← На главную

Переход на внутренний электронный документооборот (ЭДО) становится все более актуальным для многих организаций. Эта тенденция обусловлена не только стремлением к экономии бумаги и снижению затрат на печать, но и рядом других значительных преимуществ. ЭДО позволяет упорядочить работу внутри компании, значительно ускорить бизнес-процессы, повысить надежность хранения информации и обеспечить ее конфиденциальность. Электронные документы хранятся в едином архиве, что упрощает их поиск и исключает дублирование, а их передача происходит практически мгновенно. Система автоматизирует рутинные задачи, снижает количество ошибок и обеспечивает более эффективный контроль за выполнением поручений. Давайте вместе рассмотрим ключевые аспекты выбора и внедрения ЭДО, особенно для федеральных бюджетных учреждений (ФБУ), уже работающих в экосистеме 1С.

Основные преимущества внутреннего ЭДО

Внедрение внутреннего ЭДО приносит компании множество выгод, значительно улучшая ее операционную деятельность. Мы можем выделить следующие ключевые преимущества:

1. Ускорение бизнес-процессов: Документы движутся по маршрутам согласования и исполнения значительно быстрее, без задержек, связанных с физической передачей бумажных оригиналов. Это позволяет практически мгновенно обрабатывать информацию и принимать решения.
2. Снижение затрат: Мы экономим на приобретении бумаги, картриджей для принтеров, обслуживании самих принтеров, а также на курьерских услугах и организации физического архива. Это напрямую влияет на сокращение операционных расходов.
3. Повышение надежности хранения: Электронные документы не подвержены физическому износу, не теряются в стопках бумаг, их легко резервировать и восстанавливать в случае непредвиденных ситуаций. Это обеспечивает сохранность критически важной информации.
4. Улучшение контроля: ЭДО обеспечивает прозрачность всех этапов согласования и исполнения документов. Мы всегда можем отследить статус любого документа, узнать, на каком этапе он находится и кто за него ответственен.
5. Обеспечение конфиденциальности: В системе ЭДО легко настраиваются права доступа к документам, что позволяет строго разграничивать, кто может просматривать, редактировать или подписывать определенные категории документов, защищая их от несанкционированного доступа.
6. Удобство удаленной работы: Современные системы ЭДО предоставляют возможность доступа к документам из любой точки мира, используя различные устройства (компьютеры, планшеты, смартфоны), что критически важно для эффективной организации удаленных рабочих мест.

Выбор системы электронного документооборота: 1С:ДО или СБИС?

При выборе программного продукта для внутреннего ЭДО организации часто сталкиваются с вопросом: стоит ли использовать специализированное решение, которое хорошо интегрируется с уже имеющимися системами, или рассмотреть "комбайн", предлагающий широкий спектр функций? В нашем случае, когда организация уже использует 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2 (БГУ 2), 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3 (ЗГУ 3) и 1С:Отчетность (ОТ 10), выбор между 1С:Документооборот и Saby (СБИС) становится особенно актуальным. Давайте проанализируем каждую из этих систем подробнее.

1. 1С:Документооборот (1С:ДО)

Преимущества 1С:ДО:

При выборе 1С:Документооборот мы получаем ряд существенных преимуществ, особенно если уже активно используем продукты 1С в нашей работе:

1. Глубокая интеграция с другими продуктами 1С: Это, пожалуй, одно из ключевых преимуществ. Если мы уже работаем в экосистеме 1С, то 1С:ДО предложит нам «бесшовную» интеграцию. Мы сможем выполнять бизнес-процессы согласования документов напрямую из учетной системы, не переключаясь постоянно между программами. Механизм обмена данными обеспечивает объединение баз на логическом уровне, используя правила обмена. Например, возможна синхронизация между 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2.0 (БГУ 2.0) и 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, редакция 3 (ЗКГУ 3.0). Такая интеграция сокращает двойную работу пользователей, экономит время и уменьшает количество дубликатов, повышая общую эффективность работы.
2. Понятность для 1С-специалистов: Наши штатные 1С-ники, в случае возникновения проблем, смогут «залезть» внутрь системы, понять суть проблемы и, при необходимости, доработать функционал. Это может быть реализовано либо силами собственных специалистов, либо с привлечением франчайзи. Со сторонними системами такие возможности могут быть ограничены или вовсе отсутствовать, что часто приводит к фразам типа «не работает — и ХЗ».
3. Открытость системы: 1С:ДО является открытой системой на платформе 1С:Предприятие, что позволяет нам достаточно гибко настраивать и изменять ее под специфические требования организации, используя встроенные инструменты и возможности платформы. Это дает большую свободу в адаптации системы под наши уникальные бизнес-процессы.
4. Бизнес-процессы: Система содержит мощные инструменты для создания и управления бизнес-процессами. Это позволяет нам эффективно унифицировать внутренние регламенты документооборота и автоматизировать типовые бизнес-процессы, такие как согласование договоров, приказов, служебных записок и других внутренних документов.

