← На главную

При работе в программе 1С:УНФ многие пользователи сталкиваются с ситуацией, когда при оформлении возврата товаров от покупателя себестоимость не возвращается, то есть не происходит ее сторнирование. Особенно часто эта проблема проявляется, если документ возврата создается не на основании конкретной реализации, а как самостоятельный документ. Рассмотрим эту ситуацию подробнее и выясним причины такого поведения системы, а также возможные пути решения.

Суть проблемы: Возврат без основания и себестоимость

Представим типичный сценарий: вы продали товар, и себестоимость была корректно списана при проведении документа реализации. Через некоторое время покупатель возвращает товар, но вместо того чтобы найти каждую из 10-15 старых реализаций и оформить по ним возвраты, вы создаете один общий документ возврата. В этом случае, как правило, себестоимость не возвращается на склад, оставаясь списанной.

Почему так происходит? Выясним причину.

1. Отсутствие связи с конкретной сделкой: Основная причина кроется в самой логике учета. Возврат, по своей сути, является отказом от ранее совершенной сделки или ее части. Если вы не указываете, от какой именно сделки (документа реализации) произошел возврат, программа не может однозначно определить, по какой себестоимости этот товар был продан.
2. Методы списания себестоимости: Мы можем использовать различные методы списания себестоимости, такие как FIFO (First In, First Out – первым пришел, первым ушел) или "По средней". Однако, сам по себе метод списания не гарантирует автоматическое определение себестоимости при возврате без основания.
   • При FIFO программе необходимо знать конкретную партию товара, которая была продана, чтобы вернуть себестоимость именно этой партии. Если основание не указано, она не знает, какую партию "вернуть".
   • Даже при методе "По средней" программа не "обязана" автоматически вычислять себестоимость возврата. Себестоимость "по средней" рассчитывается на момент списания (продажи) или на конец периода. Вычислять себестоимость остатков для вычисления себестоимости возврата от кого-то, не зная, к чему это относится, является "лютым трэшем" с точки зрения учетной логики. Что произойдет, если весь товар уже был продан и остатков нет, а затем происходит возврат? Откуда программа возьмет "среднюю" себестоимость, если товара нет на остатках?
3. Нулевая себестоимость: Часто при оформлении возврата без указания документа продажи и без ручного ввода суммы себестоимости, программа может отразить ее как нулевую. Это искажает управленческий учет и рентабельность.

Таким образом, программа не может "догадываться", по какой цене товар был продан, если вы не даете ей конкретную ссылку на документ продажи. Это не ошибка программы, а логика ее работы, требующая от пользователя точности в данных.

Решение 1: Ручной ввод себестоимости в документе возврата

В 1С:УНФ предусмотрена возможность оформления возврата товаров от покупателя как отдельного документа Приходная накладная с видом операции "Возврат". Если вы оформляете возврат именно таким способом, без указания документа реализации-основания, то в документе Приходная накладная (возврат) может появиться специальная колонка для ручного ввода себестоимости.

1. Найдем колонку: Откроем документ Приходная накладная, выберем вид операции "Возврат". В табличной части, где мы указываем возвращаемые товары, обратим внимание на дополнительные колонки. Одна из них должна называться "Себестоимость".
2. Введем значение: В этой колонке мы можем вручную указать себестоимость для каждой возвращаемой позиции.

Преимущества:

• Позволяет оформить возврат "скопом" за несколько периодов без привязки к конкретным реализациям.
• Дает гибкость, когда невозможно или затруднительно найти точное основание для возврата.

Недостатки:

• Необходимо знать себестоимость: Самая большая сложность заключается в том, что для корректного учета вам нужно знать точную себестоимость, по которой товар был продан изначально. Это означает, что придется все равно искать соответствующие документы продажи и просматривать данные по регистрам себестоимости. Например, чтобы узнать себестоимость конкретной номенклатуры по определенной реализации, нам потребуется обратиться к отчетам по движению товаров или к регистрам накопления, связанным с учетом себестоимости. Например, к отчету Ведомость по товарам на складах с детализацией по регистратору или к отчетам, формируемым после закрытия месяца.
• Трудозатраты: По сути, поиск себестоимости вручную может занять не меньше, а то и больше времени, чем последовательное оформление возвратов на основании реализаций. Мы должны будем найти документ продажи, просмотреть там себестоимость по регистрам или отчетам, а затем ввести эту сумму вручную в документ возврата.
• Риск ошибки: Ручной ввод всегда сопряжен с риском человеческой ошибки, что может привести к искажению данных управленческого учета.

