← На главную

При работе в сфере торговли и дистрибуции часто возникают ситуации, когда право собственности на приобретаемые товары переходит к покупателю до их фактического поступления на склад. Например, при международных поставках или длительной транспортировке. Для корректного отражения таких операций в системе учета 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) предусмотрен специальный механизм — "Товары в пути". Давайте подробно разберем, как его настроить, какие документы использовать и почему могут возникать вопросы с отчетом по товарам в пути.

Понимание механизма "Товары в пути"

Механизм "Товары в пути" в 1С:УТ 11 предназначен для учета товаров, которые уже принадлежат нашей организации (перешло право собственности), но еще физически не поступили на наши склады. Это позволяет корректно отразить задолженность перед поставщиком и учесть товары на балансе организации по бухгалтерскому учету, даже если они все еще находятся в процессе доставки. Использование этой схемы критически важно для точности финансовой отчетности и управления запасами.

Необходимые предварительные настройки в 1С:УТ 11

Для корректной работы со схемой "Товары в пути" нам потребуется выполнить несколько ключевых настроек в системе. Проверим их наличие и активируем при необходимости:

1. Включение функциональной опции "Товары в пути":

   Перейдем в раздел НСИ и администрирование, затем выберем Закупки и далее Документы закупок. Здесь необходимо убедиться, что установлена функциональная опция "Товары в пути". Без этой опции соответствующие хозяйственные операции и документы будут недоступны.

2. Настройка договора с поставщиком:

   Откроем карточку договора с поставщиком, с которым мы планируем работать по схеме "Товары в пути". В договоре должна быть установлена возможность "Доступно оформление раздельной закупки". После активации этой опции мы сможем выбрать схему закупки "Товары в пути". Эта настройка сигнализирует системе, что по данному договору закупка будет оформляться в два этапа.

Пошаговое оформление документов по схеме "Товары в пути"

Общая схема оформления операций "Товары в пути" включает в себя два основных этапа, каждый из которых фиксируется отдельным документом в системе. Разберем их по порядку.

1. Этап 1: Регистрация перехода права собственности (финансовый учет)

   Этот этап фиксирует момент, когда право собственности на товары переходит к нашей организации, обычно это происходит в момент отгрузки поставщиком. На основании полученных от поставщика документов (таких как накладная, счет-фактура и другие, подтверждающие отгрузку и переход права собственности) мы оформляем первый документ.

   Использование документа "Заказ поставщику":

   Документ Заказ поставщику не является обязательным для схемы "Товары в пути", но он крайне рекомендуется к использованию. Он служит удобным распоряжением для последующих документов, позволяет планировать поставки и контролировать их выполнение. На основании Заказа поставщику можно будет создать документы приобретения, что упрощает ввод данных и связывает всю цепочку.

   Создание документа "Приобретение товаров и услуг":

   На основании документов поставщика, подтверждающих переход права собственности, создаем документ Приобретение товаров и услуг. Выбираем следующую хозяйственную операцию:

   • Хозяйственная операция: Закупка у поставщика (товары в пути).

   Что отражает этот документ?

   • Возникновение задолженности перед поставщиком: Система отражает нашу кредиторскую задолженность перед поставщиком за товары.
   • Оприходование товаров на специальный регистр "Товары в пути": Товары учитываются на специальном регистре, сигнализирующем, что они уже наши, но еще не на складе. В бухгалтерском учете это соответствует счету 41.01 "Товары на складах" или другому аналогичному счету, но с аналитикой "товары в пути".
   • Фиксация права собственности: С этого момента мы являемся юридическим владельцем товаров.

2. Этап 2: Регистрация фактического поступления товаров на склад (складской и финансовый учет)

   Этот этап фиксирует физическое прибытие товаров на наш склад. Он осуществляется, когда товары фактически доставлены и приняты на склад.

   Создание документа "Поступление товаров на склад":

   Когда товары фактически прибывают на склад, оформляется документ Поступление товаров на склад. Это отдельный документ, предназначенный именно для регистрации физического перемещения товаров из статуса "в пути" на склад.

   Выбираем следующую хозяйственную операцию:

   • Хозяйственная операция: Закупка у поставщика (поступление из товаров в пути).

   Что регистрирует этот документ?

   • Фактическое оприходование товаров на указанный склад: Товары перемещаются с "виртуального" регистра "Товары в пути" на конкретный склад, указанный в документе.
   • Списание товаров из состояния "в пути": Система уменьшает количество товаров на регистре "Товары в пути", тем самым показывая, что они больше не находятся в процессе доставки.
   • Отражение в складском и финансовом учете: Документ окончательно формирует движения по складам и, если необходимо, корректирует финансовые показатели.

   Способы создания документа "Поступление товаров на склад":

   Документ Поступление товаров на склад может быть создан несколькими способами:

   • На основании уже проведенного документа Приобретение товаров и услуг (с операцией "товары в пути").
   • Из рабочего места Накладные к оформлению на закладке К оформлению поступления. Это удобный инструмент для обработки ожидаемых поступлений.

   Важно понимать, что документ Приобретение товаров и услуг и Поступление товаров на склад — это два разных, хотя и взаимосвязанных, документа. Именно такое разделение позволяет корректно отражать специфику "товаров в пути".

Когда отчет "Товары в пути" перестанет показывать данные?

