При оформлении документов реализации часто возникает необходимость, чтобы вместо руководителя или главного бухгалтера документ подписывало уполномоченное лицо по доверенности (например, коммерческий директор или начальник отдела продаж). При этом важно, чтобы в печатной форме Универсального передаточного документа (УПД) автоматически отображался скан подписи (факсимиле) этого доверенного лица. В этой статье мы подробно разберем, как решить эту задачу как стандартными средствами конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0, так и с помощью программной доработки через механизм внешних печатных форм.
Начиная с релиза 3.0.78 конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0, разработчики добавили полноценный штатный механизм для решения этой задачи. Больше нет необходимости сразу привлекать программистов для создания внешних печатных форм. Давайте пошагово разберем, как выполнить эту настройку.
Для начала нам необходимо добавить скан-копию подписи в личные данные сотрудника. Перейдем в раздел «Зарплата и кадры», далее откроем справочник «Сотрудники» (также можно воспользоваться справочником «Физические лица»). Найдем нужного сотрудника, откроем его карточку, перейдем по гиперссылке «Подпись» и загрузим подготовленный файл со сканом подписи. Рекомендуется использовать файлы в формате PNG с прозрачным фоном — в этом случае подпись будет выглядеть естественно и аккуратно накладываться на печатную форму, не перекрывая текст.
Очень часто пользователи сталкиваются с тем, что кнопка или флажок «Подпись и печать» в окне предпросмотра печати оказывается недоступной (отображается серым цветом). Выясним причину этого поведения системы. Дело в том, что данный флажок блокируется, если в карточке самой организации не настроено хотя бы одно факсимиле (например, руководителя, бухгалтера или логотип). Чтобы исправить это, перейдем в раздел «Главное» — «Организации», откроем карточку нашей компании, развернем блок «Логотип и печать» и загрузим туда факсимиле руководителя, главного бухгалтера или печать организации. Как только в карточке появится хотя бы одно изображение, механизм факсимильной печати станет активным для всех документов.
Теперь откроем документ «Реализация (акт, накладная, УПД)», в котором требуется вывести подпись уполномоченного лица. Перейдем по ссылке «Реквизиты печатных форм и ЭДО» (в некоторых версиях интерфейса она может называться «Реквизиты печати»). В открывшемся окне в поле «На основании» (для руководителя или бухгалтера) выберем или создадим новый документ-основание — это может быть доверенность или приказ на право подписи. Внутри этого документа-основания обязательно должен быть указан тот самый сотрудник, для которого на первом шаге мы загрузили изображение подписи.
Нажмем кнопку «Печать» и выберем «Универсальный передаточный документ (УПД)». В открывшейся форме предпросмотра установим флажок «Подпись и печать». Программа автоматически проанализирует реквизиты печати, определит уполномоченное лицо, найдет его факсимиле в справочнике сотрудников и выведет его в соответствующем поле подписи УПД.
Если стандартный механизм по каким-то причинам вас не устраивает (например, требуется сложная кастомная логика распределения ролей, вывод нескольких подписей в нетипичные области или интеграция с дополнительными справочниками), задачу можно решить программно. Для этого мы создаем внешнюю печатную форму. Проанализируем технические нюансы реализации этого механизма.
В конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0 уже реализованы все необходимые функции для работы с факсимиле, поэтому нам не нужно писать код позиционирования картинок с нуля. Достаточно вызвать встроенный общий метод конфигурации. В модуле объекта нашей внешней печатной формы в процедуре формирования табличного документа перед выводом результата клиенту добавим вызов следующей процедуры:
УправлениеПечатьюБП.ДоработатьФаксимильнуюПодписьИПечать(ТабличныйДокумент, ОбъектыПечати, Организация, ДокументСсылка);
Рассмотрим подробнее требования к макету и параметрам при использовании этого метода:
В макете вашей ВПФ области, предназначенные для вывода подписей руководителя, главного бухгалтера и печати организации, должны содержать графические объекты (рисунки типа «Картинка») со строго определенными именами: ФаксимилеРуководитель, ФаксимилеГлавныйБухгалтер и ФаксимилеПечать. Стандартный метод конфигурации выполняет поиск этих объектов на листе результирующего табличного документа и автоматически заполняет их соответствующими изображениями из базы данных.
Обратите особое внимание на параметр ОбъектыПечати. Он ни в коем случае не должен быть пустым или иметь некорректный тип. В противном случае вызов процедуры ДоработатьФаксимильнуюПодписьИПечать завершится критической ошибкой выполнения (произойдет сбой при обращении к свойству Представление). Для корректной работы необходимо правильно инициализировать и передавать коллекцию печатных форм и структуру параметров вывода.
Один из участников обсуждения на форуме справедливо заметил, что документ с факсимильной подписью имеет юридические риски. Разберем эту ситуацию с правовой точки зрения, так как использование факсимиле имеет жесткие ограничения в законодательстве РФ.
Юридическая сила УПД с факсимиле напрямую зависит от выбранного статуса документа:
В данном случае документ совмещает в себе функции акта/накладной и счета-фактуры. Согласно Налоговому кодексу РФ (статья 169) и устоявшейся позиции Министерства финансов РФ, использование факсимильных подписей на счетах-факкурах категорически запрещено. Если контролирующие органы (ФНС) обнаружат факсимиле на УПД со статусом «1», покупателю гарантированно откажут в налоговом вычете по НДС. Судебная практика по подобным спорам практически всегда складывается в пользу налоговых органов.
Если УПД используется исключительно в качестве первичного документа (например, как накладная), закон допускает использование факсимиле. Однако это возможно только при наличии предварительного письменного соглашения между сторонами сделки (в соответствии с пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса РФ). В договоре или отдельном соглашении должно быть четко прописано, что стороны признают юридическую силу документов, подписанных факсимильным способом. Без такого соглашения документ не будет иметь юридической силы и не сможет быть принят к учету.
Резюме и рекомендации: Использование факсимильных подписей в 1С очень удобно для оперативного обмена копиями документов внутри рабочего дня или для отправки сканов клиентам «для ознакомления». Тем не менее, для полноценного, безопасного и юридически значимого документооборота мы настоятельно рекомендуем использовать технологии электронного документооборота (ЭДО) с применением Квалифицированной электронной подписи (КЭП). При этом полномочия доверенного лица (например, коммерческого директора) должны подтверждаться актуальной машиночитаемой доверенностью (МЧД), загруженной в систему.