Учет горюче-смазочных материалов (ГСМ) — одна из наиболее дискуссионных тем в бухгалтерском учете. Специфика нефтепродуктов заключается в том, что оптовые поставщики отгружают топливо в весовых единицах (тоннах), а внутреннее перемещение, списание на расходы и выдача водителям происходят в объемных единицах (литрах). Физические свойства бензина таковы, что его объем напрямую зависит от температуры окружающей среды и текущей плотности конкретной партии, что усложняет складской и бухгалтерский учет.
В типовом решении 1С:Бухгалтерия (как в редакции 2.0, так и в современной 3.0) отсутствует механизм двойного независимого учета в двух единицах измерения для одной карточки номенклатуры, который есть в более сложных системах класса ERP. Проводить такие операции ручными проводками через документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет) не рекомендуется, так как это нарушает аналитический учет по складам и партиям, а также приводит к ошибкам при автоматическом расчете себестоимости в конце месяца.
В этой статье мы подробно разберем, как организовать корректный пересчет бензина из тонн в литры в типовой конфигурации без ее изменения, используя стандартные документы и механизмы автоматизации.
При использовании ручных проводок или некорректно оформленных документов списания бухгалтеры часто сталкиваются со следующей проблемой: на конец месяца по счету 10.03 (Топливо) в количественном выражении остаток равен нулю, но программа оставляет висеть копеечное или даже крупное суммовое сальдо. Либо наоборот — количество есть, а сумма списалась полностью.
Выясним причину этого явления. Регламентная операция Корректировка стоимости списания в конце месяца рассчитывает средневзвешенную стоимость материально-производственных запасов (МПЗ) за весь отчетный период. Если мы приходуем топливо на одну карточку номенклатуры (в тоннах), а списываем с другой (в литрах) без правильной документальной связи между ними, то нарушается последовательность партионного учета. Программа «не видит» связи между поступлением массы и расходом объема, из-за чего алгоритм расчета средней стоимости дает сбой.
Чтобы избежать подобных ошибок, нам необходимо использовать строго регламентированные способы связи весового и объемного учета.
Проанализируем самый надежный и методологически верный способ, который позволяет обойтись без доработки конфигурации и сохранить программу на стандартной поддержке. Этот метод заключается в создании двух разных карточек номенклатуры и отражении перехода тонн в литры через операцию сборки (комплектации).
Рассмотрим этот процесс по шагам:
Номенклатура мы заводим две отдельные позиции:
Бензин АИ-92 (т) — базовая единица измерения «т» (тонна).Бenзин АИ-92 (л) — базовая единица измерения «л» (литр).10.03.
Поступление (акты, накладные). На склад «Оптовый» приходуется номенклатура Бензин АИ-92 (т) по цене за тонну.Комплектация номенклатуры с видом операции «Комплектация». Этот документ списывает комплектующие (тонны) и выпускает готовый комплект (литры).Заполнение документа Комплектация номенклатуры происходит следующим образом:
Бензин АИ-92 (л).Бензин АИ-92 (т) и указываем списываемый вес в тоннах, а в поле «Доля стоимости» ставим значение «1».При проведении этот документ сформирует проводку:
Дебет 10.03 (Бензин в литрах) — Кредит 10.03 (Бензин в тоннах)
При этом себестоимость выпущенных литров будет в точности равна себестоимости списанных тонн. При закрытии месяца регламентная операция скорректирует стоимость списания тонн и автоматически перенесет эту корректировку на себестоимость литров. Никаких «странных цифр» и зависших сальдо не возникнет, если соблюдать хронологическую последовательность: комплектация должна проводиться строго после поступления тонн на склад и до момента фактического списания (расхода) литров.
Многие практикующие бухгалтеры стремятся максимально упростить учет и избежать ежедневного оформления документов комплектации. Рассмотрим альтернативный вариант, который активно применяется на практике.
Если в товаросопроводительных документах поставщика (товарно-транспортной накладной, УПД или паспорте качества на партию) наряду с весом в тоннах указана плотность бензина или сразу приведен объем в литрах, организация имеет право оприходовать топливо сразу в литрах.
Для этого в программе заводится только одна карточка номенклатуры — Бензин АИ-92 (л). При получении накладной в тоннах бухгалтер самостоятельно рассчитывает объем в литрах по формуле:
Объем (л) = Масса (кг) / Плотность (г/см³)
Например, если пришло 10 тонн бензина плотностью 0,745 г/см³, расчет будет следующим: 10 000 кг / 0,745 = 13 422,82 литра. В документе поступления бухгалтер сразу указывает количество 13 422,82 л и общую стоимость партии без НДС. Цена за один литр рассчитается программой автоматически.
