Проблема дублирования номенклатуры является критической для любого крупного предприятия, особенно когда закупки и потребление распределены между разными подразделениями. Ситуация, когда один и тот же болт или конденсатор заведен в системе под десятью разными именами, приводит к невозможности адекватного планирования запасов, путанице в закупках и искажению себестоимости. В рамках данной статьи мы разберем комплексный подход к созданию методологии ведения нормативно-справочной информации (НСИ) в 1С:ERP, объединяющий административные меры и мощный типовой функционал системы.
Первым и самым важным шагом в наведении порядка является ограничение прав доступа. Рассмотрим типичную ошибку: предоставление прав на создание номенклатуры всем сотрудникам подразделений. Как показывает практика, пользователи всегда стараются минимизировать свои трудозатраты и редко утруждают себя поиском существующей позиции. Проанализируем решение, которое считается наиболее эффективным: назначение ответственного (методиста НСИ).
Регламент взаимодействия при этом выглядит следующим образом:
Номенклатура, он создает задачу в системе (или использует специальный документ-заявку).Такой подход позволяет навести порядок в справочнике объемом 80–100 тысяч позиций силами одного-двух специалистов в течение нескольких месяцев.
Разберем техническую сторону вопроса. В 1С:ERP основным инструментом классификации является справочник ВидыНоменклатуры. Именно на уровне вида задаются правила игры для всех подчиненных элементов. Чтобы избежать хаоса, нам необходимо максимально формализовать ввод данных.
Проанализируем использование дополнительных реквизитов. Вместо того чтобы заставлять пользователя писать название «от руки», мы можем выделить значимые характеристики товара в отдельные поля. Например, для вида номенклатуры «Метизы» это могут быть: Материал, Диаметр, Длина, Тип головки и ГОСТ.
В настройках вида номенклатуры мы можем установить признак Обязательное заполнение для этих реквизитов. Это гарантирует, что карточка не будет создана «пустой».
Выясним, как заставить систему саму формировать правильные названия. В 1С:ERP существует механизм Шаблоны наименований. Мы можем прописать формулу, по которой рабочее и полное наименование будут собираться из значений дополнительных реквизитов.
Рассмотрим пример настройки шаблона для рабочего наименования:
[ТипИзделия] + " " + [МаркаСтали] + " d=" + [Диаметр] + " L=" + [Длина] + " " + [ГОСТ]
В этом случае поле Наименование в карточке номенклатуры становится недоступным для ручного редактирования. Пользователь просто выбирает значения из списков, а система сама формирует строку: «Болт сталь 8.8 d=8 L=20 DIN 933». Это полностью исключает ситуацию, когда один пользователь пишет «Болт 8х20», а другой — «Болт М8*20 оц.». Таким образом, поиск дублей становится тривиальной задачей для системы контроля уникальности.
Для тех групп товаров, где автоматический шаблон не применим, необходимо утвердить лингвистический стандарт. Разберем основные правила:
Иногда создание новой номенклатуры избыточно. Рассмотрим ситуацию, когда подразделению нужно заказать канцтовары или спецодежду. Чтобы не плодить тысячи позиций «Ручка синяя», «Ручка красная», «Ручка гелевая», можно использовать механизм Характеристик.
В 1С:ERP мы создаем одну позицию номенклатуры «Ручка», а все уточняющие параметры (цвет, тип стержня) выносим в характеристики. Это позволяет вести количественный учет в разрезе свойств, не замусоривая основной справочник. Если же детальный учет по каждой позиции не требуется (например, для малоценных расходников), в заказах на внутреннее потребление можно использовать одну «фиктивную» позицию с текстовым уточнением в комментарии, хотя это и менее предпочтительный путь с точки зрения аналитики.
Посмотрим, как настроить встроенные механизмы проверки. В параметрах системы 1С:ERP можно включить Контроль уникальности номенклатуры по сочетанию реквизитов. При попытке записать карточку, у которой совпадает набор ключевых свойств (например, артикул + производитель или комбинация доп. реквизитов), система выдаст предупреждение или блокирует запись.
Также рекомендуем обратить внимание на сервис 1С:Номенклатура. Он позволяет загружать готовые карточки из эталонного каталога, где названия уже выверены производителями, а реквизиты заполнены по стандартам. Это значительно упрощает работу отдела закупок, так как данные поставщика и ваши внутренние данные будут синхронизированы изначально.
Рассмотрим вопрос автора о том, как сделать заказ без создания новой позиции. В 1С:ERP для этого существуют следующие механизмы:
Номенклатура.Подводя итог, отметим: автоматизация НСИ — это на 70% организационная работа и на 30% настройка системы. Без жесткого регламента и ответственных лиц никакие технические средства (шаблоны, контроли) не спасут базу от захламления. Однако, грамотно настроенные ВидыНоменклатуры с формульными наименованиями являются мощнейшим щитом, который делает процесс создания дублей технически невозможным для пользователя.