При переходе на новые версии программных продуктов на платформе 1С:Предприятие 8.3, таких как 1С:Комплексная автоматизация (версии 2.4.7 и выше) и 1С:ERP Управление предприятием, многие пользователи столкнулись с неожиданным изменением: в документе Приобретение товаров и услуг с видом операции Закупка через подотчетное лицо поле Поставщик стало обязательным для заполнения. Попытки найти настройку, отключающую это требование, не приносят успеха.
В этой статье мы подробно разберем, почему разработчики фирмы 1С внесли такие изменения, как это связано с актуальным российским законодательством и как теперь правильно отражать закупки через сотрудников в системе.
Давайте проанализируем, как изменилась модель учета. В старых редакциях (и в 1С:Бухгалтерии) основным документом был Авансовый отчет. Он был «универсальным солдатом»: одновременно приходовал товары на склад, списывал денежные средства с подотчетника и фиксировал задолженность. При этом информация о реальном продавце часто опускалась, так как расчеты велись напрямую с сотрудником.
В современных редакциях КА 2.4/2.5 и ERP логика разделена на два независимых процесса:
Приобретение товаров и услуг. Его задача — зафиксировать поступление ТМЦ на склад, сформировать партии и задолженность перед поставщиком.Авансовый отчет теперь лишь подтверждает, что выданные сотруднику деньги были потрачены на оплату конкретной накладной (документа приобретения).Поскольку Приобретение товаров и услуг теперь является полноценным первичным документом складского и финансового учета, системе технически необходим объект Справочник.Контрагенты (Поставщик). Это нужно для корректного построения цепочек прослеживаемости, учета НДС и формирования управленческого баланса.
Рассмотрим ситуацию с точки зрения закона. Многие бухгалтеры привыкли считать закупку через подотчетное лицо «обезличенной», но контролирующие органы смотрят на это иначе. Выясним основные причины ужесточения контроля:
1. Идентификация покупателя в чеке. Согласно поправкам к закону 54-ФЗ, вступившим в силу в 2019 году, если сотрудник покупает товар для нужд организации и предъявляет доверенность, продавец обязан пробить кассовый чек, в котором указаны ИНН и наименование организации-покупателя. В этом случае сделка в информационных системах ФНС фиксируется как расчет между двумя юридическими лицами. Чтобы данные в вашей базе 1С не расходились с данными налоговой, необходимо четко указывать, у кого (какого ИНН) был приобретен товар.
2. Прослеживаемость товаров. Если ваш сотрудник покупает монитор, холодильник или детское автокресло (товары, подлежащие национальной системе прослеживаемости), организация обязана отчитаться о полученных РНПТ (регистрационных номерах партий товаров). Без указания конкретного поставщика невозможно подтвердить легальность происхождения товара в цепочке перепродаж.
3. Маркировка «Честный ЗНАК». Для товаров, подлежащих маркировке (обувь, одежда, шины, парфюмерия и др.), передача прав собственности происходит через систему ЭДО или по ИНН. Покупка маркированного товара «у анонима» создает разрыв в системе мониторинга, что чревато крупными штрафами.
Разберем практические шаги, которые помогут вам адаптироваться к новым требованиям программы. Если ваш подотчетник принес чек из магазина, которого нет в вашей базе, у вас есть два основных пути:
Если закупка не касается прослеживаемых или маркированных товаров, и вам не нужен вычет НДС, можно создать в справочнике Контрагенты одну карточку с названием, например, «Розничный поставщик (через подотчетника)».
Важно: Этот способ упрощает ввод данных, но помните о рисках. Если налоговая при проверке обнаружит, что по чеку закупка была у ООО «Альфа», а в учете стоит «Розничный поставщик», это может стать поводом для исключения затрат из базы по налогу на прибыль.
Если подотчетное лицо закупает не товары на склад, а услуги или материалы, которые сразу списываются на расходы (например, канцтовары или услуги мойки авто), мы можем воспользоваться документом Авансовый отчет напрямую.
Авансовый отчет.Проанализируем ситуацию с НДС. Многие пользователи спрашивают: «Зачем мне поставщик, если я не ставлю НДС к вычету?». Даже если вы списываете НДС на расходы или включаете в стоимость, программа должна понимать, чьи это обязательства.
Согласно позиции Минфина (письмо № 03-07-11/25215 и др.), вычет НДС по чеку без счета-фактуры практически невозможен. В 1С документ Приобретение товаров и услуг позволяет корректно выбрать способ отражения НДС:
Включить в стоимостьСписать на расходыДля корректного формирования этих проводок в регистрах накопления наличие поставщика является обязательным условием архитектуры метаданных.
Попытки «отключить» проверку заполнения поля Поставщик через расширение или изменение кода конфигурации могут привести к непредсказуемым последствиям:
Таким образом, мы выяснили, что обязательность заполнения поставщика в 1С:КА 2.4 — это не прихоть разработчиков, а необходимая мера для соблюдения требований 54-ФЗ и обеспечения прозрачности учета в условиях тотальной цифровизации налогового контроля. Рекомендуем запрашивать у подотчетных лиц полные реквизиты продавцов и своевременно вносить их в информационную базу.