Этот способ существенно экономит время, избавляет от необходимости вести двойную номенклатуру и исключает ошибки закрытия месяца. Однако он требует обязательного наличия первичных документов от поставщика или перевозчика, подтверждающих плотность конкретной партии ГСМ при температуре отпуска.
Если на предприятии принят первый способ (через документ Комплектация номенклатуры), то ручной расчет литров при каждой поставке может утомлять пользователей и приводить к арифметическим ошибкам. Чтобы решить эту проблему без изменения типовой конфигурации, можно использовать механизм внешних обработок заполнения табличных частей.
Для программ на обычных формах (1С:Бухгалтерия 2.0) создается внешняя обработка, которая регистрируется в справочнике Внешние обработки. Для программ на управляемых формах (1С:Бухгалтерия 3.0) разрабатывается аналогичная обработка заполнения, подключаемая через меню «Дополнительные отчеты и обработки». В качестве готового решения можно использовать обработку для заполнения комплектации номенклатуры из документов поступления.
Приведем пример программного кода на языке 1С, который может использоваться во внешней обработке для автоматического расчета количества литров в документе на основании введенной пользователем плотности и массы:
// Функция рассчитывает количество литров на основании массы в тоннах и плотности
Функция РассчитатьОбъемВЛитрах(МассаТонны, Плотность) Экспорт
Если Плотность = 0 Тогда
ВызватьИсключение "Плотность топлива не может быть равна нулю!";
КонецЕсли;
// Переводим тонны в килограммы
МассаКг = МассаТонны * 1000;
// Рассчитываем объем в литрах
ОбъемЛитры = МассаКг / Плотность;
Возврат ОкруглитьОбъем(ОбъемЛитры);
КонецФункции
Функция ОкруглитьОбъем(ЗначениеОбъема)
// Округляем до двух знаков после запятой по стандартным правилам бухгалтерского учета
Возврат Округл(ЗначениеОбъема, 2, РежимОкругления.Округлять15);
КонецФункции
Подобная обработка выводит на экран удобное диалоговое окно, где кладовщик или бухгалтер вводит массу в тоннах и фактическую плотность из паспорта качества (например, 0,745). Программа мгновенно рассчитывает точный объем в литрах и автоматически заполняет поля документа Комплектация номенклатуры. Конфигурация при этом остается полностью типовой и обновляется в стандартном режиме.
В процессе хранения бензина в резервуарах его плотность постоянно меняется под воздействием температуры окружающей среды. Масса бензина в закрытой емкости остается неизменной, в то время как объем в литрах может увеличиваться днем (при нагреве) и уменьшаться ночью (при охлаждении).
Чтобы избежать расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием топлива в цистернах, необходимо регулярно проводить инвентаризацию ГСМ объемно-массовым методом. Для этого используются специальные метрологические приборы (метроштоки, ареометры) и калибровочные таблицы резервуаров. Для быстрого сбора данных по складу ГСМ подойдёт обработка для заполнения инвентаризации остатками номенклатуры по выбранным счетам.
Выявленные в ходе инвентаризации отклонения объема бензина в пределах норм естественной убыли и температурного расширения оформляются в программе стандартными документами:
Списание товаров — для отражения недостачи бензина (в литрах) из-за охлаждения или испарения (счет списания 94 с последующим отнесением на расходы организации).Оприходование товаров — для отражения излишков бензина (в литрах), возникших в результате теплового расширения (счет доходов 91.01).Периодичность таких корректировок утверждается учетной политикой предприятия (как правило, раз в месяц или раз в квартал по результатам обязательной инвентаризации складов ГСМ).
Мы проанализировали два основных подхода к организации учета перевода ГСМ из тонн в литры в программе 1С:Бухгалтерия. Выбор конкретного метода зависит от требований вашей учетной политики и качества сопроводительных документов от поставщика:
Комплектация номенклатуры. Чтобы облегчить работу пользователям, подключите к документу внешнюю обработку автоматического расчета литров по плотности.Помните, что ключевым залогом успешного закрытия месяца без суммовых искажений является строгое соблюдение хронологии ввода документов и отказ от использования ручных операций при перемещении и списании материалов.