Как в 1С:УПП реализовать отгрузку товара по скан-копии платежного поручения

В практике торговых организаций часто возникает ситуация, когда клиент уже произвел оплату и прислал скан-копию платежного поручения, но денежные средства еще не поступили на расчетный счет (банковский межбанковский перевод может занимать до нескольких рабочих дней). Для удержания лояльности клиента организация готова произвести отгрузку «под честное слово» или на основании предоставленного документа. В системе 1С:Управление производственным предприятием (УПП) существует несколько типовых механизмов, позволяющих реализовать такую схему, сохраняя при этом контроль над задолженностью и прозрачность учета. Рассмотрим их подробно.

Вариант 1. Использование документа Платежное поручение входящее без отметки Оплачено

Разберем наиболее технически близкий к вопросу способ. В 1С:УПП документ ПлатежноеПоручениеВходящее выполняет роль как распоряжения на поступление денег, так и самого факта отражения оплаты. Основной секрет кроется в использовании флагов в шапке документа.

Проанализируем механику работы этого документа:

1. При получении скана платежки мы создаем документ ПлатежноеПоручениеВходящее.
2. Устанавливаем флаг Отражать в управленческом учете.
3. Флаг Оплачено оставляем снятым.
4. Заполняем дату документа и сумму согласно скану.

В этом случае при проведении документа программа не делает проводок по бухгалтерскому учету (счет 51 не затрагивается), однако делает движения по управленческим регистрам, таким как РасчетыСКонтрагентами. Это позволяет системе «видеть», что задолженность клиента фактически уменьшилась в рамках управленческого контура. Когда же деньги реально придут на расчетный счет, бухгалтер просто откроет этот документ, установит флаг Оплачено, укажет дату выписки и перепроведет его, после чего возникнут проводки в регламентированном учете.

Вариант 2. Настройка лимитов кредитования в договоре

Если в организации процесс отгрузки по сканам является регулярным, логично будет настроить механизм контроля дебиторской задолженности. Проанализируем настройки договора с контрагентом. В 1С:УПП для каждого договора можно задать жесткие условия отгрузки.

Рассмотрим по шагам, как настроить систему:

1. Откроем карточку договора контрагента.
2. Перейдем на закладку Условия договора.
3. Установим флаг Контролировать сумму задолженности.
4. В поле Допустимая сумма задолженности укажем лимит, в пределах которого менеджер может отгружать товар без предоплаты.

В такой схеме при проведении документа РеализацияТоваровУслуг система проверит текущий долг. Если долг плюс сумма новой отгрузки не превышают лимит, документ проведется. Скан платежки в данном случае служит для руководителя или менеджера основанием для того, чтобы временно увеличить этот лимит или разрешить отгрузку сверх лимита специальными правами доступа.

Вариант 3. Использование документа Аккредитив полученный

Выясним, почему в профессиональной среде часто рекомендуют документ АккредитивПолученный. Аккредитив по своей сути является гарантией платежа. В 1С:УПП использование этого документа позволяет отразить факт того, что оплата гарантирована сторонней организацией (банком), и это учитывается в подсистеме взаиморасчетов.

Проанализируем ситуацию: проведение документа АккредитивПолученный (даже до момента его исполнения) меняет состояние расчетов. Система начинает классифицировать задолженность клиента как «обеспеченную». Это позволяет проводить документы реализации, так как программа видит наличие финансового обеспечения сделки. Это более строгий метод, который подходит для крупных контрактов и официальных гарантийных писем.

Вариант 4. Планирование поступления денежных средств

Для более продвинутого управления казначейством в УПП предусмотрен документ ПланируемоеПоступлениеДенежныхСредств. Рассмотрим, как он помогает в нашей задаче. Этот документ предназначен для фиксации ожидаемых оплат в «Платежном календаре».

Хотя сам по себе этот документ напрямую не уменьшает дебиторскую задолженность в отчетах по взаиморасчетам, он позволяет построить отчет Ведомость по взаиморасчетам с контрагентами с учетом планируемых поступлений. Таким образом, менеджер видит две цифры:

• Фактический долг: сколько денег реально на счетах компании.
• Прогнозный долг: сколько останется, когда все обещанные (подтвержденные сканами) платежи дойдут до банка.

Вариант 5. Сочетание бизнес-процесса и прав доступа

Часто проблема кроется не в отсутствии документа, а в запрете проведения реализации при наличии долга. Разберем, как реализовать административный обход:

1. Создаем дополнительное право доступа (роль) — Разрешить проведение при превышении кредитного лимита.
2. Назначаем эту роль старшему менеджеру или финансовому контролеру.
3. Менеджер по продажам, получив скан, прикрепляет его к ЗаказуПокупателя через механизм Присоединенные файлы.
4. Старший менеджер проверяет скан и проводит РеализацияТоваровУслуг, используя свои расширенные права.

Это наиболее безопасный путь с точки зрения безопасности данных, так как он исключает создание фиктивных записей о движении денег в регистрах до их фактического поступления.

Вариант 6. Использование регистра Денежные средства к получению

Посмотрим на ситуацию с точки зрения системного программиста. Когда мы проводим ПлатежноеПоручениеВходящее без флага Оплачено, данные попадают в регистр накопления ДенежныеСредстваКПолучению. Мы можем модифицировать отчеты по продажам или формы списка заказов, чтобы они подсвечивали заказы, по которым есть движения в этом регистре.

Пример логики проверки наличия «подтвержденной» оплаты в коде (для разработчиков):

Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст = 
    "ВЫБРАТЬ
    |	ДенежныеСредстваКПолучениюОстатки.СуммаОстаток КАК СуммаОжидаемая
    |ИЗ
    |	РегистрНакопления.ДенежныеСредстваКПолучению.Остатки(, ДоговорКонтрагента = &Договор) КАК ДенежныеСредстваКПолучениюОстатки";
Запрос.УстановитьПараметр("Договор", СсылкаНаДоговор);
Результат = Запрос.Выполнить();

Использование этого регистра позволяет четко отделить «реальные» деньги от «обещанных», при этом автоматизируя процесс принятия решения об отгрузке.

Резюме и рекомендации

Подводя итог, можно сказать, что выбор метода зависит от строгости вашего учета:

• Если важна скорость — используйте неоплаченные платежки (Вариант 1).
• Если важна безопасность — используйте кредитные лимиты и прикрепленные файлы (Вариант 5).
• Если вы ведете сложное планирование — используйте документы планирования поступлений (Вариант 4).

Важно: Не забывайте своевременно «закрывать» неоплаченные платежки или временные лимиты, как только выписка из банка подтвердит реальный приход средств, чтобы избежать накопления виртуальных остатков в системе.