Часто перед бухгалтерами и пользователями программы встает задача: как можно быстро поправить оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету 10, чтобы там помимо складов выводилась информация по ответственным лицам (МОЛ) этих складов. На первый взгляд, задача кажется тривиальной, ведь в карточке склада мы видим поле с ответственным лицом. Однако при попытке добавить его через настройки отчета в Дополнительные поля, нужного реквизита в списке не оказывается. Давайте разберем по шагам, почему так происходит, и проанализируем доступные способы решения этой задачи.
Для начала выясним причину отсутствия этого поля в стандартных настройках оборотно-сальдовой ведомости. Проблема кроется в архитектуре хранения данных конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0.
В справочнике Склады фактически нет реквизита, хранящего ответственное лицо. То, что мы видим на форме элемента справочника — это данные, которые подтягиваются "на лету" из периодического регистра сведений ОтветственныеЛица. Использование периодического регистра обусловлено тем, что на разные даты за одним и тем же складом могут быть закреплены разные сотрудники.
Стандартная ОСВ — это отчет, который строится по остаткам и оборотам регистра бухгалтерии (бухгалтерским итогам). В своей базовой версии он не умеет автоматически соединять данные итогов с периодическим регистром сведений. Именно поэтому поле просто отсутствует в списке доступных для выбора полей.
Прежде чем мы перейдем к решениям, проанализируем ситуацию с историчностью. Как это должно выглядеть в ОСВ за период, в котором кладовщик склада неоднократно менялся?
Если мы просто привяжем к складу текущего сотрудника и выведем его в ОСВ, отчет покажет того, кто является ответственным на текущий момент (или на дату формирования отчета). Это означает, что даже для старых операций, которые совершал предыдущий сотрудник, будет выведено имя нового кладовщика. Для корректного отображения того, кто именно отвечал за материалы в момент каждой конкретной операции, стандартная ОСВ не подходит концептуально, так как она не фиксирует МОЛ в каждой отдельной проводке. Если этот нюанс для вас не критичен, и вам нужно видеть именно текущих (актуальных) ответственных, рассмотрим следующие решения.
Это самое простое и быстрое решение, которое не требует вмешательства программиста и может быть выполнено пользователем с достаточными правами.
Склады, перейдите к настройке дополнительных реквизитов для этого справочника.СправочникСсылка.ФизическиеЛица (или Сотрудники, в зависимости от того, как вы ведете учет).Отчет выведет данные так, как нужно бухгалтерии. Чтобы не заполнять этот реквизит вручную каждый раз при смене МОЛ, программист может написать небольшое расширение (подписку на событие), которое будет автоматом заполнять доп. реквизит при изменении стандартного поля в справочнике:
Процедура ПриЗаписиСклада(Источник, Отказ) Экспорт
// Примерный алгоритм:
// Получить актуальное ответственное лицо из регистра сведений
// Записать его в табличную часть "ДополнительныеРеквизиты" объекта Источник
КонецПроцедуры
Вместо того чтобы "ломать" или дорабатывать бухгалтерскую ОСВ, рассмотрим использование специализированных отчетов. В 1С:Бухгалтерия 3.0 присутствует отчет Материальный отчет (М-19).
В отличие от обычной ОСВ, этот отчет изначально спроектирован для вывода информации в разрезе материально ответственных лиц. Если в настройках склада штатным образом указано ответственное лицо (в регистре сведений), оно автоматически подтягивается в шапку или группировки этого отчета. Для целей контроля движения материалов по МОЛ этот отчет является более методологически правильным инструментом.
Если вариант с дополнительными реквизитами не подходит из-за дублирования данных, а бухгалтерам нужна именно ОСВ, задачу можно решить с помощью создания расширения конфигурации.
ОтветственныеЛица.Склад.ФизическоеЛицо из регистра выводится как доступное для выбора в настройках компоновки.Этот метод позволяет обойтись без создания лишних реквизитов и всегда берет актуальные данные из штатного регистра на дату формирования отчета.
Мы подробно проанализировали проблему вывода ответственных лиц в ОСВ по счету 10. Если вам нужно решить задачу "здесь и сейчас" без программистов, используйте создание Дополнительного реквизита для справочника Склады. Если же вам нужен более профессиональный складской учет в разрезе МОЛ, обратите внимание на Материальный отчет. Для крупных баз, где дублирование информации нежелательно, идеальным вариантом станет небольшая доработка отчета через Расширения.