← На главную

При отправке товаров клиентам интернет-магазины и торговые компании часто сталкиваются с необходимостью упаковывать заказы в коробки, пакеты, обвязывать лентой или оборачивать стрейч-пленкой. В этот момент возникает важная управленческая задача: как правильно списать использованную упаковку со склада, чтобы контролировать ее актуальные остатки и видеть реальную себестоимость конкретного заказа, но при этом не показывать упаковочные материалы клиенту в печатных формах документов (например, в УПД или ТОРГ-12)?

Если добавлять коробки и пакеты прямо в табличную часть товара со стопроцентной скидкой, то печатная форма накладной перегружается лишней информацией, а у клиента могут возникнуть вопросы по поводу ценообразования. В этой статье мы подробно разберем несколько эффективных методов решения данной проблемы в программе 1С:Управление нашей фирмой (1С:УНФ).

Способ 1. Использование документа «Заказ-наряд» (Штатное скрытие материалов)

Этот способ отлично подходит компаниям, у которых отгрузка товаров сопровождается какими-либо услугами (например, сборкой, доставкой или непосредственно услугой упаковки). Документ Заказ-наряд в 1С:УНФ имеет уникальную структуру, позволяющую разделять то, что видит клиент, и то, что списывается по факту.

Рассмотрим по шагам, как настроить этот процесс:

1. В документе Заказ-наряд на вкладке «Работы» указываем услугу, которую оплачивает клиент (например, «Доставка» или «Услуга по упаковке»). Здесь же указывается стоимость этой работы для покупателя.
2. Переходим на вкладку «Материалы» (вкладка «Материалы заказчика» или «Материалы компании» включается в настройках шапки документа). В эту табличную часть мы добавляем всю использованную номенклатуру: коробку, пластиковый пакет, обвязочную ленту и т.д.
3. При проведении документа Заказ-наряд в статусе «Завершен» программа автоматически спишет со склада все материалы, указанные на вкладке «Материалы», и отнесет их стоимость на себестоимость данного заказа.
4. Формируем печатную форму для клиента. В стандартных печатных формах документа Заказ-наряд выводятся только работы и услуги. Перечень списанных материалов остается внутри программы и клиенту не показывается.

Способ 2. Списание запасов напрямую на расходы по Заказу покупателя

Если мы оформляем обычные оптовые или розничные продажи через документ Заказ покупателя и не хотим использовать схему с работами, мы можем применить прямое списание материалов на финансовый результат конкретной сделки.

Проанализируем этот алгоритм:

1. Менеджер оформляет стандартный документ Заказ покупателя, в котором фигурируют исключительно продаваемые товары. Клиент получает стандартную накладную без лишних позиций.
2. Складской сотрудник для сборки этого заказа использует упаковочные материалы. Чтобы списать их, мы создаем документ Списание запасов (или документ Перемещение запасов с видом операции «Списание на расходы»).
3. В табличной части документа списания мы указываем израсходованную упаковку (коробки, пакеты).
4. Самый важный шаг: в качестве счета учета расходов мы выбираем счет с типом «Прочие расходы» (например, коммерческие расходы на продажу). В поле аналитики расходов мы обязательно выбираем конкретный Заказ покупателя, под который собиралась посылка.
5. В результате проведения документа упаковка списывается со склада (мы всегда видим актуальные остатки коробок), а ее стоимость ложится на затраты по выбранному заказу. При формировании отчета «Доходы и расходы по заказам покупателей» себестоимость сделки увеличится на стоимость списанной упаковки, и мы увидим чистую прибыль.

Способ 3. Оформление операции через «Производство» (Сборку)

Если на предприятии процесс упаковки стандартизирован (например, для каждого типа отправлений существует фиксированный набор тары), имеет смысл использовать производственный контур программы 1С:УНФ.

Разберем этот вариант подробнее:

1. Создаем в справочнике Номенклатура виртуальную позицию с типом «Запас» под названием, например, «Товар X в упаковке» или отдельную номенклатуру «Готовая упаковка типа А».
2. Для этой позиции создаем Спецификацию, в которую закладываем все упаковочные материалы: коробку конкретного размера, пакет, фиксированное количество метров скотча.
3. При поступлении заказа мы делаем документ Производство (или Сборка запасов), в котором выпускаем «Упакованный товар», списывая при этом комплектующие по спецификации.
4. В документе Заказ покупателя и последующей Расходной накладной мы продаем клиенту уже готовую упакованную позицию. Клиент видит в документах только одну строчку товара, в себестоимость которой уже вошли все затраты на упаковку.

Способ 4. Распределение неточных материалов в конце месяца

Как быть с материалами, которые невозможно точно посчитать на каждый заказ в момент отгрузки (например, рулон скотча, стрейч-пленка или упаковочная бумага)? Вести их поштучный учет под каждую посылку нецелесообразно, так как затраты времени сотрудников превысят стоимость самих материалов.

Выясним, как автоматизировать этот процесс:

1. В течение месяца все неточные упаковочные материалы списываются общим списком на распределяемые затраты (косвенные расходы) документом Списание запасов.
2. В конце месяца перед выполнением процедуры закрытия месяца мы создаем документ Распределение затрат.
3. На вкладке «Запасы» мы указываем весь объем потраченного за месяц скотча и пленки.
4. На вкладке «Продукция» (или «Заказы») мы можем указать перечень всех выполненных за месяц заказов покупателей.
5. Нажимаем кнопку «Распределить». Программа автоматически распределит стоимость этих материалов между заказами пропорционально объему продаж, количеству товаров или по иным настроенным правилам.
6. Это позволит получить максимально точную себестоимость каждого заказа без необходимости заставлять кладовщиков замерять скотч линейкой при каждой отправке.

Каждая из предложенных методик имеет свои преимущества. Для простых продаж без лишнего документооборота оптимальным является Способ 2 (прямое списание на расходы с аналитикой по заказу). Если же вы активно продаете сопутствующие услуги, выбирайте Способ 1 (Заказ-наряд). Внедрение этих механизмов позволит вам навести порядок на складе тары и видеть реальную рентабельность продаж.