Версии 1С:ДО для ФБУ:

Рассмотрим различные версии 1С:Документооборот и определим, какая из них наилучшим образом подходит для федеральных бюджетных учреждений:

1. 1С:Документооборот ПРОФ: Эта версия хорошо подходит для небольших и средних компаний. Если наши внутренние нужды не требуют специфических форм и бланков для взаимодействия с государством или юридически значимого внешнего ЭДО, этой версии может быть вполне достаточно для автоматизации внутренних процессов.
2. 1С:Документооборот КОРП: Предназначена для более сложных и крупных организаций с разветвленной структурой и большим объемом документооборота. Она предлагает расширенный функционал для управления проектами, учета трудозатрат и других корпоративных задач.
3. 1С:Документооборот государственного учреждения (ДГУ): Эта версия разработана специально для государственных и муниципальных учреждений с учетом специфики бюджетного учета и действующего законодательства, включая Приказ Минфина России 61н от 15.04.2021. Она отличается наличием форм и бланков, необходимых для взаимодействия с государством и гражданами (например, в рамках 59-ФЗ об обращениях граждан). Если в вашей организации часто встречаются обращения граждан и прочие прелести 59-ФЗ, версия ДГУ будет оптимальным выбором. Однако, для чисто внутренних нужд без специфических государственных требований, версия ПРОФ может быть достаточной, но для ФБУ всегда важно учитывать потенциальные регуляторные особенности, которые могут потребовать функционал ДГУ.

2. Saby (СБИС)

Преимущества Saby (СБИС):

Saby (СБИС) представляет собой "комбайн" решений, что может быть привлекательным для организаций, стремящихся к унификации различных бизнес-процессов в одной системе. Давайте выделим его основные преимущества:

1. Комплексное решение («комбайн»): Saby предлагает не только ЭДО, но и широкий набор других функций, таких как CRM, инструменты для управления продажами, онлайн-кассы, кадровый и воинский учет, а также функции социальных сетей для компании и геймификацию. Если мы уже используем СБИС для внешнего ЭДО или других задач, это может быть удобным расширением функционала в единой экосистеме.
2. Поддержка удаленной работы: Система хорошо адаптирована для работы сотрудников на удаленке. Она предоставляет мобильные приложения для работы с документами, что упрощает их создание, согласование, подписание и перенаправление из любого места.
3. Адекватная техподдержка: Пользователи отмечают, что техподдержка у Saby достаточно адекватна, что является важным фактором при освоении новой, довольно навороченной системы. Это помогает оперативно решать возникающие вопросы и проблемы.

Особенности Saby (СБИС):

При всей своей многофункциональности, Saby имеет особенности, которые мы должны учитывать при принятии решения о внедрении внутреннего ЭДО:

1. Внешнее решение: Saby по своей сути является внешним решением с внешней базой. Использование внешней системы для внутреннего документооборота может показаться странным и нести определенные риски в плане безопасности, конфиденциальности и вопросов ответственности, если только у СБИС нет решения для локального оборота на наших серверах. Мы должны тщательно оценить эти риски.
2. Сложность для нетиповых задач: Если требуются нетиповые настройки или решения, выходящие за рамки стандартного функционала, работа с Saby может стать сложной и дорогой. Разобраться во всех механизмах самостоятельно бывает непросто из-за ее многофункциональности и сложности.
3. Возможные сбои: Как и любая сложная система, Saby может иногда сбоить. Например, пользователи отмечали ситуации, когда документ подписан с мобильного устройства, но в мобильном интерфейсе не отображается, кому его перенаправить, или подписан только один из двух документов. Это требует внимательного контроля со стороны пользователей.