Это один из ключевых вопросов, который часто возникает у пользователей. Отчет "Товары в пути" (или "Контроль оформления товаров в пути и неотфактурованных поставок") предназначен для контроля остатков товаров, право собственности на которые уже перешло, но которые еще не поступили на склад.

Отчет должен перестать показывать товары после того, как будет проведен документ Поступление товаров на склад с хозяйственной операцией Закупка у поставщика (поступление из товаров в пути). Именно этот документ списывает товары с регистра "Товары в пути".

Если товары остаются в отчете после того, как, по вашему мнению, они должны были быть оприходованы на склад, и даже после того, как Заказ поставщику закрыт, это может указывать на следующие причины:

• Некорректно проведенные документы Поступление товаров на склад: Возможно, документ не был создан, не был проведен, или в нем указано неверное количество/номенклатура.
• Неверное связывание документов: Документ Поступление товаров на склад не был связан с исходным Приобретением товаров и услуг (товары в пути), либо были указаны другие позиции номенклатуры.
• Ошибки в настройках договора или хозяйственной операции: Проверьте, что в договоре с поставщиком по-прежнему выбрана схема "Товары в пути" и что в документах используются правильные хозяйственные операции.
• Неполное поступление: Если пришло не все количество товара, указанное в первом документе Приобретение товаров и услуг, то оставшаяся часть будет продолжать висеть в отчете "Товары в пути" до момента их поступления или сторнирования.

Особенности применения ордерной схемы учета

Если на вашем складе ведется ордерный учет (то есть, фактическое движение товаров на складе фиксируется отдельно от финансового учета), схема "Товары в пути" немного усложняется, но логика остается прежней.

В этом случае, после того как мы оформили документ Приобретение товаров и услуг с операцией "Закупка у поставщика (товары в пути)" (который фиксирует переход права собственности), добавляется еще один шаг для физического приема товаров:

1. После того как товары фактически прибыли на склад, кладовщик оформляет документ Приходный ордер на товары. Этот документ фиксирует физическое поступление товаров на склад, регистрирует их в складском учете и служит основанием для принятия на материальную ответственность кладовщика. На этом этапе товар фактически находится на складе, но его финансовое отражение из "в пути" еще не завершено.
2. Только после приходного ордера оформляется документ Поступление товаров на склад с хозяйственной операцией "Закупка у поставщика (поступление из товаров в пути)". Этот документ отражает поступление товаров в финансовом учете, списывает их из регистра "Товары в пути" и окончательно переводит в "товары на складах".

Важно понимать различие: ордерная схема (Приобретение/Ордер) в основном разделяет складской количественный учет от финансового. Схема "Товары в пути" (Приобретение/Поступление) разделяет финансовый (переход права собственности) и складской (физическое поступление) учет, когда между этими событиями есть временной лаг.

Отличия "Товаров в пути" от "Неотфактурованных поставок"

Иногда пользователи путают схемы "Товары в пути" и "Неотфактурованные поставки", но у них принципиально разная логика:

• "Товары в пути": Сначала мы получаем документы от поставщика, подтверждающие переход права собственности (например, транспортную накладную, инвойс), и только потом физически получаем товар на свой склад. То есть, сначала документы, потом товар.
• "Неотфактурованные поставки": Сначала мы получаем товар на свой склад (например, по факту его приезда и выгрузки), а документы от поставщика, подтверждающие переход права собственности, приходят позже. То есть, сначала товар, потом документы.

Каждая из этих схем имеет свои особенности в учете и используется в разных сценариях поставок.

Работа с расхождениями при поступлении

Что делать, если при фактическом поступлении товаров на склад обнаруживаются расхождения с количеством или качеством, указанным в документах поставщика (и, соответственно, в документе Приобретение товаров и услуг с операцией "товары в пути")?

В 1С:УТ 11 для таких случаев предусмотрен документ Акт о расхождениях после поступления. Этот документ может быть оформлен на основании документа Приобретение товаров и услуг. С его помощью мы можем:

• Зафиксировать фактически принятое количество товара.
• Указать расхождения (недостача, излишки, пересортица, брак).
• Определить варианты отработки этих расхождений (например, оформить возврат поставщику, принять к учету с изменением стоимости, ожидать допоставки и т.д.).

Использование акта о расхождениях позволяет корректно скорректировать учет и урегулировать взаимоотношения с поставщиком.

Почему важно четко разделять этапы?

Четкое разделение этапов перехода права собственности и фактического поступления товаров крайне важно по нескольким причинам:

1. Бухгалтерский учет: Для корректного отражения активов на балансе организации. Товары, находящиеся в пути, уже являются собственностью компании и должны быть учтены, что влияет на финансовые показатели.
2. Управленческий учет: Для точного контроля за движением запасов. Руководство должно понимать, какие товары уже оплачены и принадлежат компании, но еще не доступны для продажи или производства.
3. Правовые аспекты: Момент перехода права собственности определяет, кто несет риски за порчу или утрату товара во время транспортировки.
4. Взаиморасчеты с поставщиками: Документ Приобретение товаров и услуг (товары в пути) является основанием для возникновения кредиторской задолженности, что позволяет своевременно планировать платежи.

Таким образом, правильная настройка и последовательное оформление документов по схеме "Товары в пути" обеспечивают прозрачность и точность учета, предотвращают появление "повисших" остатков в отчетах и помогают эффективно управлять логистическими процессами в 1С:Управление торговлей 11.