В процессе работы торгового предприятия часто возникает необходимость массовой сверки взаиморасчетов с контрагентами. В отличие от старых редакций конфигураций, в 1С:Управление торговлей 11.4 (и более новых версиях 11.5) механизмы автоматизации значительно изменились. Разберем подробно, как решить задачу рассылки актов сверки, используя как встроенные возможности системы, так и инструменты разработки.
Прежде чем что-то рассылать, нам необходимо массово сформировать сами документы. Проанализируем возможности стандартного помощника. Он позволяет избежать ручного создания каждого документа для каждого клиента.
Для запуска этого механизма выполним следующие шаги:
Когда документы уже созданы, мы можем воспользоваться встроенным механизмом БСП (Библиотеки стандартных подсистем) для их массовой отправки. Рассмотрим этот алгоритм подробнее:
В списке документов Сверки взаиморасчетов выделим необходимые строки. Это можно сделать, удерживая клавишу Ctrl или нажав Ctrl+A для выделения всех документов в текущем списке. После выделения нажмем кнопку Печать и выберем нужную печатную форму (например, «Акт сверки взаиморасчетов»).
В открывшемся окне предварительного просмотра мы увидим сформированные печатные формы для всех выбранных контрагентов. Чтобы отправить их, нажмем на иконку с изображением конверта («Отправить по почте»). Система предложит выбрать формат вложения (рекомендуется PDF) и вариант отправки: каждый документ отдельным письмом или все вместе. Для массовой рассылки клиентам выбираем Отдельными файлами. Система автоматически подставит адреса электронной почты из контактной информации карточек контрагентов.
Если бизнес-процесс требует регулярного уведомления клиентов без обязательного формирования юридически значимого документа «Акт сверки» на каждом этапе, мы можем прибегнуть к хитрости. В 1С есть мощный инструмент РассылкаОтчетов.
Проанализируем ситуацию: акт сверки — это документ, а не отчет, поэтому напрямую в стандартную рассылку он не попадает. Однако мы можем:
Этот способ позволяет полностью автоматизировать процесс: система сама по расписанию (например, первого числа каждого месяца) будет генерировать данные и отправлять их клиентам без участия оператора.
Выясним, как сделать процесс сверки юридически значимым и максимально быстрым. Наиболее современный метод — использование встроенного сервиса 1С-ЭДО. В УТ 11 этот функционал позволяет отправить акт сверки нажатием одной кнопки в самом документе или через Текущие дела ЭДО.
Преимущество этого метода заключается в том, что клиент получает документ непосредственно в свою учетную систему. Как только он его подпишет, статус документа в нашей базе изменится на Завершен. Это исключает потерю писем в спаме и необходимость ручного отслеживания возвратов бумажных экземпляров.
Если штатные средства не подходят (например, нужно добавить специфическую логику проверки сальдо перед отправкой), мы можем написать собственную процедуру. Разберем пример кода, который обращается к менеджеру печати для формирования PDF-файла и последующей отправки.
Пример логики формирования вложения:
// Определим массив объектов для печати
МассивОбъектов = Новый Массив;
МассивОбъектов.Добавить(СсылкаНаАктСверки);
// Получим параметры печати
ПараметрыПечати = Новый Структура;
ПараметрыПечати.Вставить("ВыводитьКолонтитулы", Ложь);
// Вызываем менеджер печати для получения табличного документа
УправлениеПечатью.СформироватьПечатныеФормы(МенеджерПечати, ИменаМакетов, МассивОбъектов, ПараметрыПечати, КоллекцияПечатныхФорм, ОбъектыПечати);
// Сохраним результат во временный файл
ТабДок = КоллекцияПечатныхФорм[0].ТабличныйДокумент;
ИмяФайла = ПолучитьИмяВременногоФайла("pdf");
ТабДок.Записать(ИмяФайла, ТипФайлаТабличногоДокумента.PDF);
После получения файла ИмяФайла, его можно передать в процедуру отправки почты СформироватьСообщение или использовать встроенные функции БСП РаботаСПочтовымиСообщениями.
Для того чтобы любые вышеперечисленные методы рассылки (кроме ЭДО) работали, необходимо убедиться, что в системе настроена Системная учетная запись электронной почты. Проверим это в разделе Администрирование — Органайзер — Настройка почты.
Также важно проанализировать заполнение контактной информации. Убедимся, что у контрагентов в поле Email указаны актуальные адреса и для них установлена роль «Для рассылки актов сверки» (если используется сложная логика подбора адресатов).
Таким образом, мы рассмотрели пять различных способов решения задачи: от простых ручных манипуляций с групповой печатью до глубокой автоматизации через механизмы БСП и программный код. Выбор конкретного метода зависит от объема документооборота и требований к автоматизации в вашей компании.