3. Другие системы ЭДО

Помимо 1С:ДО и СБИС, на российском рынке существует множество других систем электронного документооборота. Среди них выделяют как "комбайны", так и специализированные решения. К популярным СЭД для среднего и малого бизнеса часто относят Directum Lite, Docsvision, Tessa, Дело, Битрикс24, EnDocs, Elma365, а также СЭД Практика, Тезис, Jet form, Этлас, CompanyMedia и другие. Рассмотрим один из примеров, иллюстрирующий важность правильного выбора и ресурсов для внедрения:

Одна организация приобрела Docsvision, но столкнулась с высокими ценами на внедрение и решила делать это своими силами. Попытка внедрения сисадмином в свободное время, когда система построена на C#, привела к провалу. 1С-ники отказались, так как «это неведома хрень не по их части» (внутри всё на C#). В итоге, проект затянулся, наняли нового человека, который пытается разобраться, а сроки «летят». Этот пример ярко демонстрирует, что выбор системы должен сопровождаться реалистичной оценкой внутренних компетенций и ресурсов для ее внедрения и поддержки. Недостаток специалистов или несоответствие технологий может привести к значительным задержкам и дополнительным расходам.

Также был упомянут СЭД «Е1 Евфрат» как одна из возможных альтернатив, которую можно рассмотреть в ходе анализа рынка.

Ключевые аспекты успешного внедрения ЭДО

Внедрение ЭДО — это не просто установка нового программного обеспечения, а стратегический шаг, требующий серьезной организационной подготовки. Давайте вместе разберем основные факторы, влияющие на успех проекта.

1. Воля и заинтересованность руководства

Это критически важный фактор для успеха. Переход на ЭДО не взлетит или остановится на зачаточном уровне, если нет жесткой воли и заинтересованности высшего руководства. Руководство должно быть готово не только поддержать проект финансово и административно, но и «карать всех сотрудников, которые будут всеми силами пытаться саботировать проект внедрения ЭДО». Часто мотивация «экономия бумаги» оказывается плохой в долгосрочной перспективе, так как цены на бумагу могут отскочить обратно, и первоначальный интерес к проекту угаснет. ЭДО должен быть частью более широкой стратегии по оптимизации бизнес-процессов, повышению эффективности и прозрачности, а не просто попыткой решить временные проблемы с ценами на бумагу. Если интересанта, понимающего цели и задачи внедрения ЭДО, среди высшего руководства нет, то проект обречен на провал или стагнацию на примитивном уровне.

2. Организационно-административные вопросы

Внедрение ЭДО требует перестройки устоявшихся рабочих процессов и организационной структуры. Мы должны учесть следующие моменты:

1. Ответственный за документооборот: Нам нужен вменяемый руководитель подразделения, которое осуществляет прием и отправку почты, корреспонденции и прочего (чаще всего это канцелярия или общий отдел). Именно там будет происходить первичная обработка входящих документов и конечная рассылка исходящих, а также контроль за соблюдением регламентов ЭДО.
2. Регламент и инструкции: Необходимо разработать и утвердить подробный регламент, который будет разрешать все возможные инциденты и четко регламентировать работу всех сотрудников – от рядовых работников до руководителей всех уровней. Включите в него администрирование системы и четкое определение ответственности за ошибки и несоблюдение процедур. Для этого достаточно приказа с подробной инструкцией по ЭДО, расписывающей все процессы и действия пользователей пошагово.
3. Сопротивление пользователей: Мы должны быть готовы к сопротивлению со стороны пользователей. Сотрудники часто жалуются на «многооконный интерфейс» или на то, что «замучались по вашим окнам шнырять», привыкнув к работе в Excel или бумажным процессам. Здесь и потребуется административный ресурс, чтобы «наступить на длинные языки и ленивые руки» и обеспечить дисциплину в использовании новой системы.
4. Поддержка пользователей: Для успешной работы системы, особенно с учетом возможных сложных бизнес-процессов, потребуется выделенный человек (администратор с правами 1С и доступом ко всему в ЭДО), который будет постоянно на связи и сможет оперативно помогать пользователям разбираться с возникающими вопросами, проводить обучение и консультирование. Это особенно важно для тех процессов, которые используются не ежедневно и могут быстро забываться.