Таким образом, ручной ввод себестоимости является рабочим решением, но требует повышенного внимания и дополнительных трудозатрат на поиск нужных данных.

Решение 2: Оформление возвратов исключительно на основании реализации

Это решение является наиболее логичным и правильным с точки зрения учетной методологии. Возврат — это отказ от сделки, и для корректного сторнирования себестоимости программе нужна четкая связь с исходной сделкой.

1. Методологическая правильность: Возврат является прямым аннулированием или корректировкой части конкретной продажи. Только при наличии такой привязки программа может автоматически и корректно определить, какую именно себестоимость (из какой партии, если это FIFO, или по какой средней цене на момент продажи) нужно сторнировать.
2. Процесс оформления:
   1. Найдем оригинальный документ Реализация товаров и услуг, на основании которого была совершена продажа.
   2. Откроем его и создадим на его основании новый документ Возврат товаров от покупателя (в 1С:УНФ это будет Приходная накладная с видом операции "Возврат", но созданная через кнопку "Создать на основании").
   3. Программа автоматически заполнит все необходимые данные, включая номенклатуру, количество и, что самое главное, себестоимость по ценам исходной реализации.
3. Преимущества:
   • Автоматическое определение себестоимости: Это главный плюс. Программа сама подтянет нужную себестоимость, что исключает ошибки ручного ввода и экономит время на поиск данных.
   • Корректность учета: Обеспечивается высокая точность управленческого учета, что особенно важно для анализа рентабельности продукции, где себестоимость может сильно плавать (как в случае швейного цеха, зависящего от объемов).
   • Соответствие документам: Возврат будет однозначно связан с конкретной отгрузкой, что соответствует требованиям оформления первичных документов (например, форма Торг-2, где указывается конкретная сделка).

Недостатки:

• Неудобство при множественных реализациях: Как отмечал автор, если клиенту товар отпускается многократно (например, 10-15 раз за квартал), а возвращается изредка и "скопом", то нахождение всех этих старых реализаций и создание 15 отдельных возвратов может быть трудоемким. Однако, это цена за точность учета.

В конечном итоге, выбор между ручным вводом и оформлением на основании реализации — это компромисс между удобством и точностью учета. Руководство, как правило, заинтересовано в максимальной точности себестоимости для принятия управленческих решений, даже если это требует дополнительных усилий от персонала.

Причины некорректного расчета себестоимости и способы проверки

Помимо рассмотренных выше нюансов с оформлением возвратов, существуют и другие общие причины, по которым себестоимость в 1С:УНФ может быть рассчитана некорректно. Рассмотрим их, а также способы диагностики и устранения проблем.

Общие принципы и особенности 1С:УНФ, влияющие на себестоимость

1. Возврат как самостоятельный документ: Мы уже обсудили, что 1С:УНФ позволяет оформлять возврат товаров от покупателя как отдельный документ Приходная накладная с видом операции "Возврат", не привязываясь к конкретной расходной накладной. Это удобно, но требует ручного контроля себестоимости.
2. Ручное указание себестоимости: Подчеркнем еще раз, что при оформлении возврата без указания документа продажи, в Приходной накладной (возврат) может появляться колонка для ручного ввода себестоимости. Игнорирование этой колонки приведет к нулевой себестоимости.
3. Методы списания себестоимости: FIFO и "по средней" — это методы для списания при расходе, но они не решают проблему автоматического определения себестоимости при возврате без основания.
4. Закрытие месяца и расчет себестоимости: Критически важно понимать, что полное формирование фактической себестоимости, включая распределение косвенных и общехозяйственных расходов, происходит при выполнении операции Закрытие месяца. Эта операция пересчитывает все данные и устраняет многие временные ошибки в расчетах. Если вы не выполняете Закрытие месяца регулярно, управленческая картина и рентабельность могут быть искажены.

