Проанализируем ситуацию: в информационной базе ведется учет по нескольким организациям. Появляется новый сотрудник (например, расчетчик или кадровик), которому нужно предоставить полные права на ведение учета, но строго в рамках одной организации. Доступ к данным других юридических лиц должен быть закрыт. Разберем по шагам, как правильно реализовать такую задачу в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и с какими сложностями вы можете столкнуться.
Часто возникает желание назначить пользователю типовой профиль Полные права и добавить к нему ограничение по организации. Однако на практике выясним причину, почему это не работает: пользователь всё равно продолжает видеть все организации в базе.
Дело в том, что в архитектуре платформы 1С роль Полные права обладает системным свойством, которое безусловно отключает любые ограничения доступа на уровне записей (RLS). Штатным способом ограничить видимость данных для пользователя с полными правами невозможно. Ограничения будут работать только для пользователей с ограниченными профилями, такими как Старший кадровик-расчетчик.
Рассмотрим подробнее проблему, которая возникает при назначении профиля Старший кадровик-расчетчик. Включив ограничение видимости по одной организации, мы замечаем, что пользователь не может создать или просмотреть документ Персонифицированные сведения о физических лицах, а также ряд других документов, доступных администратору.
Это связано с тем, что в типовых конфигурациях 1С функции кадровика и расчетчика отделены от функций сдачи налоговой и регламентированной отчетности. Чтобы пользователь мог формировать необходимые отчеты, сделаем следующее:
Профили групп доступа.Старший кадровик-расчетчик и создадим его копию (например, назовем его Старший расчетчик (с отчетностью)).Только после выполнения этих действий пользователь сможет корректно работать с нужной организацией и формировать регламентированные отчеты.
Если ограниченная организация является обособленным подразделением или филиалом, выделенным на отдельный баланс, выясним еще один важный нюанс. Для корректного формирования отчетности во внебюджетные фонды и налоговую часто требуются права на головную организацию.
С точки зрения архитектуры ЗУП 3.1 учет НДФЛ и взносов тесно связан с "головой". Поэтому расчетчикам филиалов может быть проблематично формировать финальную отчетность без хотя бы частичного доступа к основной организации. В таких случаях нужно смириться с тем, что финальную консолидацию и отправку отчетов должен выполнять сотрудник с правами на головную организацию.
Рассмотрим альтернативные методы, если типовых возможностей RLS по организациям оказывается недостаточно.
Группы доступа физических лиц, и пользователю назначается доступ только к своей группе.Сотрудник и ЗапрещеннаяОрганизация, наполнить его записями и через расширение внести RLS для роли Полные права на справочник Организации. Это сложный путь, требующий навыков программирования.Разделение Данных. На нем основана технология 1С:Фреш. Это позволяет жестко изолировать данные организаций друг от друга на уровне платформы без изменения типовой конфигурации. Однако в этом случае получить сводные консолидированные отчеты по всем организациям сразу в рамках одной базы будет невозможно.Обязательно обратим внимание на производительность. Включение опции Ограничивать доступ на уровне записей в разделе администрирования является крайне ресурсоемкой задачей для 1С:ЗУП 3.1.
В крупных информационных базах с большим числом сотрудников и сложными расчетными механизмами использование RLS может привести к существенным задержкам и "тормозам" системы. Особенная нагрузка будет заметна в период массового расчета заработной платы или при процедурах закрытия месяца. Оценивайте риски производительности перед включением сложных многоуровневых ограничений доступа на крупных предприятиях.