← На главную

При организации обмена между конфигурациями розничной торговли (например, «1С:Розница») и учетными системами («1С:УПП», «1С:Комплексная автоматизация» или «1С:Бухгалтерия») нередко возникает расхождение между данными бухгалтерского учета по счету 50 и отчетом «Кассовая книга». Разберем детально, почему это происходит и как выстроить корректную методологическую цепочку документов.

В чем причина кассового разрыва?

Проанализируем типовую ситуацию: за рабочую смену в розничном магазине было продано товаров на сумму 1000 рублей. В конце смены кассир сдает инкассатору только 500 рублей, а 500 рублей оставляет в денежном ящике в качестве неснижаемого остатка (разменного фонда) на следующую смену.

В учетную систему приходят два документа:

1. Документ ОтчетОРозничныхПродажах на всю сумму выручки (1000 рублей), который формирует проводку признания выручки по дебету счета 50.01 («Касса организации») и кредиту счета 90.01 (или 62.Р).
2. Документ ПриходныйКассовыйОрдер (ПКО) с видом операции «Розничная выручка» только на фактически изъятую сумму (500 рублей).

В типовой схеме прямой работы со счетом 50.01 документ ПКО с признаком розничной выручки не формирует проводок в бухгалтерском учете, чтобы не задвоить обороты с отчетом о розничных продажах. Он служит исключительно для формирования печатной формы КО-4 и записи в регистры кассовой книги. При формировании отчета «Кассовая книга» система сверяет обороты по счету 50.01 с суммами кассовых документов. Поскольку по счету прошло 1000 рублей, а ордер оформлен лишь на 500 рублей, возникает ошибка расхождения данных.

Методологическое решение: использование счета 50.02 «Операционная касса»

Чтобы избежать ошибок и корректно отражать разменный фонд магазина, необходимо разделить учет на уровне касс: касса розничной торговой точки является операционной кассой (счет 50.02), а касса предприятия/офиса — кассой организации (счет 50.01).

Разберем по шагам правильную цепочку отражения операций:

1. Отражение розничных продаж в магазине:

   Документ ОтчетОРозничныхПродажах должен приходовать выручку на счет операционной кассы. Проводка документа:

   Дт 50.02 – Кт 90.01.1 (на полную сумму чеков — 1000 руб.).

2. Инкассация (перемещение денег из торговой точки в главную кассу):

   Перемещение фактически изъятых средств оформляется документом ПриходныйКассовыйОрдер в кассу организации со счетом кредита 50.02 и видом операции «Прием розничной выручки» (или «Приход денежных средств из операционной кассы»).

   В этом случае ПКО делает реальную бухгалтерскую проводку:

   Дт 50.01 – Кт 50.02 (на фактически сданную сумму — 500 руб.).

3. Контроль остатков:

   В результате на счете 50.02 законно числится дебетовое сальдо разменного фонда (500 руб.), по счету 50.01 отражен приход ровно на сумму 500 руб., а отчет «Кассовая книга» по счету 50.01 формируется без ошибок и полностью сходится с первичными ордерами.

Настройка правил обмена между «1С:Розница» и учетной базой

Для корректного автоматического заполнения документов при обмене выполним следующие настройки:

1. В учетной базе в справочнике Кассы создадим для магазина отдельный элемент с указанием типа кассы или счета учета 50.02 («Операционная касса»).
2. Настроим правила трансляции документов: документ ОтчетОРозничныхПродажах при загрузке должен подставлять счет кассы 50.02.
3. Документ выемки денежных средств из «1С:Розница» должен транслироваться в документ ПриходныйКассовыйОрдер на счет 50.01 с обязательным формированием проводки Дт 50.01 – Кт 50.02.
4. Если происходит передача денег из центральной кассы в магазин на размен, операция оформляется документом РасходныйКассовыйОрдер с проводкой Дт 50.02 – Кт 50.01.

Альтернативный вариант: использование счета 57 «Переводы в пути»

Если выручка из торговой точки забирается службой инкассации или сдается через автоматический сейф/банк с задержкой по времени, целесообразно включить в цепочку счет 57.01 («Переводы в пути»):

1. Выемка денег из кассы магазина: Дт 57.01 – Кт 50.02.
2. Оприходование денег инкассатором в кассу организации: Дт 50.01 – Кт 57.01 (или зачисление на расчетный счет: Дт 51 – Кт 57.01).

Данный подход полностью исключает возникновение кассовых разрывов при неполной инкассации и обеспечивает идеальное соответствие между бухгалтерскими проводками и листами кассовой книги.