Возможные причины ошибок в расчете себестоимости при возвратах (и не только)

1. Нарушение последовательности документов: Это одна из наиболее частых причин. Расчет себестоимости может быть некорректным, если расход или резервирование товара было проведено до его фактического поступления на склад. Программа не может списать то, чего еще нет. Всегда соблюдайте хронологию: сначала поступление, затем расход/резервирование.
2. Ошибки в датах или складах: Некорректные даты документов (например, поступление позже расхода) или попытка списания с другого склада, где нет нужного товара, также могут привести к неверному расчету себестоимости.
3. Дубли номенклатуры или характеристик: Наличие дублей номенклатуры или ее характеристик может сбивать программу с толку, приводя к тому, что движения по одной и той же позиции раскидываются по разным "виртуальным" остаткам.
4. Отключение контроля остатков: Иногда пользователи отключают контроль остатков для удобства работы, но это может приводить к отрицательным остаткам по количеству, что неизбежно ведет к некорректному расчету себестоимости по сумме.
5. Неправильные настройки учетной политики: Способы расчета себестоимости и распределения затрат задаются в учетной политике. Неверные настройки могут привести к некорректному результату.

Рекомендации и способы решения (диагностика и исправление)

Для выявления и устранения проблем с себестоимостью в 1С:УНФ рекомендуем действовать по следующему алгоритму:

1. Проверка настроек учетной политики:

   Перейдем в раздел Настройки - Параметры учетной политики. Здесь мы должны убедиться, что способы расчета себестоимости для различных операций со складом (например, при выбытии запасов) соответствуют требованиям вашей организации. Например, выберем метод FIFO или "По средней", в зависимости от установленной учетной политики.

2. Регулярное проведение Закрытия месяца:

   Мы настоятельно рекомендуем ежемесячно выполнять операцию Закрытие месяца. Эта операция является ключевой для корректного расчета фактической себестоимости, распределения косвенных расходов и выявления потенциальных проблем. Непрерывная последовательность закрытия месяцев позволяет поддерживать актуальный и правильный учет себестоимости.

3. Пересчет себестоимости:

   В меню Обработки программы (часто доступно через Все функции или в разделе Компания -> Еще больше возможностей -> Обслуживание) существует функция Пересчет себестоимости. Эта обработка может помочь устранить ошибки, пересчитав все данные себестоимости за указанный период. Воспользуемся ею, если есть подозрения на некорректный расчет.

4. Использование отчета Запасы:

   Для выявления ошибок в себестоимости рекомендуется активно использовать отчет Запасы. Найдем его в разделе Закупки (или Запасы) - Отчеты - Запасы.

   Мы можем настроить этот отчет с отбором по различным аналитикам (номенклатура, склад, документ движения) и вывести колонку "Документ движения". Это поможет нам найти:

   • Отрицательное количество при наличии суммы (например, если товар списался, но себестоимость не определилась).
   • Отсутствие количества при положительной сумме (суммовой остаток без физического).
   • Отрицательную сумму (что чаще всего является следствием нарушения последовательности или некорректных движений).

   Проанализируем эти аномалии и найдем документы-регистраторы, которые привели к таким расхождениям.

5. Корректное оформление возвратов:

   Основываясь на всем вышесказанном, мы должны принять решение о том, как будут оформляться возвраты: либо строго на основании реализации для автоматического и точного определения себестоимости, либо через самостоятельный документ с обязательным ручным вводом себестоимости и последующей проверкой.

6. Обращение к специалистам:

   При возникновении сложностей, особенно с настройками учетной политики, распределением косвенных расходов или при массовых ошибках в себестоимости, мы рекомендуем обратиться за помощью к квалифицированным специалистам 1С. Они смогут провести комплексный аудит базы данных и настроек.

Таким образом, хотя 1С:УНФ и позволяет оформлять возвраты без прямой привязки к реализации, это требует повышенного внимания к ручному вводу себестоимости или тщательного контроля за последовательностью документов и настройками системы. Только так мы сможем обеспечить корректный расчет себестоимости товаров при возврате и получить достоверную управленческую отчетность.