← На главную

При переходе с конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакция 2.5 на редакцию 3.1 пользователи нередко сталкиваются с ситуацией: перенос данных завершился успешно, однако при попытке провести расчетный или кадровый документ (например, Отпуск, Больничный лист или Премия) программа выдает диагностическое сообщение: «Сотрудник не работает в организации за период...».

Разберем детально, почему возникает данная коллизия в учетной системе и какими способами ее можно корректно устранить без нарушения целостности расчета среднего заработка и стажа.

Причины возникновения ошибки

Проанализируем архитектуру хранения кадровых сведений в программе 1С:ЗУП 3.1. В отличие от редакции 2.5, в ЗУП 3.1 проверка статуса занятости сотрудника опирается на комплекс вспомогательных и интервальных регистров. Ошибка возникает в следующих случаях:

1. Не заполнен служебный регистр сведений: Регистр Основные сотрудники физических лиц не инициализировался автоматически при конвертации. В результате алгоритмы проведения документов не могут сопоставить физическое лицо с его текущим местом работы.
2. Несоответствие дат в начальных документах: Период регистрируемого события (например, дата начала отпуска) предшествует дате документа Начальная штатная расстановка или дате приема, зафиксированной в его табличной части.
3. Сбой в интервальных кадровых регистрах: Служебные регистры Кадровая история сотрудников (интервальный) и Занятость позиций штатного расписания (интервальный) не пересчитали временные срезы после пакетной загрузки данных.
4. Дублирование элементов справочников: В процессе переноса задвоились элементы справочников Организации, Сотрудники или Физические лица. В документе указан сотрудник, привязанный к одной карточке организации, а в шапке выбрана ее копия-дубль.

Способ 1. Перезаполнение регистра основных сотрудников

Рассмотрим первоочередное действие, которое восстанавливает целостность связей физических лиц и сотрудников:

1. Перейдем в главное меню программы и откроем Функции для технического специалиста (или Все функции).
2. В разделе Регистры сведений найдем и откроем регистр Основные сотрудники физических лиц.
3. В открывшейся форме нажмем кнопку Еще и выберем пункт Перезаполнить регистр.
4. Дождемся окончания фоновой обработки и повторим попытку проведения документа Отпуск.

Способ 2. Проверка и перепроведение начальной штатной расстановки

Выясним, корректно ли зафиксирована кадровая история на дату переноса:

1. Откроем раздел Кадры или Главное и перейдем к журналу документов Начальная штатная расстановка.
2. Проверим дату самого документа и дату в колонке Дата приема для проблемного сотрудника. Дата приема обязательно должна быть меньше или равна дате начала оформляемого события.
3. Выполним перепроведение документа Начальная штатная расстановка. При перепроведении программа принудительно перезапишет движения по регистрам Кадровая история сотрудников (интервальный) и Состояния сотрудников.

Способ 3. Проверка на наличие дублирующихся записей

Проанализируем базу на наличие дублей, возникших при выгрузке:

1. Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных.
2. Запустим обработку Поиск и удаление дублей.
3. Выполним последовательную проверку по справочникам Организации, Физические лица и Сотрудники. При обнаружении дубликатов объединим их с назначением правильного основного элемента.

Почему не рекомендуется создавать документ «Прием на работу» поверх переноса

В качестве быстрого обходного пути пользователи иногда вводят новый документ Прием на работу текущей датой. Разберем, к каким негативным последствиям это приводит:

1. Искажение расчета среднего заработка: Программа посчитает сотрудника вновь принятым, из-за чего данные о заработке за предшествующие месяцы из ЗУП 2.5 перестанут автоматически учитываться в расчете отпускных и командировочных.
2. Сбой отпускного и страхового стажа: Рабочий год и право на ежегодный отпуск начнут отсчитываться с даты нового приказа, что приведет к ошибкам в справках и расчете остатков отпусков.
3. Задвоение кадровых срезов: В отчетах по штатному расписанию возникнет задвоение занятых ставок, так как сотрудник уже был зарегистрирован документом начального ввода.

Таким образом, правильный подход заключается в актуализации служебных регистров и проверке начальных документов переноса, что гарантирует корректность всех последующих расчетов.