3. Планирование и поэтапность внедрения

Успешное внедрение требует тщательного планирования проекта, включая определение целей, задач, необходимых ресурсов и потенциальных рисков. Мы рекомендуем начинать внедрение поэтапно:

1. Пилотный проект: Начните с одного отдела или группы относительно простых бизнес-процессов. Например, можно автоматизировать согласование служебных записок на покупку канцелярии, что является простым и понятным процессом. В 1С:БГУ 2 уже есть базовый функционал для этого, который можно попробовать использовать без приобретения отдельного 1С:ДО.
2. Расширение функционала: После успешной апробации и получения положительного опыта на пилотном проекте, можно постепенно расширять систему на более сложные и объемные процессы, такие как согласование договоров, тендеров, складских накладных и внутренних распоряжений. Такой подход позволяет минимизировать риски и постепенно адаптировать сотрудников к новым правилам работы.

Работа с удаленными сотрудниками

Современные СЭД активно поддерживают удаленную работу, что стало особенно актуально в последние годы. Давайте рассмотрим, как мы можем организовать доступ к ЭДО для сотрудников, работающих вне офиса, чтобы обеспечить непрерывность бизнес-процессов.

1. Публикация базы и тонкие клиенты: Один из самых распространенных способов — публикация базы 1С:ДО на веб-сервере. Сотрудникам, работающим на удаленке, можно установить тонкие клиенты 1С на домашние компьютеры. Это позволит им полноценно работать с системой, как если бы они находились в офисе, используя знакомый интерфейс 1С.
2. VPN и RDP: Для обеспечения безопасности и надежного доступа в корпоративную сеть настоятельно рекомендуется использовать VPN (виртуальную частную сеть). VPN создает защищенное соединение между удаленным компьютером и корпоративной сетью. В идеале, доступ к рабочему месту может быть организован через RDP (удаленный рабочий стол), что позволит сотрудникам работать на удаленном сервере, как будто они физически находятся за своим офисным компьютером.
3. Веб-версия и мобильный доступ: Многие системы, включая 1С:ДО и Saby, имеют полноценные веб-версии, которые можно запускать на планшетах и компьютерах через обычный браузер. Кроме того, наличие мобильных приложений позволяет работать с документами (например, согласовывать и подписывать их электронной подписью) со смартфонов. Это обеспечивает гибкость и доступность системы в любое время и в любом месте.
4. Уведомления по почте: Для удобства пользователей можно настроить дублирование сообщений о задачах в ЭДО на их электронную почту. Получив письмо с текстом задачи и прямой ссылкой на нее, сотрудник сможет быстро перейти к ее выполнению в системе ЭДО, не пропуская важные поручения.

Экономические аспекты внедрения ЭДО

На первый взгляд, переход на ЭДО мотивирован экономией на бумаге. Однако, мы должны четко понимать, что 1С:ДО (или любая другая СЭД) это не всегда про прямую экономию средств на бумаге. По факту, бездумное внедрение без учета всех затрат может привести к увеличению общих операционных расходов.

Стоимость лицензий и внедрения:

Стоимость СЭД может значительно варьироваться в зависимости от выбранного решения, версии и количества пользователей. Для 1С:Документооборот стоимость конкурентной лицензии начинается примерно от 9 400 ₽ за пользователя, а персональной — от 11 600 ₽. Для организации с 20 рабочими местами в файловом режиме базовые лицензии могут составить около 117 600 ₽. Если потребуется установка на сервер, к этому добавятся лицензии на сервер 1С:Предприятие и клиентские лицензии (например, 5 клиентских лицензий по 41 400 ₽), что в сумме составит около 160 000 ₽ только за программное обеспечение. К этому нужно добавить расходы на внедрение, которые могут значительно превышать стоимость лицензий и составлять от 200 000 до 300 000 ₽ и выше, в зависимости от сложности и объема работ (настройка маршрутов, интеграция, обучение).

Для организации с 20 рабочими местами, если сроки не поджимают и есть достаточно компетентные штатные специалисты, мы можем попытаться настроить все самостоятельно по методичкам, что значительно снизит затраты на внедрение. 1С:ДО — один из простейших продуктов 1С в плане настройки, если не требуется серьезных доработок кода.

Для Saby (СБИС) стоимость годовых тарифов может варьироваться от 1 500 до 30 000 рублей, а некоторые решения предлагают оплату за отправленные документы, при этом входящие документы часто бесплатны. Необходимо тщательно сравнить модели лицензирования и оценить совокупную стоимость владения.

