Переход с «1С:Бухгалтерии» на более сложные системы, такие как 1С:Комплексная автоматизация 2 или 1С:ERP, часто вызывает вопросы при выполнении привычных операций. Одной из таких задач является отражение недостачи товаров, выявленной в ходе инвентаризации, с последующим отнесением суммы на виновное лицо (сотрудника). В простых конфигурациях это часто делалось «Операцией вручную», однако в ERP-системах такой подход нарушает целостность управленческого баланса и корректность отчетов по доходам и расходам. Разберем подробно, как правильно реализовать эту схему, используя стандартный функционал. Для автоматизации миграции при таком переходе применяется перенос документов, остатков и справочников из БП в КА 2.
Рассмотрим типовой сценарий: в результате инвентаризации обнаружена недостача. Первоначально она отражается на счете 94 (Недостачи и потери от порчи ценностей). Далее руководство принимает решение взыскать стоимость товара с сотрудника. Нам необходимо перенести задолженность со счета 94 на счет 73.02 (Расчеты по возмещению материального ущерба) так, чтобы это отразилось и в регламентированном, и в управленческом учете.
Выделим основные этапы, которые мы должны пройти:
Проанализируем первый шаг. Для фиксации самого факта отсутствия товара используется документ Списание недостач товаров. Процесс выглядит следующим образом:
В документе на вкладке «Товары» указывается номенклатура и количество. Самым важным моментом здесь является выбор Статьи расходов. Если виновное лицо еще не определено, мы используем статью, которая по умолчанию списывает стоимость на счет 94. В настройках такой статьи в разделе «Регламентированный учет» должен быть указан соответствующий счет учета. Для ускорения этой операции можно использовать расширение для удобного заполнения списаний недостач товаров.
Если же виновный сотрудник известен сразу, мы можем рассмотреть вариант прямой настройки статьи расходов на счет 73.02, минуя промежуточный счет 94. Однако чаще всего регламент требует сначала зафиксировать факт на 94-м счете.
Чтобы система понимала, на кого именно «повесить» долг, необходимо правильно настроить аналитику. Разберем по шагам создание статьи расходов для переноса на 73.02:
На финансовый результат или На внеоборотные активы (в зависимости от требуемой логики, но чаще для таких целей используется финансовый результат с особым типом аналитики).Физическое лицо. Это позволит нам в документах указывать конкретного сотрудника.73.02.Теперь выясним, каким документом заменить «Операцию вручную». Для этого идеально подходит документ Отражение прочих доходов и расходов. Посмотрим, как его заполнить:
Регистрация расходов.94. При этом нужно будет заполнить субконто 94 счета (склад, номенклатура, если требуется).В результате проведения этого документа система сформирует проводку Дт 73.02 Кт 94. При этом в управленческом учете сумма отразится как возникновение актива (дебиторской задолженности физлица), что корректно отобразится в Управленческом балансе. Чтобы убедиться в отсутствии расхождений после настройки новых схем учета или переноса данных, применяется автоматическая сверка проводок между базами 1С.
Просто отразить долг на 73.02 недостаточно, если мы хотим, чтобы программа автоматически удержала эти деньги при начислении зарплаты. В 1С:КА 2 и ERP блоки финансового учета и расчета зарплаты тесно связаны через механизмы отражения.
Проанализируем необходимые действия в зарплатном блоке:
Удержание по прочим операциям. В нем указывается сотрудник, общая сумма удержания и период (можно удерживать частями).Начисление зарплаты и взносов сумма будет автоматически рассчитана и удержана из выплат сотруднику.Отражение зарплаты в финансовом учете. Именно этот документ сформирует проводку Дт 70 Кт 73.02, которая закроет задолженность сотрудника в бухгалтерском учете.Рассмотрим ситуацию, когда сумма взыскания отличается от себестоимости товара (например, компания взыскивает рыночную стоимость). В этом случае мы используем схему через Прочие доходы:
Разница между себестоимостью (списанной с 94 счета) и суммой, предъявленной сотруднику (на 73 счет), должна быть признана прочим доходом организации. Для этого используется документ Регистрация прочих доходов, где указывается статья доходов со счетом учета 91.01.
Также важно помнить про НДС. Если при приобретении товара НДС был принят к вычету, то при списании недостачи (в зависимости от учетной политики организации) может возникнуть необходимость его восстановления. В документе Списание недостач товаров для этого предусмотрен флаг «Восстановить НДС». Эта сумма также может быть включена в общую задолженность сотрудника на 73-й счет.
Подведем итог. Использование «Операций вручную» в 1С:КА 2 и ERP — это крайняя мера, которой стоит избегать. Для корректного отражения списания недостачи за счет сотрудника мы рекомендуем использовать следующую цепочку действий: для автоматизации подобных многоэтапных операций в интерфейсе программы применяется платформа OneRPA для роботизации действий пользователя.
Такой подход обеспечивает прозрачность учета, корректную работу управленческих отчетов и минимизирует ошибки, связанные с «ручным» вмешательством в регистры системы.