При направлении сотрудников в служебные командировки работодатель обязан выплачивать им суточные. В практике практикующих бухгалтеров часто возникает задача: как автоматизировать расчет суточных в программах 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП 3.1) или 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения (ЗКГУ 3.1) так, чтобы система сама определяла количество дней командировки по датам начала и окончания и умножала их на установленную ставку.
Особо остро стоит вопрос, когда расчет необходимо произвести списком сотрудников в одном документе, причем у каждого работника свои индивидуальные даты командировки. Многие пользователи пытаются решить эту задачу через документ РазовоеНачисление, но сталкиваются с жесткими ограничениями платформы. В этой статье мы подробно разберем, почему стандартный документ разового начисления не подходит для этой задачи в лоб, и как элегантно обойти это ограничение типовыми средствами без привлечения программистов.
Проанализируем логику работы документа РазовоеНачисление. В его структуре реквизиты Дата начала и Дата окончания вынесены в шапку документа. Это означает, что период действия начисления устанавливается единым для всего списка сотрудников, указанных в табличной части.
Если мы попытаемся использовать предопределенный показатель КалендарныеДни в формуле вида:
Результат = КалендарныеДни * СуточнаяСтавка
то программа рассчитает количество дней строго по датам из шапки документа и применит этот период ко всем сотрудникам в списке. Задать индивидуальные даты начала и окончания командировки для каждого сотрудника в рамках одного документа РазовоеНачисление физически невозможно. Делать под каждого сотрудника отдельный документ — трудоемко и неудобно для бухгалтера.
Для решения этой проблемы мы рассмотрим наиболее эффективный и методологически верный способ — настройку расчета через Шаблоны ввода исходных данных и расчет в документе начисления зарплаты.
---
Для начала нам необходимо создать новый показатель, в который пользователь будет вносить количество дней командировки для каждого сотрудника. Перейдем по шагам:
ДнейКомандировкиСуточные. Этот идентификатор мы будем использовать в формуле.---
Теперь создадим само начисление, которое будет рассчитывать итоговую сумму суточных на основании введенных дней.
ДнейКомандировкиСуточные. Это сделает начисление «выстреливающим» — оно будет рассчитываться только тогда, когда по сотруднику введены данные о днях.
ДнейКомандировкиСуточные * ТарифнаяСтавкаСуточных
Примечание: В качестве тарифной ставки суточных можно использовать либо фиксированную сумму прямо в формуле (например, ДнейКомандировкиСуточные * 700), либо создать отдельный постоянный показатель ТарифнаяСтавкаСуточных для организации, чтобы при изменении законодательства или локальных актов не править саму формулу начисления.
---
Чтобы пользователи могли быстро и удобно вносить количество дней командировок списком, настроим специальную форму ввода.
Дней командировки (суточные).---
После проведения всех предварительных настроек повседневная работа бухгалтера будет выглядеть следующим образом:
---
Важным методологическим вопросом, вызвавшим оживленную дискуссию на форуме, является отражение начисленных суточных на счетах бухгалтерского учета. Традиционно расчеты по командировкам ассоциируются со счетом 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (или счетом 208 в бюджетных учреждениях).
При начислении суточных через зарплатную программу по умолчанию может сформироваться проводка по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (или 302 в бюджете). Однако это поведение легко скорректировать типовыми средствами интеграции:
СпособыОтраженияЗарплатыВБухгалтерскомУчете. Мы создаем новый способ отражения с названием, например, «Суточные за счет подотчетных сумм».Таким образом, проводка сформируется абсолютно корректно: Дт 26 (44, 109) — Кт 71 (208). Выплата этих сумм может производиться через стандартный зарплатный проект по ведомостям в банк, и при проведении банковской выписки в бухгалтерской программе закроется именно подотчетный счет: Дт 71 (208) — Кт 51. Это полностью исключает методологические ошибки и кассовые разрывы.
---
Настраивая суточные, важно помнить о требованиях Налогового кодекса РФ. Суточные делятся на две категории, имеющие разный порядок налогообложения:
Данные суммы не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Тем не менее, согласно разъяснениям контролирующих органов, эти выплаты должны быть отражены в отчетности по страховым взносам (РСВ) в качестве необлагаемых технологических доходов. Для этого в ЗУП настраивается начисление со следующими параметрами:
Сумма превышения (все, что свыше 700 руб. в день внутри страны или свыше 2500 руб. за пределами РФ) признается доходом сотрудника, облагается НДФЛ и всеми страховыми взносами (кроме взносов на травматизм, если иное не предусмотрено локальными актами организации). Для настройки такого начисления используйте параметры:
Разделение начислений на «нормативные» и «сверхнормативные» позволяет полностью автоматизировать сдачу регламентированной отчетности и избежать штрафных санкций со стороны налоговых органов.
Резюмируя, отметим, что отказ от доработки конфигурации в пользу настройки Шаблонов ввода исходных данных сохраняет вашу базу на поддержке, упрощает процесс обновления программного продукта и при этом предоставляет бухгалтерам удобный инструмент для оперативного учета командировочных расходов.