← На главную

Часто при работе в 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) стандартных полей в карточке сотрудника не хватает. Мы добавляем дополнительные реквизиты (например, размер одежды, номер пропуска или личный мобильный телефон), но при попытке сформировать отчет сталкиваемся с проблемой: эти данные либо не видны в списке доступных полей, либо выводятся в одной ячейке с ФИО сотрудника, что крайне неудобно для анализа. Рассмотрим подробно, как решить эту задачу и настроить отчет максимально эффективно.

Разбираемся в архитектуре данных: Сотрудник или Физическое лицо?

Перед тем как приступать к настройке отчета, проанализируем, куда именно были добавлены дополнительные реквизиты. В системе 1С:ЗУП 3 данные жестко разделены на две сущности, и от этого зависит путь к полю в компоновке данных (СКД):

1. Справочник «Сотрудники» — здесь обычно хранятся данные, привязанные к конкретному рабочему месту (табельный номер, должность). Если реквизит добавлен сюда, путь в отчете будет: Сотрудник -> [Название вашего реквизита].
2. Справочник «Физические лица» — здесь хранится персональная информация (паспортные данные, ИНН, СНИЛС). Если реквизит добавлен физическому лицу, искать его нужно по более длинной цепочке: Сотрудник -> Физическое лицо -> [Название вашего реквизита].

Разберем типичную ситуацию: вы добавили реквизит, но не видите его в списке выбора. Проверьте обе эти ветки. Часто пользователи ищут реквизит напрямую в корне списка полей, тогда как он всегда является «дочерним» объектом по отношению к сотруднику или физлицу.

Как найти и добавить поле в стандартный отчет

Рассмотрим по шагам процесс на примере отчета «Личные данные сотрудников». Чтобы вывести новый реквизит, выполним следующие действия:

1. Откроем отчет и нажмем кнопку «Настройки...».
2. Переключим вид настроек в режим «Расширенный» (кнопка внизу формы).
3. Перейдем на закладку «Поля и сортировки».
4. В левой колонке (доступные поля) развернем узел Сотрудник.
5. Найдем в списке наш дополнительный реквизит. Если его там нет, развернем узел Физическое лицо внутри сотрудника.
6. Двойным кликом или кнопкой «Добавить» перенесем поле в правую часть окна.

После нажатия кнопки «Закрыть и сформировать» реквизит появится в отчете, но, скорее всего, он будет отображаться в одной колонке с сотрудником через запятую или в скобках. Разберемся, как это исправить.

Настройка вывода реквизита в отдельную колонку

Выясним причину, по которой 1С объединяет поля. Это происходит из-за стандартной настройки группировки. Чтобы «вытащить» реквизит в собственную колонку, нам потребуется зайти в более глубокие настройки отчета — Систему Компоновки Данных (СКД).

Рассмотрим алгоритм действий:

1. В форме отчета нажмем кнопку «Еще» (в верхнем правом углу).
2. Выберем пункт «Прочее», а затем — «Изменить вариант...».
3. В открывшемся окне настройки СКД выберем слева элемент структуры «Детальные записи».
4. Перейдем на вкладку «Дополнительные настройки» (в нижней части окна).
5. Найдем параметр «Расположение реквизитов».
6. Изменим его значение со «Вместе с владельцем» на «Отдельно».

Важный нюанс: Чтобы реквизит гарантированно встал в отдельную колонку, на вкладке «Поля» в окне «Изменить вариант» убедитесь, что ваш реквизит находится на том же уровне иерархии, что и поле Сотрудник, а не внутри какой-либо группы полей.

Альтернативный вариант: Использование «Универсального отчета»

Если стандартный кадровый отчет кажется слишком сложным или содержит много лишних группировок, проанализируем возможность использования Универсального отчета. Он позволяет построить «плоскую» таблицу по любому справочнику.

Разберем по шагам настройку Универсального отчета:

1. Перейдем в раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет».
2. В шапке отчета выберем тип объекта: Справочник.
3. Имя объекта: Сотрудники.
4. Таблица: Основные данные.
5. Нажмем «Настройки», выберем нужные поля (через «Еще - Изменить вариант», как описано выше) и сформируем отчет.

В этом отчете гораздо проще управлять списком колонок, так как в нем изначально нет сложных предопределенных кадровых группировок.

Дополнительные сведения vs Дополнительные реквизиты

Проанализируем ситуацию, когда поле все равно не находится. В 1С есть два похожих механизма: Дополнительные реквизиты и Дополнительные сведения.

Реквизиты видны сразу в карточке, а сведения открываются по отдельной кнопке с изображением «i». В отчетах СКД сведения находятся в самом низу списка доступных полей в отдельной папке. Если вы создали именно «Сведение», не ищите его внутри объекта «Сотрудник», ищите его в корне списка доступных полей отчета.

Практическое применение в расчетах

Дополнительные реквизиты можно использовать не только для чтения. Рассмотрим пример, когда реквизит сотрудника должен влиять на расчет зарплаты. Например, вы создали реквизит РайонныйКоэффициентЛичный.

Чтобы программа учитывала его, в настройках Показателя расчета зарплаты можно указать, что значение показателя берется из «Дополнительного реквизита сотрудника». Это автоматизирует расчеты и избавляет от необходимости ежемесячно вводить данные вручную через документы «Данные для расчета зарплаты».

Массовое заполнение данных

Если в вашей базе сотни сотрудников, заполнять новый реквизит в каждой карточке крайне трудозатратно. Выясним, как это ускорить. Для массового проставления значений используйте обработку «Групповое изменение реквизитов» (раздел Администрирование - Обслуживание - Корректировка данных).

В этой обработке можно выбрать справочник «Сотрудники», отобрать нужных людей по подразделению или должности и в списке изменяемых реквизитов найти ваш дополнительный параметр. Система позволит одним нажатием кнопки прописать нужное значение всем выбранным объектам.

Проблема прав доступа

Если вы настроили отчет, он работает у вас (под полными правами), но не работает у расчетчика или кадровика — проверим права доступа. Для отображения дополнительных свойств у пользователя должна быть роль «Чтение дополнительных сведений и реквизитов». Без этой роли колонки в отчете будут просто пустыми, даже если настройки СКД выполнены верно.