт в тот же или новый документ.
Если ассортимент товаров огромен, а клиенту важно видеть актуальные цены с учетом его индивидуальных скидок, лучшим решением будет использование подсистемы ценообразования.
Разберем по шагам, как это сделать:
Цены (прайс-лист).Артикул или Код. Это критически важно, так как при обратной загрузке поиск товаров по наименованию может привести к ошибкам из-за схожих названий.Экспорт (или сохраним сформированную таблицу в Excel).Клиент открывает этот прайс-лист в Excel, вносит количество напротив интересующих его позиций. При загрузке файла обратно в 1С менеджер просто указывает, в какой колонке находится ключевой идентификатор (артикул) и количество, после чего документ Заказ клиента заполняется автоматически.
Если нам нужно быстро выгрузить определенную группу товаров без цен или лишней информации, мы можем воспользоваться универсальным системным механизмом платформы 1С.
Выясним, как работает этот инструмент:
Номенклатура.Еще в правом верхнем углу формы списка и выберем команду Вывести список....Артикул, Наименование). Нажмем ОК.Файл -> Сохранить как... и выберем формат Excel.Этот способ прост, не требует прав администратора и позволяет за пару секунд получить плоскую таблицу для отправки клиенту.
Давайте проанализируем ситуацию шире. Пересылка файлов Excel по электронной почте — проверенный, но уже устаревающий способ, сопряженный с рутинной работой менеджера. В современные версии 1С:УТ 11 встроен бесплатный сервис 1С:Бизнес-сеть, который полностью автоматизирует этот процесс.
Как работает эта технология?
1С:Бизнес-сеть непосредственно из своей базы данных.Заказ клиента. Менеджеру остается только провести его и запустить в работу.Этот подход исключает стадию выгрузки/загрузки внешних файлов, минимизирует ошибки человеческого фактора и существенно ускоряет обработку заказов.
Бывают случаи, когда клиент категорически отказывается работать с нашими артикулами и присылает заказы со своими собственными наименованиями и кодами. Стандартная загрузка в таком случае выдаст ошибку сопоставления.
Для решения этой проблемы в 1С:УТ 11 предусмотрен справочник Номенклатура партнеров. Мы можем сопоставить позиции нашей базы с позициями клиента. При загрузке внешнего файла система автоматически сопоставит артикулы клиента с нашими внутренними номенклатурными позициями, что позволит без труда создать корректный заказ.
Таким образом, мы рассмотрели множество вариантов решения задачи — от простых манипуляций с печатными формами до полноценной автоматизации через облачные сервисы 1С. Выбирайте наиболее подходящий метод исходя из технической готовности ваших покупателей и объема ежедневных заказов.