← На главную

В практике работы бухгалтера и расчетчика зарплаты часто возникает ситуация, когда премия или иное разовое начисление полагается сотруднику за конкретный период в прошлом (например, премия за объем работ, выполненный с апреля по май), но само решение о выплате принимается и реализуется в текущем месяце (например, в августе). При использовании стандартного документа Разовое начисление пользователи часто сталкиваются с тем, что программа начинает «ворошить» прошлое: пересчитывать средний заработок, изменять данные в регистрах прошлых периодов и требовать пересчета уже выплаченных отпусков и больничных. Разберем детально, почему это происходит и как настроить систему правильно.

Почему стандартный ввод дат «ломает» расчеты?

Проанализируем механику работы документа РазовоеНачисление. В этом документе присутствуют поля Дата начала и Дата окончания. На первый взгляд кажется логичным указать там фактический период выполнения работ (например, с 10.04 по 15.05). Однако в архитектуре 1С:ЗУП 3.1 эти даты напрямую определяют период действия записи в регистре расчета Начисления.

Когда мы указываем даты из апреля и мая в августовском документе, система делает следующее:

1. Фиксирует доход как относящийся к апрелю и маю.
2. При расчете среднего заработка в будущем (например, для сентябрьского отпуска) программа увидит, что база апреля и мая увеличилась.
3. Если в апреле-мае уже были расчеты по среднему (отпуска), программа пометит их как требующие пересчета (появятся в сервисе «Пересчеты»).
4. Может возникнуть нежелательное сторнирование, если в указанный период сотрудник болел или находился в отпуске, так как система воспримет это как наложение видов расчета.

Рассмотрим подробнее несколько способов решения этой проблемы, которые позволяют сохранить информацию о периоде работ, но не искажать учет среднего заработка.

Решение 1. Использование документа «Премия»

Методологически 1С рекомендует разделять понятия «Премия» и «Разовое начисление». Рассмотрим, почему для нашей задачи лучше подходит именно документ Премия. В настройках вида начисления (вкладка Основное) мы можем указать, что начисление выполняется По отдельному документу: Премия.

В самом документе Премия также есть возможность указать период, за который она выплачивается. Однако, в отличие от Разового начисления, этот период может носить чисто информационный характер. Посмотрим на настройки среднего заработка для такого начисления. На вкладке Средний заработок для премий предусмотрен переключатель порядка учета:

• По периоду, за который начислена: это как раз то, что вызывает пересчеты прошлого.
• По месяцу, в котором начислена: это наш вариант. Даже если мы укажем в документе, что премия за апрель, она вся целиком попадет в базу среднего заработка августа (месяца начисления) и не затронет прошлые периоды.

Решение 2. Настройка показателей и использование «Данных для расчета зарплаты»

Выясним причину, по которой нам вообще нужно указывать даты. Чаще всего это связано с тем, что расчет премии зависит от некоего объема, выполненного за это время. В таком случае наиболее «чистым» с точки зрения архитектуры 1С будет использование механизма шаблонов ввода данных. Разберем по шагам, как это реализовать:

1. Создадим новый Показатель (Настройка — Показатели расчета зарплаты), назовем его, например, ОбъемРаботДляПремии. Укажем, что он используется Только в месяце, в котором вводится значение.
2. Создадим Шаблон ввода исходных данных (Настройка — Шаблоны ввода исходных данных). В шаблоне на вкладке «Показатели» выберем наш новый показатель. На вкладке «Дополнительно» можно включить возможность ввода периода, но использовать его только как справочную информацию.
3. Настроим вид начисления, который будет рассчитываться по формуле: ОбъемРаботДляПремии * ТарифнаяСтавка (или иная логика). Укажем, что начисление выполняется, если Введен показатель.
4. Теперь расчетчик вводит документ Данные для расчета зарплаты, где указывает сумму или объем, а само начисление происходит в общем документе Начисление зарплаты и взносов в текущем месяце.

При таком подходе в регистры вообще не попадают «кривые» даты начала и окончания, и средний заработок рассчитывается идеально по месяцу начисления.

Решение 3. Корректировка настроек в самом «Разовом начислении»

Если вы все же предпочитаете использовать документ Разовое начисление, проанализируем настройки самого вида расчета. Посмотрим на вкладку Налоги, взносы, бухучет. Здесь крайне важна настройка Исполнительный лист и Средний заработок.

Если в формуле начисления не используются показатели, зависящие от времени (такие как НормаДней, ДоляРаспределенияПоВремени и т.д.), то поля Дата начала и Дата окончания в документе можно вообще оставить пустыми. Системе достаточно будет Месяца начисления, указанного в шапке документа. Всю информацию о том, что это премия за период с 10.04 по 15.05, мы рекомендуем вносить в поле Комментарий. Это поле выводится в аналитических отчетах и позволяет идентифицировать выплату без технических последствий для регистров.

Анализ влияния на отчетность (НДФЛ и ЕФС-1)

Важно помнить, что с 2023 года дата получения дохода для НДФЛ определяется по дате фактической выплаты. Поэтому, в какой бы период (апрель или август) вы ни «запихнули» начисление в регистрах расчета, для налогового учета определяющей будет дата, указанная в поле Дата выплаты (или дата документа Ведомость). Однако для целей учета страховых взносов и отражения в отчетности ЕФС-1 (бывшая 4-ФСС), месяц начисления имеет значение. Если вы укажете даты апреля-мая в августовском документе, взносы все равно будут начислены в августе, но база может распределиться некорректно в некоторых специфических отчетах.

Резюме и рекомендации

Подводя итог, можно выделить следующий алгоритм действий для регистрации «запоздалых» премий:

• Избегайте заполнения дат начала/окончания в документе Разовое начисление, если эти даты относятся к прошлым периодам.
• Используйте документ Премия с настройкой среднего заработка «По месяцу, в котором начислена» — это самый безопасный штатный метод.
• Если премия сложная и зависит от показателей — используйте Данные для расчета зарплаты.
• Все информационные данные о периоде работы фиксируйте в поле Комментарий или в названии самого документа.

Таким образом, мы сохраним корректность базы среднего заработка и избавим себя от необходимости проверять сотни старых документов на предмет случайных пересчетов.