При ведении кадрового учета и расчета заработной платы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 пользователи часто сталкиваются с ситуацией: в базу вводится документ Изменение плановых начислений, дата вступления в силу которого относится к будущему периоду (например, повышение оклада с первого числа следующего месяца). Однако сразу после проведения документа в форме списка справочника Сотрудники в колонках Оклад и ФОТ уже отображаются новые повышенные суммы. Разберем подробно, почему так происходит, влияет ли это на расчет текущей зарплаты и как правильно работать с такими данными.
Для того чтобы понять логику поведения программы, проанализируем внутреннее устройство справочника сотрудников в редакции 3.1 по сравнению с предыдущими версиями системы. В 1С:ЗУП 2.5 многие данные вычислялись «на лету» срезом последних на рабочую дату, что приводило к серьезным задержкам при открытии и прокрутке списков в крупных базах данных.
В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 разработчики применили принципиально иной подход для ускорения динамических списков. Форма списка справочника Сотрудники считывает информацию не с помощью тяжелых запросов к периодическим регистрам истории, а из специальных вспомогательных непериодических регистров-кэшей:
Текущая тарифная ставка сотрудников — хранит актуальный размер оклада (ставки) и тарифную сетку.Текущие кадровые данные сотрудников — содержит сведения о подразделении, должности, состоянии сотрудника, виде занятости.Плановый ФОТ итоги — отвечает за агрегированное значение планового фонда оплаты труда.Рассмотрим алгоритм формирования записей в этих регистрах. При проведении любых кадровых или расчетных документов программа анализирует хронологическую цепочку событий сотрудника и находит самое последнее по дате событие на всей временной оси. Система не выполняет отсечение по текущей дате компьютера или дате сеанса — в регистр текущих данных просто помещается результат крайнего по времени документа. Таким образом, если в базе проведен документ с датой вступления изменений через месяц, система считает его финальным актуальным состоянием сотрудника и сразу же обновляет данные в интерфейсе справочника.
Нередко возникает следующая цепочка действий: сначала бухгалтер проводит документ Изменение плановых начислений с будущей даты (например, с 01.07), после чего видит новый оклад в справочнике. Затем создается документ Кадровый перевод на другую должность с датой до повышения (например, с 15.06), и оклад в справочнике неожиданно возвращается к прежнему значению.
Выясним причину такого перерасчета. Документ Кадровый перевод при установленном флаге изменения оплаты труда или при привязке к новой позиции штатного расписания формирует собственный набор движений по плановым начислениям. Если в кадровом переводе не были учтены запланированные будущие изменения или документ пересчитал состав начислений целиком, его проведение перезаписывает данные в регистре Текущая тарифная ставка сотрудников. Система анализирует совокупность всех документов и определяет финальную точку в соответствии с приоритетом проведения и структурой подчиненности кадровых приказов.
Главное опасение пользователей заключается в том, что зарплата за текущий месяц начислится по новым, еще не вступившим в силу окладам. Разберем, как разделены уровни отображения и расчета в 1С:ЗУП 3.1.
Отображение показателей в форме списка и карточке сотрудника выполняет исключительно информационную (справочную) функцию и никак не связано с расчетными механизмами. При заполнении документа Начисление зарплаты и взносов система обращается не к регистрам текущих данных, а к интервальным периодическим регистрам сведений:
Плановые начисления — хранит точные периоды действия каждого вида начисления с датами «Действует с» и «Действует по».Значения периодических показателей расчета зарплаты сотрудников — хранит историю изменения числовых показателей (включая оклады, тарифные ставки и процентные надбавки) во времени.Расчетный механизм строго соблюдает временные границы. За дни текущего месяца зарплата будет рассчитана исключительно по старому окладу, а новый оклад автоматически применится только с той даты, которая зафиксирована в документе изменения начислений.
Если требуется точно знать действующие на сегодняшний день условия оплаты или избежать путаницы в кадровой службе, рассмотрим следующие варианты работы: