Многие небольшие компании на этапе своего развития сталкиваются с проблемой разрозненности данных. Отдел закупок заказывает товар и ведет график его ожидания в файлах Excel на общем сетевом диске, а менеджеры по продажам вынуждены постоянно заглядывать туда или уточнять информацию у закупщиков устно. Такое решение приводит к ошибкам, задержкам ответов клиентам и снижению общей эффективности работы.
В этой статье мы подробно разберем, как полностью отказаться от внешних файлов и настроить полноценный, прозрачный и автоматический график прихода товаров непосредственно в типовой конфигурации 1С:Управление торговлей 11 (начиная с версии 11.4). Это позволит связать отделы закупок и продаж в едином информационном поле в режиме реального времени.
Прежде чем начать работу с графиком поставок, нам необходимо убедиться, что в программе включена возможность работы с заказами поставщикам. Выполним следующие настройки в системе:
Заказы поставщикам. Это ключевой документ, который в нашей системе и будет выполнять роль «графика приходов».Обеспечение потребностей.После активации этих опций в интерфейсе программы станут доступны все необходимые документы, справочники и аналитические отчеты.
Рассмотрим, как менеджер по закупкам формирует график прихода товаров. Главным источником информации о будущих поступлениях является документ Заказ поставщику. Именно в нем фиксируется, что, в каком количестве и когда должно поступить на наш склад.
Проанализируем два основных сценария заполнения дат поступления в документе:
Сценарий А: Поступление всей партии одной датой
Если поставщик привозит весь заказанный товар одновременно, в документе Заказ поставщику на вкладке Товары мы оставляем активным флажок Поступление одной датой. В этом случае достаточно заполнить одно поле Дата поступления в шапке табличной части. Программа автоматически спроецирует эту дату на все позиции в заказе.
Сценарий Б: Дробные поставки в разные даты
Часто возникает ситуация, когда один заказ везется разными партиями или разные позиции приходят в разные дни. В таком случае мы снимаем флажок Поступление одной датой. После этого в табличной части товаров для каждой строки появится индивидуальная колонка Дата поступления. Менеджер по закупкам сможет детально расписать график прихода по каждой конкретной номенклатурной позиции.
Чтобы закупщикам не приходилось рассчитывать и вносить даты вручную, мы можем автоматизировать этот процесс с помощью справочников системы.
Разберем, как настроить автоматический расчет:
Соглашения с поставщиками на вкладке "Условия закупок" мы можем указать плановый срок поставки в днях. При создании заказа на основании этого соглашения программа автоматически прибавит этот срок к дате документа и заполнит плановую дату прихода.Способы обеспечения потребностей мы можем настроить правила работы с конкретным поставщиком, указав не только срок исполнения заказа, но и гарантированный период транспортировки, а также календарь поставок (например, поставки только по вторникам и пятницам). Система будет использовать эти параметры для максимально точного планирования даты поступления.Теперь выясним, как менеджеры по продажам могут оперативно видеть всю информацию об ожидаемом товаре, не открывая сторонних файлов.
Для этого в программе предусмотрено несколько удобных и быстрых инструментов:
Это основной рабочий инструмент продавца. Чтобы открыть его, перейдем в раздел Склад и доставка — Отчеты по складу — Остатки и доступность товаров. Данный отчет наглядно разделен на логические блоки:
Если менеджеру нужно узнать точную дату, когда придет ожидаемый товар, ему достаточно дважды кликнуть на ячейку в колонке Поступит и выбрать расшифровку по регистратору (документу-основанию). Программа откроет конкретный Заказ поставщику, где будет видна точная планируемая дата прихода.
Рассмотрим ситуацию, когда клиент хочет заказать товар, которого сейчас нет на складе, но мы знаем, что он скоро приедет. В 1С:Управление торговлей 11 менеджер по продажам может закрепить этот объем за клиентом прямо в процессе транспортировки.
Для этого в документе Заказ клиента для дефицитного товара мы устанавливаем вариант обеспечения Резервировать по мере поступления. Система автоматически свяжет эту потребность с ближайшим по дате Заказом поставщику. Товар зарезервируется для конкретного клиента «в пути», и другие менеджеры уже не смогут по ошибке продать его кому-то еще.
Менеджер по продажам всегда может контролировать актуальные сроки исполнения заказов покупателей. Прямо из документа Заказ клиента можно открыть специализированное рабочее место Состояние обеспечения. В этом окне система наглядно выведет информацию: за счет какого именно поступления от поставщика обеспечивается заказ клиента, и какого числа ожидается фактическое прибытие товара на склад.
В крупных торговых и дистрибьюторских компаниях ручное распределение приходов практически не используется. Процесс полностью автоматизируется за счет механизмов динамического планирования:
Формирование заказов по потребностям ежедневно анализирует продажи, минимальные страховые запасы и заказы клиентов. Программа автоматически рассчитывает дефицит, формирует проекты заказов поставщикам и сама выставляет планируемые даты прихода.Приобретение товаров и услуг, а кладовщик на складе фиксирует факт и дату реального прихода документом Приходный ордер на товары по факту разгрузки машины.Таким образом, перенеся график прихода товаров из Excel в 1С:Управление торговлей 11, мы получаем надежную, автоматизированную и прозрачную систему учета, которая исключает человеческий фактор, ускоряет работу отдела продаж и повышает лояльность конечных покупателей за счет точного соблюдения сроков поставок.