При работе в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 одной из самых распространенных проблем является расхождение между бухгалтерским сальдо (которое мы видим в расчетных листках) и суммами, которые автоматически подтягиваются в ведомости на выплату. Для решения этой задачи нам необходимо детально разобраться в архитектуре двух ключевых регистров накопления: ВзаиморасчетыССотрудниками и ЗарплатаКВыплате.
Рассмотрим, почему в программе существуют два, казалось бы, дублирующих друг друга регистра. Несмотря на то, что в идеальной ситуации их остатки по конкретному сотруднику должны совпадать, они преследуют разные цели:
Главное техническое различие заключается в аналитике. Если регистр взаиморасчетов хранит данные в разрезе Сотрудника, Организации, Подразделения и Статьи финансирования, то регистр ЗарплатаКВыплате имеет дополнительные критически важные измерения: ПериодВзаиморасчетов и ДокументОснование.
Проанализируем ситуацию, когда остатки по этим регистрам законно не равны. Чаще всего это связано с механизмом НДФЛ к зачету. Разберем этот алгоритм на примере:
Предположим, в январе сотруднику начислили зарплату 10 000 руб., исчислили и удержали НДФЛ 1 300 руб. На руки выплатили 8 700 руб. В феврале выясняется, что сотрудник имеет право на имущественный вычет, который полностью перекрывает его доход. Мы делаем перерасчет НДФЛ за январь.
В этом случае происходят следующие движения:
ВзаиморасчетыССотрудниками сумма к выплате увеличивается на 1 300 руб. (возврат налога), итого общее сальдо становится 11 300 руб. (10 000 за февраль + 1 300 за январь).ЗарплатаКВыплате программа делает запись «Корректировка выплаты» на -1 300 руб. Это происходит потому, что НДФЛ уже был перечислен в бюджет, и программа не может просто так выдать эти деньги сотруднику без оформления документа «Возврат НДФЛ» или постепенного зачета в будущих периодах.Таким образом, формула суммы к выплате выглядит так:
ЗарплатаКВыплате = ВзаиморасчетыССотрудниками + НДФЛ к зачету.
Если НДФЛ к зачету отрицательный (налог излишне удержан), то сумма в ведомость подберется меньше, чем сальдо в расчетном листке, ровно на сумму этого налога.
Выясним, зачем нужны дополнительные измерения в регистре выплат. Измерение ПериодВзаиморасчетов позволяет программе понимать, за какой конкретно месяц возникла задолженность. Это критично для корректного заполнения отчетности (например, 6-НДФЛ), где доход привязан к месяцу его начисления.
Измерение ДокументОснование связывает начисление с выплатой. Если мы выплачиваем межрасчетные документы (отпускные, больничные), ведомость должна «закрыть» конкретный документ начисления. Если при ручных правках в ведомостях эта связь нарушается, возникают «хвосты»: общее сальдо по сотруднику равно нулю, но в регистре висят записи с плюсом по одному документу-основанию и с минусом по другому. В результате при заполнении следующей ведомости эти суммы будут постоянно попадать в расшифровку выплаты.
Если база велась некорректно (например, при параллельном учете в ЗУП 2.5 и 3.1) и регистры сильно разошлись, необходимо выполнить выравнивание. Рассмотрим пошаговый алгоритм корректировки с помощью документа Перенос данных:
Перенос данных на дату начала «чистого» учета (например, на 01.01.2019).ЗарплатаКВыплате.ПериодВзаиморасчетов и ДокументОснование. Если оставить эти поля пустыми, вы закроете общую сумму, но «внутри» регистра останутся висеть остатки по конкретным разрезам, которые продолжат влиять на автоматическое заполнение ведомостей.ЗарплатаКВыплате в разрезе всех измерений.Перенос данных нужно внести записи, которые полностью обнулят текущие «кривые» остатки (с указанием тех же периодов и документов-оснований), и создать одну новую запись на корректное входящее сальдо.Документа-основания для новой входящей записи рекомендуется указывать сам документ Перенос данных или документ Начальная задолженность по зарплате.Проанализируем ситуацию, если мы решим пренебречь детальной настройкой регистра выплат. Если вы просто приравняете ЗарплатаКВыплате к ВзаиморасчетыССотрудниками без учета документов-оснований за прошлые периоды, вы можете столкнуться со следующими проблемами:
Начисление -> Ведомость.Настройка — Дополнительные настройки) установлен флаг «Выполнять расчет зарплаты без учета задолженности», механизмы автоматического перекрытия остатков могут работать иначе, что также следует учитывать при корректировке.Таким образом, для качественного ведения учета в ЗУП 3.1 крайне важно поддерживать идентичность этих регистров (с учетом корректировок по НДФЛ) и следить за чистотой аналитики по документам-основаниям. Только в этом случае процесс выплаты зарплаты будет автоматизированным и безошибочным.