При работе в программе 1С:Управление нашей фирмой (УНФ) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда при оформлении продажи товара, предварительно поставленного в резерв, в отчетах (например, в «Валовой прибыли») себестоимость отображается равной нулю. Это вызывает закономерные вопросы: является ли это ошибкой программы или таков заложенный разработчиками алгоритм? Проанализируем эту ситуацию детально, разберем причины и найдем способы решения проблемы.
Рассмотрим стандартный бизнес-процесс: менеджер создает документ Заказ покупателя и указывает количество товара в колонке «В резерв». Затем на основании этого заказа создается Расходная накладная. В момент проведения накладной товар списывается, остатки корректируются, но в движениях документа по регистру Запасы и затраты отсутствует сумма себестоимости. В результате управленческая отчетность показывает 100% прибыли, что не соответствует действительности.
Интересно, что если ту же самую операцию провести без использования механизма резервирования (просто оперативная продажа со склада), себестоимость рассчитывается корректно и мгновенно. Выясним, почему резерв так влияет на расчеты.
Основная причина кроется в логике обеспечения заказов. В УНФ существует два принципиально разных состояния товара для заказа:
Проанализируем ситуацию, описанную пользователями: менеджер ставит товар в резерв в Заказе покупателя еще до того, как этот товар фактически поступил на склад. Программа УНФ (в зависимости от настроек) позволяет это сделать, создавая так называемый «пустой» или «виртуальный» резерв.
Когда позже оформляется Приходная накладная, товар попадает на склад. Однако, если при поступлении не была указана связь с конкретным заказом (через колонку «Заказ покупателя» в приходном документе или через механизм размещения), товар ложится на «свободный остаток».
В момент проведения Расходной накладной система видит команду: «Списать из резерва по Заказу №Х». Она обращается к регистру резервов, находит там количество, но не может найти стоимость конкретной партии, которая была зарезервирована, так как в момент создания резерва товара не было физически. Программа проводит документ «в минус» по стоимости или просто с нулевой ценой, чтобы не блокировать отгрузку клиенту.
Самый важный аспект, который нужно понимать при работе с УНФ: окончательный расчет себестоимости происходит только при закрытии месяца. Рассмотрим, почему это происходит:
В течение месяца документы могут проводиться в произвольной последовательности. Система позволяет оперативную работу, даже если нарушена хронология. Регламентная операция Закрытие месяца выполняет следующие действия:
Посмотрим на практику: если после проведения Расходной накладной вы видите нулевую себестоимость, попробуйте выполнить процедуру Закрытие месяца (раздел Компания — Регламентные операции). В большинстве случаев после этого отчет «Валовая прибыль» станет корректным.
Чтобы себестоимость считалась корректно в режиме «онлайн» (сразу при проведении накладной), необходимо соблюдать правильную методику обеспечения. Разберем шаги:
Заказ покупателя. Если товара нет на складе, не заполняем колонку «В резерв» вручную сразу.Заказ поставщику. В этом документе в колонке «Заказ покупателя» должен быть указан наш исходный заказ. Это называется размещением.Приходную накладную на основании Заказа поставщику. В этом случае система четко понимает: этот товар пришел не просто так, а под конкретный заказ. Резерв заполнится автоматически и будет иметь привязку к партии поступления.Расходную накладную. Теперь программа видит и количество в резерве, и стоимость партии, из которой этот резерв сформирован.Если вы хотите, чтобы система запрещала менеджеру резервировать то, чего нет (чтобы избежать «нулевой» себестоимости в моменте), проверьте следующие настройки:
Перейдем в раздел Настройки — Еще больше возможностей — Склад. Обратим внимание на флаг Разрешить списание запасов при отсутствии остатков. Если он включен, система позволит проводить и резервы, и продажи «в минус», что неизбежно ведет к нулевой себестоимости до момента закрытия месяца. Если вы хотите жесткого контроля — этот флаг следует отключить.
Также важно проверить корректность работы регистра Запасы и затраты. Посмотрим на движения документа: если в колонке «Кор. счет» или в измерениях регистра не заполнены аналитики, это может быть признаком того, что товар списывается не с того склада или не по той организации, по которой был оприходован.
Для диагностики рекомендуем использовать отчет Остатки товаров по складам с установленным флагом «Включая резервы». Если вы видите отрицательный остаток в колонке «Доступно», значит, резерв был поставлен «в виртуальный минус».
Также полезно использовать отчет Анализ заказа покупателя. В нем наглядно видно:
Подведем итоги нашего анализа. Нулевая себестоимость при продаже из резерва в УНФ — это не «косяк», а следствие гибкости программы, которая позволяет резервировать товар «под честное слово» (будущие поступления).
Рассмотрим алгоритм действий для исправления:
Приход должен быть раньше Расхода по времени, а резерв должен формироваться либо из фактического остатка, либо через механизм Заказа поставщику с указанием заказа покупателя.Расходной накладной, чтобы программа точно знала, что вы снимаете именно тот товар, который был забронирован под этот заказ.Соблюдение этих несложных правил позволит вам всегда иметь актуальные данные о прибыли и рентабельности вашего бизнеса в системе 1С:УНФ.