С появлением прогрессивной шкалы НДФЛ у многих бухгалтеров и технических специалистов возник резонный вопрос: как правильно консолидировать доходы физического лица, если он получает их из разных источников внутри одной организации? Рассмотрим классическую ситуацию: человек в начале года получил от компании крупный приз или выигрыш (как клиент), а затем устроился в эту же компанию на работу. Должна ли программа 1С:Зарплата и Управление Персоналом автоматически подхватить «клиентский» доход и начать удерживать 15% с первой же зарплаты?
В этой статье мы подробно разберем законодательную базу, технические возможности программы и алгоритмы работы налогового агента в подобных ситуациях.
Проанализируем сначала правовую сторону вопроса, так как именно она определяет логику работы программы. Согласно статье 225 НК РФ, налоговая база определяется налоговым агентом отдельно по каждой совокупности доходов, указанных в пункте 2.1 статьи 210 НК РФ.
Важный момент: на период 2021–2024 годов был введен так называемый «переходный период». В это время налоговые агенты при расчете порога в 5 миллионов рублей применяют ставку 15% к каждой налоговой базе отдельно. Это означает, что если в рамках одной организации (одного ИНН) человек получил:
Суммарно доход составил 7 000 000 руб., что больше порога в 5 млн. Однако, поскольку это разные налоговые базы, налоговый агент при выплате каждого из этих доходов применит ставку 13%, так как ни одна из баз по отдельности не превысила 5 000 000 руб. Обязанность по объединению этих баз и расчету совокупного налога лежит исключительно на Федеральной налоговой службе (ФНС).
Выясним, как происходит окончательный расчет. По окончании года все налоговые агенты сдают отчетность (6-НДФЛ со справками о доходах). ФНС в своей информационной системе объединяет все доходы физического лица по всем работодателям и по всем налоговым базам. Если в совокупности доход превысил 5 млн руб., налоговая инспекция самостоятельно рассчитает сумму НДФЛ к доплате и пришлет физическому лицу налоговое уведомление.
Таким образом, бухгалтеру не нужно пытаться «впихнуть» выигрыши клиента в расчетную ведомость сотрудника, чтобы искусственно завысить ставку. Более того, принудительное объединение баз может привести к ошибкам в отчетности, так как контрольные соотношения ФНС настроены на проверку каждой базы обособленно.
Рассмотрим ситуацию, когда нам все же необходимо отразить доходы, полученные физлицом в этой же организации, но в других системах (например, если это доходы, относящиеся к той же самой налоговой базе, что и зарплата).
В 1С:ЗУП 3.1 основным инструментом для регистрации «внешних» доходов для целей НДФЛ является документ «Операция учета НДФЛ». Разберем по шагам, как его использовать:
Проанализируем последствия: после проведения этого документа программа будет «знать», что у данного физлица уже накоплен определенный доход. При расчете следующей зарплаты документом Начисление зарплаты и взносов, 1С проверит общую сумму доходов по основной налоговой базе. Если сумма (с учетом внесенной операции) превысит 5 000 000 руб., программа автоматически применит ставку 15% к сумме превышения.
Посмотрим на ситуацию, описанную в сообщениях форума: доходы клиентов ведутся в одной системе, а зарплата — в ЗУП. Если организация одна, то ИНН налогового агента один. В идеале, вся отчетность 6-НДФЛ должна формироваться из одной «мастер-системы».
Если вы решили консолидировать данные в 1С:ЗУП, можно рассмотреть вариант автоматизации:
Операция учета НДФЛ.Однако, учитывая упомянутое выше правило раздельных баз, в большинстве случаев такая сложная интеграция не требуется. Выигрыши (код 2740) и зарплата (код 2000) относятся к разным налоговым базам в контексте переходного периода. Следовательно, они не должны суммироваться налоговым агентом для определения ставки.
При заполнении формы 6-НДФЛ важно помнить, что доходы с разными ставками или относящиеся к разным налоговым базам, распределяются по разным страницам Раздела 1 и Раздела 2.
Например, если вы все же решили суммировать доходы, программа 1С:ЗУП может сформировать отчетность следующим образом:
Если вы ошибочно суммируете базы, которые по закону суммировать не должны (например, дивиденды и зарплату до 2025 года), вы рискуете излишне удержать налог у сотрудника, что повлечет за собой необходимость возврата и корректировки отчетности.
Ситуация значительно изменится с 1 января 2025 года. Проанализируем грядущие изменения: вводится пятиступенчатая шкала НДФЛ (13%, 15%, 18%, 20%, 22%). При этом порог для применения повышенной ставки снижается с 5 млн до 2,4 млн рублей.
Несмотря на усложнение шкалы, принцип налогового агента остается прежним: вы отвечаете только за те выплаты, которые совершили сами. Однако вероятность того, что сотрудник превысит порог в 2,4 млн руб. внутри вашей организации, гораздо выше, чем порог в 5 млн. Это потребует от бухгалтерии более тщательного контроля за всеми типами начислений, которые входят в «основную налоговую базу» (зарплата, премии, отпускные, надбавки).
Краткий итог: Если в 2023–2024 годах клиент получил выигрыш, а потом стал сотрудником той же фирмы, налоговый агент не суммирует эти доходы для расчета ставки 15%, так как это разные базы. 1С:ЗУП 3.1 настроена в соответствии с этим законом. Вести «совокупный учет» вручную или через сложные доработки нет необходимости — эту работу за вас сделает ФНС в конце года.