Вопрос учета подарочных сертификатов в программе «1С:Управление торговлей 11» (редакции 11.3 и выше) часто вызывает сложности у пользователей. Основная причина заключается в том, что логика системы разделяет «физический носитель» (пластиковую карту) и «финансовое обязательство» (номинал сертификата). Рассмотрим подробно, как работает штатный механизм, и как реализовать полноценный складской учет сертификатов.
Проанализируем, почему в программе нет прямой кнопки «Оприходовать сертификаты на склад». В типовом функционале подарочный сертификат — это аванс от покупателя. С точки зрения системы, это виртуальная сущность, которая начинает существовать только в момент продажи. До этого момента сертификат — это просто «пластик», не имеющий ценности в управленческом балансе.
Штатный жизненный цикл сертификата выглядит так:
Виды подарочных сертификатов.Подарочные сертификаты.Чек ККМ или Реализацию подарочных сертификатов (активация долга предприятия).Если нам необходимо видеть, сколько «пустых» бланков сертификатов лежит в конкретном магазине или на основном складе, разберем методику двойного учета. Этот метод позволяет контролировать остатки без доработки кода.
Шаг 1: Создание номенклатуры. Разберем создание специальной позиции в справочнике Номенклатура. Назовем её «Бланк сертификата 1000 руб.». Тип номенклатуры — «Товар». Это позволит нам использовать стандартные складские документы.
Шаг 2: Приход сертификатов. Когда типография отгружает вам напечатанные карты, оформим документ Приобретение товаров и услуг. В качестве товара укажем наши созданные бланки. Теперь в отчете Остатки и доступность товаров мы увидим количество карточек на складе.
Шаг 3: Перемещение между магазинами. Чтобы передать сертификаты с центрального склада в розничную точку, воспользуемся документом Перемещение товаров. Программа зафиксирует, что 50 бланков уехали со склада «Центральный» на склад «Магазин №1».
Шаг 4: Списание при продаже. Это самый важный момент. При продаже сертификата клиенту, кассир пробивает его как финансовый инструмент (через закладку оплаты или специальную операцию). Чтобы физический бланк ушел из остатков, в конце смены или раз в неделю необходимо оформить документ Списание недостач товаров на количество проданных сертификатов. Либо, если настроен серийный учет, можно связать серию товара и номер сертификата, но это требует внимательности персонала.
Многих пользователей интересует вопрос: «Как увидеть, какой магазин продал сертификат, если они не учитываются на складе?». Выясним, как получить эту информацию из типовых регистров.
Хотя в регистре накопления Подарочные сертификаты нет измерения Склад, оно есть в документах-регистраторах. Чтобы проанализировать продажи, выполним следующие действия:
Регистратор.Склад или Организация.Таким образом, мы увидим детальную информацию: какой документ (Чек ККМ или Реализация) активировал сертификат и на каком складе этот документ был оформлен. Это позволяет вести посмертный контроль без сложной автоматизации.
Если бизнес-процессы требуют жесткого контроля (например, запрет продажи сертификата, если его «бланка» нет на остатке данного склада), рассмотрим технический путь решения. Как отмечают эксперты, 1С позволяет расширить типовой функционал.
Проанализируем ситуацию: нам нужно добавить измерение Склад в регистр накопления Подарочные сертификаты. Это позволит видеть остаток номинала в разрезе точек хранения.
Основные этапы доработки:
Склад в регистр Подарочные сертификаты.Реализация подарочных сертификатов и Возврат подарочных сертификатов для заполнения нового измерения.Отчет о розничных продажах, чтобы при оплате сертификатом (отоваривании) складское движение по регистру закрывалось корректно.Пример логики для модуля проведения может выглядеть так (схематично):
// При проведении реализации сертификата
Движение = Движения.ПодарочныеСертификаты.ДобавитьПриход();
Движение.ПодарочныйСертификат = Строка.Сертификат;
Движение.Сумма = Строка.Сумма;
// Наше новое измерение
Движение.Склад = ЭтотОбъект.Склад;
Рассмотрим еще один эффективный метод — использование серий номенклатуры. Если при создании вида номенклатуры «Бланк сертификата» включить использование серий (экземпляров), то каждый бланк получит уникальный номер, идентичный номеру сертификата.
В этом случае отчет Движения серий товаров станет вашим главным инструментом контроля. Вы сможете в любой момент времени увидеть, на каком складе числится бланк с конкретным серийным номером №000125 и когда он был перемещен. Это максимально приближает учет к «фен-шую», обеспечивая прозрачность и для бухгалтерии, и для склада.
Важный нюанс: Не забывайте про статусную модель. В УТ 11 сертификаты имеют статусы Не активирован, Активирован, Отоварен и Аннулирован. Контроль статусов в сочетании со складским учетом бланков дает полную картину движения денежных средств и материальных ценностей.