Где ЭДО действительно экономит:

Истинная экономия проявляется не столько в прямых расходах на бумагу, сколько в скорости обработки документов, снижении трудозатрат на их поиск, пересылку и хранение, а также в минимизации рисков потери документов. Например, в одной крупной больнице успешно внедрили ЭДО для бухгалтерии и аптеки. Там формировались огромные кипы документов по списанию номенклатуры и движениям между отделениями/складом каждый месяц. Ручное подписание таких объемов документов заняло бы 1-2 дня рабочего времени. ЭДО решил эту проблему, значительно ускорив процессы и снизив нагрузку на персонал. В то же время, внедрение ЭДО для кадров и зарплаты не взлетело, так как требовалась электронная цифровая подпись (ЭЦП) каждому сотруднику, а объем документов был не так велик, чтобы оправдать такие затраты и усилия. Этот пример показывает, что ЭДО наиболее эффективен там, где существует большой объем рутинных документов и высокие требования к скорости обработки, а также там, где можно избежать массовой выдачи ЭЦП каждому сотруднику, если это не обосновано объемом задач.

Особенности для Федеральных Бюджетных Учреждений (ФБУ)

Для федеральных бюджетных учреждений существуют специальные требования к системам электронного документооборота, которые утверждены Минкомсвязью России и Росархивом. При выборе и внедрении ЭДО нам следует учитывать следующие критически важные моменты:

1. Регуляторные требования: Системы ЭДО для государственных учреждений должны соответствовать минимальному набору функций, а также условиям управления документами, включая служебную информацию ограниченного распространения. Важно обеспечить соответствие всем приказам и методическим рекомендациям Минфина и других регуляторов.
2. Защита информации: Для ФБУ крайне важна защита от несанкционированного доступа. Система должна обеспечивать класс защищенности не ниже 1Г для документов ограниченного доступа. Это включает использование сертифицированных средств криптографической защиты информации и соблюдение требований ФСТЭК и ФСБ.
3. Масштабируемость и производительность: Учитывая потенциальный рост документооборота и возможное расширение организации, система должна быть масштабируемой и производительной, способной обрабатывать большие объемы данных без снижения скорости работы.
4. Надежность хранения: Необходимо обеспечить долгосрочное и надежное хранение всех электронных документов, обрабатываемых в ФОИВ, в течение не менее 5 лет, а для некоторых категорий документов — и дольше, согласно установленным нормативам и номенклатуре дел.
5. Связь с головной организацией: Прежде чем принимать окончательное решение о выборе и внедрении СЭД, настоятельно рекомендуем обратиться в головную организацию. Вполне возможно, что у них уже есть централизованный проект или утвержденная система СЭД, используемая в минцифре или других вышестоящих структурах, и вам будет предписано использовать именно ее. Это позволит избежать дублирования усилий и обеспечит соответствие общим стандартам.

Дополнительные рекомендации и советы

Для успешного перехода на внутренний ЭДО, помимо выбора системы и учета организационных аспектов, мы также можем воспользоваться следующими практическими советами:

1. Используйте существующий функционал 1С:БГУ2: Для начала, попробуйте более полноценно использовать встроенный функционал 1С:Бухгалтерия государственного учреждения, редакция 2 для внутреннего ЭДО. Например, для согласования служебных записок на покупку карандашей, что является относительно простым бизнес-процессом. 1С:БГУ2 уже содержит базовые механизмы для внутреннего ЭДО. Изучите методические материалы на 1С:ИТС по этой теме, например, раздел об использовании функционала по согласованию документов.
2. Обучение ключевых сотрудников: Чтобы практически гарантировать успешное внедрение собственными силами и минимизировать зависимость от внешних подрядчиков, направьте ключевых сотрудников (например, из проектной группы или системных администраторов) на специализированное обучение. В Учебном центре №1 1С часто проводятся курсы по 1С:Документооборот, которые помогут освоить тонкости настройки и администрирования системы.
3. Качество презентации от франчайзи: При заказе презентации или консультации от потенциальных подрядчиков, настаивайте на том, чтобы приезжал квалифицированный и опытный работник, а не студент-стажер. Четко дайте понять, что «студента погоните, как только заикаться начнет». Это поможет избежать ситуации, когда клиент оплатил, а интерес подрядчика пропал после первичной продажи, и качество внедрения окажется низким.

Таким образом, переход на внутренний ЭДО — это сложный, но очень перспективный проект. С правильным подходом, учетом организационных нюансов, грамотным выбором программного обеспечения и достаточной подготовкой персонала, ваша организация сможет значительно оптимизировать свои внутренние процессы, повысить эффективность работы и обеспечить надежность хранения информации.