При ведении учета наличных денежных средств предприятия сталкиваются с требованиями законодательства (в частности, Указанием Банка России № 3210-У), согласно которым организация должна самостоятельно устанавливать максимально допустимую сумму наличных денег, хранящуюся в кассе на конец рабочего дня. Однако пользователи конфигурации «1С:Управление торговлей 11» часто не могут найти функционал для установки этих ограничений. Разберем, почему данного механизма нет в типовом решении и как можно организовать контроль лимитов остатков касс.
Проанализируем архитектуру программы. Конфигурация 1С:Управление торговлей 11 предназначена в первую очередь для оперативного и управленческого учета торговых операций. Установка лимитов остатка наличных денег и проверка кассовой дисциплины — это требования регламентированного (бухгалтерского и налогового) учета.
В связи с этим разработчики фирма «1С» вынесли функционал лимитов кассы и автоматический аудит кассовой книги по законодательным нормам в конфигурации, где ведется полноценный бухгалтерский учет: 1С:Бухгалтерия предприятия, 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP Управление предприятием.
Кроме того, контроль остатка в программе не предотвращает само юридическое нарушение: если сумма наличных в кассе превысила норму в течение дня, программа не может запретить приход средств или пробитие чека. Для бухгалтерской проверки важно выявить факт нарушения по итогам дня и своевременно сдать сверхлимитную выручку в банк или выдать ее в подотчет.
Хотя специализированного лимита остатка кассовой книги по законодательству в 1С:УТ 11 нет, в системе предусмотрены механизмы для управления денежными потоками и планирования кассовых остатков:
Кассы. Эта сумма резервируется в системе и автоматически вычитается из доступного остатка при формировании инструмента Платежный календарь, обеспечивая необходимый разменный фонд.Заявка на расходование денежных средств. Однако этот механизм контролирует именно расход, а не максимальный дневной остаток.Рассмотрев ограничения типового решения, разберем практические варианты контроля максимального остатка наличных средств в 1С:УТ 11.
Если управленческий учет ведет кассовые операции в 1С:УТ 11, а бухгалтерский учет ведется в 1С:Бухгалтерии предприятия (БП), оптимальным решением является использование типовой синхронизации:
Приходный кассовый ордер и Расходный кассовый ордер) из 1С:УТ 11 в 1С:Бухгалтерию.1С:Бухгалтерии устанавливаем лимит остатка кассы в настройках организации.Экспресс-проверка ведения учета) для выявления дней, когда остаток наличных на конец смены превысил установленный лимит.Если необходимо контролировать остаток прямо в 1С:УТ 11 без снятия программы с поддержки, рекомендуем использовать механизм расширений:
Кассы.Приходный кассовый ордер или процедуру закрытия смены в РМК).Денежные средства наличные. Если итоговая сумма превышает значение лимита из регистра, выводим предупреждение кассиру или блокируем проведение документа до оформления выдачи денег.Выясним, как организовать оперативный контроль без изменения кода программы:
Денежные средства наличные с выводом остатка на конец дня.Рассылка отчетов в 1С:УТ 11 для автоматической отправки этого отчета старшему кассиру или казначею в конце рабочего дня. Это позволяет оперативно составить Расходный кассовый ордер на инкассацию или выдачу средств.Напоминаем, что согласно Указанию Центрального Банка РФ № 3210-У, **индивидуальные предприниматели** и **субъекты малого предпринимательства** имеют право не устанавливать лимит остатка наличных денег в кассе. Для данных категорий организаций жесткий контроль накопления наличных в кассе с точки зрения административных штрафов не требуется.