При автоматизации торговых предприятий часто возникает задача разделения учета на «регламентированный» (для налоговой отчетности) и «управленческий» (для реального понимания ситуации владельцами бизнеса). В среде 1С это часто называют связкой Б-учета (белого) и Ч-учета. Рассмотрим подробнее, как реализовать такую схему в связке 1С:Управление торговлей (УТ) и 1С:Бухгалтерия (БП), проанализируем технические возможности штатных механизмов и разберем архитектурные риски.
Прежде всего, выясним причину, по которой нельзя считать управленческий учет в 1С:Управление торговлей абсолютно полноценным в отрыве от бухгалтерской системы. Как отмечают эксперты, в УТ реализован мощный блок товарного учета и оперативного управления продажами, однако отсутствуют следующие элементы классического финансового учета:
Поэтому полноценный управленческий баланс часто собирается либо в 1С:Бухгалтерия, куда стекаются «все» данные (и белые, и черные), либо в специализированных системах типа 1С:Комплексная автоматизация.
В современных конфигурациях (УТ 11, УТ 3 для Казахстана) существует предопределенный механизм «Управленческая организация». Проанализируем, как это работает на практике. Разберем по шагам логику системы:
Система позволяет завести две карточки организации: одну — реальное юридическое лицо (регламентированная), вторую — виртуальную (управленческая). В документах закупки или продажи пользователь выбирает нужную организацию. При настройке синхронизации с 1С:Бухгалтерия устанавливается фильтр, согласно которому данные переносятся только по регламентированной организации.
Важный технический нюанс: Если мы закупаем товар на одну организацию, а продаем с другой, в системе возникает разрыв остатков. Для решения этой проблемы в УТ предусмотрен механизм Intercompany (перепродажа между организациями). Однако в схемах с «Ч-учетом» этот механизм часто не подходит, так как он создает «белые» документы передачи товаров, которые владельцы бизнеса хотят скрыть.
Рассмотрим ситуацию, когда разделение по организациям неудобно (например, когда одна и та же фирма торгует и «в белую», и «в черную»). В этом случае программисты часто прибегают к модификации конфигурации или созданию расширения. Разберем этот алгоритм:
УчитыватьВРеглУчете (или аналогичная галочка «Бухучет»).DataSync (EnterpriseData) прописывается условие фильтрации.Проанализируем пример кода, который может использоваться в обработчике «Перед выгрузкой» для фильтрации объектов в формате EnterpriseData:
// Пример фильтрации в расширении для модуля обмена данными
Процедура ПередВыгрузкойОбъекта(Объект, Отказ) Экспорт
// Проверяем наличие реквизита "ЭтоРеглУчет" через попытку-исключение
// или через метаданные, чтобы избежать ошибок
Если Метаданные.Документы[Объект.Метаданные().Имя].Реквизиты.Найти("ЭтоРеглУчет") <> Неопределено Тогда
Если Не Объект.ЭтоРеглУчет Тогда
Отказ = Истина; // Объект не попадет в пакет выгрузки для БП
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецПроцедуры
Такой подход позволяет вести всю операционную деятельность в одной базе УТ, видя общие остатки и общую прибыль, но при этом передавать в БП только «красивую» часть учета.
Для крупных компаний или в случаях повышенной паранойи владельцев бизнеса используется схема с промежуточным звеном. Посмотрим на структуру этой цепочки:
Звено 1: 1С:УТ. Здесь работают менеджеры. Отражаются абсолютно все операции. База содержит максимальную детализацию по товарам, складам и взаиморасчетам.
Звено 2: 1С:БП (Управленческая). Сюда выгружаются все данные из УТ. В этой базе бухгалтеры-управленцы доначисляют амортизацию, распределяют расходы, которые не прошли по документам в УТ, и формируют управленческий баланс.
Звено 3: 1С:БП (Регламентированная). Сюда из «Звена 2» выгружаются только те документы, которые имеют официальное подтверждение. Это абсолютно «стерильная» база для сдачи отчетности.
Выясним причину популярности этой схемы: она обеспечивает максимальную безопасность данных. Даже если проверяющие органы получат доступ к регламентированной базе, они не увидят никаких следов управленческих корректировок, так как те физически находятся в другом месте.
Поскольку в обсуждении упоминается Казахстан (БП 3 и УТ 3 для РК), нельзя игнорировать современные требования законодательства. Выясним, почему классический «черный» учет в этой стране становится технически невозможным:
С внедрением СНТ (Сопроводительных накладных на товары) и Виртуального склада в ИС ЭСФ каждое движение товара отслеживается государством в реальном времени. Если вы получили товар официально, он автоматически «упал» на ваш Виртуальный склад в облаке. Если вы продали его «в черную», не отразив это в 1С и не отправив СНТ, остаток на Виртуальном складе будет висеть вечно. Внимание: При первой же проверке сверка данных 1С и ИС ЭСФ покажет колоссальное расхождение. Таким образом, автоматизация «двойного учета» в Казахстане сегодня требует не просто галочек в 1С, а сложной системы балансировки виртуальных остатков.
Рассмотрим важные моменты, о которых забывают программисты при реализации подобных задач:
Подводя итог, можно сказать, что связка БП + УТ вполне позволяет вести раздельный учет, но это требует либо строгого административного регламента (использование разных организаций), либо серьезной технической доработки механизмов обмена данными.