В процессе работы с конфигурацией 1С:Управление торговлей (редакции 11.4 и 11.5) при переходе на новый режим работы «Взаиморасчеты онлайн» у пользователей и администраторов часто возникают споры относительно логики зачета авансов и погашения задолженности. Типичная ситуация: в договоре установлена детализация расчетов «По накладным», бухгалтер оформляет платежный документ без указания конкретного документа отгрузки (оставляя основание пустым или указывая договор в целом) и ожидает, что программа автоматически распределит эту сумму по неоплаченным накладным. Разберем детально, почему этого не происходит, как на самом деле работает система и какие существуют инструменты для решения этой задачи.
Для начала проанализируем, как устроен новый режим онлайн-расчетов в 1С:УТ. Включение этого режима не меняет методологическую суть выбранной детализации расчетов, но кардинально меняет технический момент проведения документов. Ранее расчеты распределялись регламентными заданиями (в офлайн-режиме) при закрытии месяца или по расписанию. Теперь же все движения в регистрах происходят мгновенно при проведении документов расчетов.
Давайте посмотрим, как распределяются данные в регистрах накопления. В системе задействованы два ключевых регистра:
РасчетыСКлиентами (или РасчетыСПоставщиками) — основной регистр, отражающий состояние расчетов в разрезе объектов расчетов.РасчетыСКлиентамиПоДокументам — вспомогательный регистр, который детализирует расчеты до конкретных документов (накладных, заказов), если это необходимо для отчетности.Если в договоре выбрана детализация «По накладным», это означает, что для системы каждая конкретная накладная (например, документ РеализацияТоваровУслуг) сама по себе является самостоятельным объектом расчетов. При проведении платежного поручения без указания конкретной накладной система не может автоматически в фоновом режиме угадать, на какую именно отгрузку нужно отнести платеж. Такой платеж зависнет как аванс на пустом объекте расчетов (или на документе оплаты, который сам для себя станет объектом расчетов).
Для подтверждения этой логики обратимся к официальному разъяснению технической поддержки (Линии консультаций) Фирмы 1С:
Вопрос: В договоре указана детализация «По накладным». Создана реализация по этому договору. Создано поступление на расчетный счет от контрагента, в основании платежа — пусто. Возможно ли в этом случае автоматическое распределение этого поступления на реализацию?
Ответ Линии консультации 1С: В таком случае невозможно автоматическое распределение поступления на реализацию. При расчетах по накладным предусмотрено ручное распределение платежей, когда пользователь самостоятельно определяет, какую сумму платежа требуется зачесть по накладной. Автоматическое распределение платежей поддерживается при расчетах по договорам. В таком случае в платежном документе в качестве объекта расчетов должен быть указан договор.
Таким образом, если выбран жесткий вариант детализации «По накладным», автоматического фонового «схлопывания» долгов при проведении документов не произойдет. И это методологически верно: программа не должна брать на себя ответственность за распределение средств без явного указания пользователя.
Если главный бухгалтер утверждает, что «раньше все работало само», скорее всего, речь идет об использовании встроенных полуавтоматических помощников, которые облегчают рутину. Рассмотрим их подробнее.
Этот способ позволяет быстро распределить сумму входящего или исходящего платежа по фактическим долгам контрагента прямо в момент оформления оплаты. Выполним следующие шаги:
ПоступлениеБезналичныхДенежныхСредств (или СписаниеБезналичныхДенежныхСредств).Для конечного пользователя это выглядит как «автоматическое» заполнение, хотя технически это требует осознанного нажатия кнопки.
Если оплата пришла раньше отгрузки и зависла как аванс (поскольку в платежке не была указана накладная, которой еще не существовало), зачесть ее можно непосредственно из документа отгрузки:
РеализацияТоваровУслуг.Часто требования бухгалтерии сводятся к следующему: «Мы хотим видеть авансы общим котлом по договору, чтобы не привязывать каждую предоплату к несуществующей накладной, но при этом хотим контролировать оплату по каждой конкретной накладной после отгрузки». Для таких сценариев в 1С:УТ предусмотрены комбинированные варианты детализации в карточке договора:
Если для вашей компании важна автоматизация зачета предоплат, рекомендуем рассмотреть переход на вариант Аванс по договорам, долг по накладным вместо жесткого контроля По накладным.
Разберем еще одну частую причину подобных разногласий — синхронизацию данных с программой «1С:Бухгалтерия предприятия» (БП). В 1С:БП зачет авансов по умолчанию настроен в режиме «Автоматически» непосредственно при проведении документов в этой базе. При обмене данными документы из УТ попадают в БП, и там при проведении документов поступления или реализации программа БП самостоятельно делает проводки по субсчетам 60.01/60.02 или 62.01/62.02 по методу ФИФО. Бухгалтер работает преимущественно в БП, видит идеальную картину закрытых взаиморасчетов и ошибочно полагает, что аналогичная логика автоматически отрабатывает и в управленческой базе УТ. Важно объяснить коллегам, что логика оперативного контура в УТ более строгая и требует корректного ведения аналитики объектов расчетов.