← На главную

Автоматизация сети розничных точек — одна из наиболее частых задач при расширении бизнеса. Проанализируем типовую ситуацию: имеется центральный склад в городе N и 4 розничных магазина непродовольственных товаров (например, текстиль) в разных городах одного региона. На торговых точках уже установлены компьютеры с базовой версией конфигурации 1С:Розница. Руководству требуется организовать управление всей сетью из центрального офиса и наладить процесс поставки так, чтобы продавец в магазине не отвлекался на ручной ввод накладных и создание документов оприходования, а лишь сверял фактически привезенный товар с документом.

Рассмотрим подробно, почему имеющиеся базовые лицензии не подходят для реализации такой схемы, какие архитектурные решения существуют и как правильно организовать документооборот между складом и торговыми точками.

Ограничения базовых версий 1С и требования законодательства

Посмотрим на технические ограничения базовой версии 1С:Розница. Базовая лицензия предназначена для ведения учета на одном ПК для одной организации и имеет существенные рамки:

1. Отсутствие РИБ (Распределенной Информационной Базы): В базовой версии невозможно создать полноценный РИБ с центральным узлом и периферийными базами для автономной работы точек.
2. Ограничения по работе с маркировкой: Поскольку розничная сеть торгует текстильной продукцией, она попадает под обязательную маркировку в системе «Честный ЗНАК». Ведение учета маркированного товара и передача кодов DataMatrix в базовых версиях на нескольких изолированных компьютерах приводят к рассинхронизации остатков и ошибкам при выбытии на кассе.
3. Сложности обмена: В базовых версиях возможен лишь простой обмен через файлы, что приводит к задержкам в получении оперативных остатков сетью.

Для полноценного управления сетью магазинов потребуется апгрейд программного обеспечения до версии ПРОФ.

Архитектурные варианты построения сети магазинов

Проанализируем три основных варианта построения информационной системы для розничной сети.

Вариант 1. Использование 1С:Розница ПРОФ и механизма РИБ (Рекомендуемый выбор)

Суть данного решения заключается в приобретении версии ПРОФ для центрального офиса и локальных точек. В центральном офисе настраивается главный узел (ЦБ), а на кассах магазинов — периферийные узлы РИБ (по магазинам).

Преимущества:

1. Полная автономность магазинов: Если в торговой точке пропадет интернет, касса продолжит пробивать чеки и принимать товар. При восстановлении связи произойдет фоновый обмен с центральным узлом.
2. Централизованное управление: Все справочники номенклатуры, цены, скидки и документы перемещения создаются в офисе и автоматически рассылаются по магазинам.
3. Передача чеков и остатков: Из магазинов в центр передаются отчеты о розничных продажах и данные по чекам.

Вариант 2. Терминальный сервер (RDP) или Работа в Облаке (1С:Фреш)

При этой схеме информационная база 1С устанавливается на один физический сервер в центральном офисе (или в облаке), а операторы и продавцы подключаются к ней удаленно через интернет (по протоколу RDP или через веб-клиент).

Преимущества:

1. Оперативность «в реальном времени»: Остатки по всем магазинам обновляются мгновенно. Продавец всегда видит, есть ли нужный комплект текстиля на соседней точке.
2. Простота обслуживания: База данных всего одна, ее легко обновлять и резервировать.

Минусы: Полная зависимость от стабильности интернета. При обрыве связи торговля на точке останавливается (если не используются автономные кассовые модули, такие как 1С:Мобильная касса).

Вариант 3. Использование 1С:Управление торговлей в центре + 1С:Розница на точках

Если предприятию требуется глубокий управленческий учет, работа с оптовыми поставщиками, расчет взаиморасчетов с контрагентами и планирование закупок, в качестве центрального узла устанавливают конфигурацию 1С:Управление торговлей (УТ). На розничных точках остаются рабочие места кассиров на базе 1С:Розница ПРОФ, обмен с которыми настраивается через штатные планы обмена 1С:Розница - 1С:Управление торговлей.

Организация приемки товара без отвлечения продавца: Ордерная схема

Выясним, как реализовать требование автора: сделать так, чтобы продавец не тратил время на заведение цен, оприходование и создание документов с нуля, но при этом учет остатков оставался строго контролируемым.

Наиболее эффективным решением этой задачи является использование ордерной схемы учета товаров (ордерного склада).

Разберем процесс приема товара по шагам:

1. Оформление отправки в центральном офисе: Оператор склада N на основании заказа или потребности магазина создает документ ПеремещениеТоваров. В документе указывается склад-отправитель и магазин-получатель. Проводится финансовый документ, товар переходит в статус «Товары в пути».
2. Передача электронного распоряжения: По каналу РИБ или сети документ перемещения попадает в базу магазина. Для продавца этот документ выступает в роли «Распоряжения на приемку».
3. Фактическая приемка товара продавцом: Водитель привозит товар с бумажной накладной. Продавец открывает специальное упрощенное рабочее место приемки (или использует сканер штрихкодов / ТСД).

   Продавец не вводит номенклатуру вручную, а сканирует штрихкоды на упаковках товаров. На основании полученных данных система сама формирует документ ПриходныйОрдерНаТовары.

4. Фиксация расхождений: Если фактическое количество совпало с ордером, документ проводит поступление на остаток магазина. Если обнаружена недостача или брак, программа подсвечивает расхождения, и центральный офис автоматически получает акт о расхождениях.

При такой схеме продавец выполняет минимальное количество действий: нажимает кнопку сканирования, считывает штрихкоды (или коды DataMatrix маркировки) и нажимает «Завершить приемку».

Вопросы лицензирования и сопровождения (1С:ИТС)

Рассмотрим важный юридический и организационный нюанс при апгрейде с Базовых версий на ПРОФ.

При приобретении программных продуктов версии ПРОФ пользователь сталкивается с правилами сопровождения фирмы 1С:

• Льготный период 1С:ИТС: При покупке любой программы версии ПРОФ вам официально предоставляется бесплатный льготный период сопровождения 1С:ИТС на 3 месяца (либо схема «4 месяца по цене 12»). Навязывание платного договора сопровождения с первого дня покупки партнерами 1С не соответствует регламенту фирмы 1С.
• Обязательность ИТС в дальнейшем: Для получения обновлений программы, классификаторов и работы обменов на версиях ПРОФ наличие действующего договора 1С:ИТС со второго года является обязательным условием.

Итоговый чек-лист действий по автоматизации сети

1. Выполнить апгрейд базовых лицензий 1С:Розница до версии ПРОФ на всех точках и в офисе.
2. Развернуть центральную информационную базу на ПК в центральном офисе.
3. Настроить узлы РИБ (Распределенной Информационной Базы) для каждого из 4 магазинов.
4. Включить в настройках программы ордерную схему учета при перемещении товаров.
5. Оснастить рабочие места продавцов 2D-сканерами штрихкодов (для работы с обычными штрихкодами и марками «Честный ЗНАК»).
6. Обучить продавцов работе с документом ПриходныйОрдерНаТовары в режиме сканирования.