В процессе кадрового учета часто возникает ситуация, когда приказы о приеме на работу (форма Т-1) подписывает не генеральный директор организации, а иное уполномоченное лицо, например, руководитель отдела кадров или HR-директор. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 3.1 по умолчанию в печатные формы подставляются данные основного руководителя из карточки организации. Разберем подробно, какими способами можно изменить подписанта, чтобы автоматизировать этот процесс и избежать ручных правок при каждой печати.
Начиная с актуальных релизов 1С:ЗУП 3.1, разработчики реализовали механизм запоминания выбора подписанта. Рассмотрим, как это работает на практике. В нижней части документа Прием на работу (а также в документах «Увольнение», «Перевод» и др.) находится сворачиваемая гиперссылка Подписи. Проанализируем алгоритм действий:
Важный нюанс: 1С запоминает этот выбор для текущего пользователя. Это означает, что если данный пользователь в следующий раз создаст новый документ «Прием на работу», программа автоматически подставит того же подписанта, которого он выбрал ранее. Это самый простой и эффективный способ для версии ПРОФ, не требующий программирования.
Выясним причину, по которой программа изначально предлагает именно директора. Эти данные берутся из общих настроек организации. Посмотрим, как настроить список ответственных лиц:
Перейдем в раздел Настройка — Организации (или Реквизиты организации). На закладке Учетная политика и другие настройки выберем ссылку Ответственные лица. Здесь мы увидим список ролей:
Если мы укажем в поле Руководитель кадровой службы нужного нам человека, он будет подставляться в те отчеты и формы, где по закону или логике конфигурации предусмотрена подпись именно кадровика. Однако стоит учитывать, что для унифицированной формы Т-1 законодательно предусмотрена подпись именно Руководителя организации. Поэтому программа по умолчанию тянет значение из поля Руководитель. Если вы хотите, чтобы во всех кадровых приказах фигурировал начальник отдела кадров, его можно указать вместо директора в поле Руководитель, но это может повлиять на другие участки учета (например, на отчетность в налоговую или фонды), поэтому данный метод следует использовать с осторожностью.
Для пользователей версии 1С:ЗУП КОРП существует специализированный механизм, который позволяет гибко управлять подписантами для каждого вида документа. Разберем, как воспользоваться этой возможностью:
В версии КОРП реализован справочник Настройки подписей. Мы можем создать правило, согласно которому для документа ПриемНаРаботу будет использоваться не основной руководитель, а определенное должностное лицо. Это настраивается в разделе Администрирование или через карточку организации. Программа позволяет указать, что для конкретного приказа используется «Лицо по приказу» или «Лицо по доверенности».
Часто руководителю отдела кадров делегируют право подписи на основании приказа или доверенности. В ЗУП 3.1 реализована возможность указать это основание, чтобы оно выводилось в печатную форму. Проанализируем шаги:
Физические лица или непосредственно в настройках ответственных лиц можно заполнить поле Основание подписи (например, «Доверенность №45 от 12.05.2023»).Если стандартная логика запоминания последнего подписанта не подходит (например, разные документы должны подписывать разные люди в зависимости от подразделения), оптимальным решением станет создание Внешней печатной формы. Этот метод позволяет не снимать конфигурацию с поддержки и не использовать расширения.
Программист может создать обработку, которая копирует стандартный макет Т-1, но в коде формирования данных жестко или по определенному условию прописывает алгоритм выбора подписанта. Например:
// Пример логики в коде внешней печатной формы
Если ДанныеДокумента.Подразделение = Справочники.ПодразделенияОрганизаций.НайтиПоНаименованию("Цех №1") Тогда
ПараметрыПечати.Руководитель = Справочники.Физические лица.НайтиПоНаименованию("Иванов Иван Иванович");
ПараметрыПечати.ДолжностьРуководителя = "Начальник производства";
КонецЕсли;
Затем эта форма подключается через раздел Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки.
Для более глубокой автоматизации, когда требуется изменить поведение самой формы документа Прием на работу, можно прибегнуть к созданию расширения. Посмотрим на пример кода, который можно внедрить в процедуру ПриСозданииНаСервере или в специализированный механизм подстановки ответственных лиц:
&После("ЗаполнитьОтветственныхЛиц")
Процедура Расш_ЗаполнитьОтветственныхЛиц(ДокументОбъект, ПараметрыЗаполнения)
// Устанавливаем руководителя отдела кадров по умолчанию для приемов на работу
Если ТипЗнч(ДокументОбъект) = Тип("ДокументОбъект.ПриемНаРаботу") Тогда
ДокументОбъект.Руководитель = Справочники.ФизическиеЛица.НайтиПоРеквизиту("ФИО", "Петрова Мария Сергеевна");
ДокументОбъект.ДолжностьРуководителя = "Начальник отдела кадров";
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Использование расширения позволяет сохранить типовую конфигурацию в чистоте, при этом обеспечивая автоматическую подстановку нужных данных без необходимости ручного выбора пользователем.
Выяснив все доступные варианты, можно сделать вывод: если вы работаете в версии ПРОФ, достаточно один раз вручную выбрать подписанта в блоке Подписи, и система запомнит этот выбор. Если же требуется сложная логика или вы используете версию КОРП, стоит обратиться к настройкам штампов или разработке расширения/внешней формы. Мы рекомендуем начинать с самого простого — настройки через гиперссылку Подписи, так как это штатный и наиболее безопасный механизм программы 1С:ЗУП 3.1.