При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются со следующей проблемой: при попытке рассчитать сотрудника за неполный месяц (например, после отработки смены поваром по графику 14/14 в начале месяца) документ Начисление зарплаты и взносов упорно начисляет сумму за весь месяц. Даже если предварительно введен документ Табель всего на несколько фактически отработанных дней, программа все равно подтягивает плановые часы из графика работы за оставшийся период.
В этой статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя именно так, в чем заключается логика разработчиков фирмы «1С», и рассмотрим несколько эффективных практических способов решения этой задачи.
Для начала проанализируем ситуацию и выясним причину такого поведения системы. В отличие от старых версий (например, ЗУП 2.5), в редакции 3.1 радикально изменен подход к учету рабочего времени. Разработчики реализовали так называемый метод отклонений.
Согласно этой концепции, плановое время сотрудника жестко определяется его графиком работы (или индивидуальным графиком). Чтобы уменьшить это время, в программу необходимо ввести специальные документы-отклонения: Больничный лист, Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Прогул, неявка и т.д.
Документ Табель в ЗУП 3.1 позиционируется как инструмент «крайней меры» (для сплошной регистрации времени), а не как основной способ планирования. Если вы создаете документ Табель, вносите туда данные, например, только с 1 по 6 число, а остальные дни месяца оставляете незаполненными, программа не считает их выходными. Для незаполненных дней 1С:ЗУП 3.1 автоматически берет плановые данные из назначенного сотруднику основного графика работы. В результате при заполнении документа Начисление зарплаты и взносов система рассчитывает плановые часы за весь месяц за вычетом зарегистрированных отклонений, игнорируя «пустоту» в табеле.
Рассмотрим подробнее четыре рабочих способа, которые помогут обойти это ограничение и корректно рассчитать сотрудника за неполный месяц.
Многие пользователи пытаются заменить Табель документом Индивидуальный график, но совершают ту же ошибку — заполняют в нем только фактически отработанные дни (например, те же 6 дней в начале месяца), а остальной период оставляют пустым. В этом случае программа все равно добирает плановое время из основного графика работы.
Чтобы индивидуальный график сработал корректно, выполним следующие шаги:
Индивидуальный график на нужный месяц для конкретного сотрудника.В (Выходные дни) с нулевым количеством часов.При таком заполнении норма времени сотрудника на этот месяц сократится до фактически отработанных дней. Документ Начисление зарплаты и взносов начислит оплату ровно за этот период без привлечения лишних часов.
Если вам требуется рассчитывать и выплачивать зарплату сразу после окончания смены (например, каждые две недели или даже каждую неделю), существует удобный методический прием без создания лишних кадровых документов.
Разберем этот алгоритм по шагам:
Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц.Начисление зарплаты и взносов.Важное предупреждение: Несмотря на работоспособность данного метода, использовать его на регулярной основе следует с осторожностью. Частое дробление периодов внутри одного месяца в документе окончательного расчета может приводить к ошибкам при расчете НДФЛ/ИПН, неверному распределению страховых взносов и путанице при последующем расчете среднего заработка для отпусков и больничных.
Для организаций, практикующих частые выплаты, наиболее безопасным с точки зрения законодательства и учета в 1С является использование механизма авансов.
Вместо проведения окончательного расчета несколько раз в месяц, мы можем использовать документ Начисление за первую половину месяца. Современные релизы 1С:ЗУП 3.1 позволяют гибко настраивать даты расчета аванса. Вы можете рассчитать сотрудника за первую смену, выплатить ему причитающуюся сумму (с удержанием НДФЛ/ИПН), а в конце месяца сделать один сводный документ Начисление зарплаты и взносов, который окончательно зафиксирует все перерасчеты, удержания (например, за питание или спецодежду) и сформирует корректную отчетность.
Проанализируем ситуацию со скользящими графиками (такими как 14/14). Использование начисления Оплата по окладу (по часам) для таких сотрудников часто является методологической ошибкой. Окладная система привязана к месячной норме времени, которая на скользящем графике постоянно меняется. Из-за этого стоимость одного часа работы в разные месяцы будет разной, что вызывает недопонимание у сотрудников и сложности при расчете неполных периодов.
Рекомендуем перевести таких сотрудников на форму оплаты «Оплата по часовому тарифу»:
Табеле или Индивидуальном графике часы за любой произвольный период и умножает их на фиксированную часовую ставку.ТарифнаяСтавкаЧасовая * ВремяВЧасах.Этот способ полностью решает проблему «лишних» начислений при частичном заполнении табеля и существенно упрощает жизнь бухгалтеру по расчету заработной платы.