В практике работы бухгалтера-расчетчика часто возникает ситуация, когда сотрудник приобретает у компании товары или услуги в рассрочку (например, несколько ноутбуков или автомобиль). В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) стандартный механизм удержаний фиксированной суммой не предполагает ведения аналитического учета в разрезе конкретных объектов или договоров внутри одного вида удержания. При формировании документа Отражение зарплаты в бухучете все подобные суммы «схлопываются» в одну строку, что лишает бухгалтерию возможности видеть детальную расшифровку задолженности. Разберем основные способы решения этой задачи, проанализируем их плюсы, минусы и техническую реализацию.
Проанализируем наиболее изящный способ реализации аналитики, который не требует программирования и изменения типовой конфигурации. Хотя покупка ноутбука — это не всегда прямая выдача займа, технически в 1С это удобнее всего оформить именно через механизм Договор займа сотруднику.
Рассмотрим пошагово, почему это выгодно:
Договор займа сотруднику предусмотрены поля «Дата» и «Номер», которые являются разрезом учета.Отражение зарплаты в бухучете на специальную вкладку «Взаиморасчеты по займам». В этой табличной части присутствует колонка Договор займа, которая при синхронизации с «1С:Бухгалтерией 8» (БП) напрямую передается в субконто счета 73.01.Для реализации этого метода выполним следующие действия:
Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты и проверим, установлен ли флаг «Выдаются займы сотрудникам». После этого создадим документ Договор займа сотруднику на каждого проданного сотруднику «ноутбука». В поле Сумма укажем стоимость товара, а в способе погашения выберем Ежемесячными платежами.
Если по каким-то причинам использование подсистемы займов невозможно (например, политика компании запрещает называть товарную рассрочку займом), разберем альтернативный вариант — создание отдельных видов расчета. Как отмечалось в обсуждении на форуме, это трудоемкий, но рабочий метод.
Посмотрим, как это настроить:
Способ отражения в бухгалтерском учете.Отражение зарплаты в бухучете эти удержания попадут в разные строки, так как у них разные способы отражения.Важно: Этот способ крайне неудобен, если количество таких договоров исчисляется сотнями. Однако для разовых и крупных сделок (например, продажа служебного автомобиля) он вполне применим, так как позволяет жестко зафиксировать проводку в БП.
Выясним, как получить аналитику, если мы не хотим плодить виды удержаний и использовать займы. В ЗУП 3.1 у каждого документа-основания (например, Удержание профсоюзных взносов или Постоянное удержание в пользу третьих лиц) есть поле «Комментарий».
Разберем алгоритм действий:
Основание.Удержания из зарплаты, добавить в группировку поле Документ-основание.Комментарий и использовать этот реестр как расшифровку к «общей сумме» из документа отражения зарплаты.Хотя в саму Бухгалтерию предприятия эта информация не уедет, она останется в зарплатной базе для оперативного контроля.
Проанализируем важный момент, затронутый в дискуссии: ограничение размера удержаний (ст. 138 ТК РФ). Многие ошибочно полагают, что нельзя удерживать более 20% или 50% от зарплаты даже по заявлению сотрудника.
Рассмотрим законодательную базу: Согласно ст. 138 ТК РФ, лимиты установлены для принудительных удержаний (по распоряжению работодателя для погашения ущерба, по исполнительным листам и т.д.). Однако, если работник сам изъявил желание направить часть своей зарплаты на погашение долга за ноутбук, это классифицируется не как «удержание», а как «волеизъявление на распоряжение начисленной заработной платой».
В этом случае лимит в 20% или 50% не действует, и компания может удерживать хоть 100% дохода (за вычетом НДФЛ), если есть соответствующее личное заявление сотрудника. С технической точки зрения в ЗУП 3.1 для таких случаев рекомендуется использовать документ Удержание в пользу третьих лиц, где получателем будет являться ваша организация.
Для пользователей флагманских решений (ERP или КА 2.5) существует еще одна возможность. Разберем работу с документом Отражение зарплаты в финансовом учете.
В этих конфигурациях система позволяет вручную редактировать строки на вкладке «Удержанная зарплата». Мы можем нажать кнопку «Разбить строку» и вручную указать суммы, распределив их по нужным объектам аналитики или счетам учета. Это требует ручного труда каждый месяц, но позволяет добиться идеальной точности проводок без создания лишних объектов в справочниках.
Если типового функционала недостаточно, программист может написать небольшое расширение. Рассмотрим логику его работы:
Отражение зарплаты в бухучете строковую колонку «Аналитика удержания».Содержание или Комментарий бухгалтерской операции в БП.Пример кода (условный), который мог бы использоваться в обработке заполнения:
Для Каждого СтрокаУдержания Из ТаблицаУдержаний Цикл
Если ЗначениеЗаполнено(СтрокаУдержания.ДокументОснование) Тогда
СтрокаУдержания.ДополнительнаяАналитика = СтрокаУдержания.ДокументОснование.Комментарий;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
Подводя итог, можно сказать: если вам нужна строгая аналитика в бухгалтерской базе, используйте механизм займов. Если аналитика нужна только для справок внутри ЗУП — используйте комментарии и отчеты. Помните, что избыточное дробление видов удержаний может привести к хаосу в настройках программы, поэтому к этому методу стоит прибегать в последнюю очередь.